新形勢下涉農部門檔案工作中存在的問題與對策

摘 要：涉農部門檔案工作作為確保涉農部門正常履職和各項業務工作開展的重要基礎，近年來暴露出諸多問題，成為新形勢下影響涉農部門發展的重要制約因素。筆者就新形勢下涉農部門檔案工作中存在的問題與對策問題，談點粗淺的個人認識。

關鍵詞：：涉農檔案；問題；對策

一、 新形勢下涉農部門檔案工作中存在的問題

1.檔案管理受重視程度不足，管理缺少必要的準則。一是檔案管理受重視程度不足。在涉農部門中檔案管理部門處于邊緣化的位置，很多涉農部門的檔案管理意識較為薄弱，雖然在形式上都給檔案設立了專門的場所，但缺少必要的后期投入和管理，一些檔案室1年就開幾次，檔案室長期不打掃，灰塵較多。這些問題的根結在于檔案管理受重視程度不足。一些領導對于檔案管理缺少必要的認識，他們簡單地認為，檔案管理就是將1年的資料收集起來，放到檔案室即可，對于檔案如何進行管理、調閱等沒有一個整體的思路，這給具體的管理人員帶來很大的困擾，他們不知道該怎么去有效管理，最終出現一些問題。二是檔案管理缺少必要的準則。涉農部門的檔案管理細分有很多種，如：人事檔案、財務檔案、文書檔案、業務檔案等，這些檔案的整理、歸檔都需要有專人進行有效梳理，每年都需要進行收集和整理，工作量極大。然而在很多基層涉農部門，人員編制相對緊張，缺少必要的專人管理檔案，很多的檔案管理人員也需要兼任其他繁重的工作。檔案管理的制度，難以在一線基層涉農部門進行有效落實，一些地方出現了文書檔案丟失、不夠完整等情況，主要原因在于他們缺少必要的檔案管理的行為準則。

2.檔案管理設備不足，檔案管理模式落后。一是檔案管理設備不足。由于我國經濟發展不平衡，各地區經濟條件不同，還存在著許多欠發達地方，許多檔案工作中所需的硬件設施落實不到位，為檔案工作帶來了很大的困難。從目前對于很多涉農部門檔案保存機構的調查發現，具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機構并不多，大部分還停留在比較原始的紙質檔案保存階段，對于適合現代化聲像資料保存的環境建設步伐還沒有跟上。因此，各單位需要加強檔案管理的硬件設備的建設，例如檔案庫房所必須的除濕機、空調、防火防盜系統等。而數據計算機、數據存儲設備、數據處理軟件等的缺乏，使檔案管理的信息化變得十分被動。二是檔案管理模式落后。我國檔案工作較西方發達國家起步較晚，而仍有部分地方的涉農部門沿用著從前傳統的管理模式，檔案的保存、分類不科學，無法滿足現今信息化、現代化的要求。而近年來涉農部門諸多問題問題的出現，又使涉農部門檔案管理模式落后的問題日益突出，無法滿足現階段涉農部門對檔案信息的需求。而現階段的檔案也多以文字，圖片等靜態資料為主，缺乏重要的聲像資料，影響了檔案的完整性，從而間接影響著檔案管理的現代化和信息化。而現在多地基層涉農部門實驗室的建立，實驗室的檔案管理又成為需要妥善管理的信息。種種變化迫使涉農部門檔案管理模式進行升級。

3.檔案管理人才不足，人員素質參差不齊。一是檔案管理人才不足。檔案管理人員的素質決定著檔案工作的質量。現今，我國檔案管理人才嚴重缺乏，而參加工作的方案管理人員又普遍地存在著理論水平低、專業技能不高等問題。有關調查研究表明，涉農部門檔案管理部門中的工作人員絕大部分缺乏豐富的工作經驗、高學歷背景、信息技術或檔案學等專業背景，嚴重阻礙著檔案工作。而很多情況下，由于人才的缺失，涉農部門時常會安排非專業的人員進行檔案工作的兼管，更使得檔案管理質量難以提高。而人才的不足，很大的程度上是由于人們對檔案管理的重要性認識不足，在今后的工作中，我們應該注意到這方面的工作。二是檔案管理人員素質參差不齊。涉農部門的工作重點在于涉農工作，因此，很多涉農部門的領導人對涉農工作比較重視，而對涉農部門檔案工作并不十分重視，受涉農部門領導部門重視程度的影響，涉農部門檔案工作在開展時，通常都是安排非涉農專業、無技能專長的人員承擔各項檔案工作。隨著信息化時代的來臨，檔案管理也開始向信息化管理方向發展，相應的，涉農部門檔案管理的素質要求也明顯提高，新形勢下的涉農部門檔案工作人員需要具備計算機實用基礎。盡可能的減少因檔案管理人員素質參差不齊，限制檔案管理質量的提升。

二、 新形勢下解決涉農部門檔案工作中問題的對策建議

1.建立檔案工作領導責任制并嚴格層級管理，優化并嚴格執行檔案管理制度。一要建立檔案工作領導責任制并嚴格層級管理。落實領導責任制，將各項責任具體化，使數據的處理與管理應用有所保障，進而使檔案工作具有嚴格的制度規范，也能夠享受應有的設備設施，促進檔案工作的開展。同時，涉農部門需要實行嚴格的層級管理制度，落實領導責任制是從大方向上保證管理工作的規范性，具體落實還需要各級員工齊心協力。因此，嚴格層級制度，建立嚴密的管理體系，層層管理、層層監督，防止在工作中發生錯誤和懈怠的情況，實現整個檔案工作的體系性和規范化。二要優化并嚴格執行檔案管理制度。檔案管理需要科學性、嚴謹性。沒有一套行之有效的制度體系，檔案管理將出現很多問題。涉農部門需要進一步細化單位的各類檔案管理制度，考慮到每一個管理的空白之處，將檔案管理關進“制度的籠子”，這樣，檔案工作才能有更多的保障。同時，加強管理人員對這些制度的認識和學習，不斷強化他們對這些制度的執行。因為管理制度沒有得到有效的落實和執行就是一紙空文，不能對檔案管理起到有效的作用。

2.建設完善的檔案管理基礎設施，改進涉農部門檔案管理模式。一要建設完善的檔案管理基礎設施。要做好檔案的信息化管理，離不開一個完善的基礎設施，這是一個復雜的系統工程，涉及許多軟件和硬件的參與。現今，涉農部門的資金投入大多用于涉農工作上，往往忽視了檔案工作。這不僅僅影響了檔案管理的信息化進程，更有可能造成檔案儲備信息不全等嚴重后果。現今信息化的檔案管理模式越來越趨向于微縮化和數字化，通過計算機、掃描儀等信息化終端將檔案資料轉化為電子資料已成為必然趨勢。傳統的紙質檔案主要依靠的是手工管理方式，已有一套相對完善的管理方法與制度，但無法滿足電子檔案管理的要求。電子檔案體積小，儲存量大，一張CD光盤便相當于30萬漢字的圖書1000冊。但其主要的保管載體對環境的要求也比紙質檔案要求更高，運作的設備主要依賴于計算機。因配套設施不足，導致電子檔案無法保存，要么保管極其困難，丟失損壞的情況極其普遍。為實現檔案的信息化管理，涉農部門應當建立起自動化辦公設備，并將它與現有設備合理有效地銜接起來，以便于管理人員更有效率地對檔案進行管理。二要改進涉農部門檔案管理模式。隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現在檔案管理的需求。信息時代，涉農檔案管理現代化已經是不可避免的發展趨勢，而要推進檔案現代化建設就必須要更新觀念，實現管理思想現代化。而現今的檔案來源、保存形式與以前也已經大相徑庭，若想實現檔案工作的信息化，探索出適應現代社會的新的管理模式勢在必行。在如今的檔案工作中，除了傳統的紙質版的信息在體外，還出現了光盤、磁盤等形式的電子資料載體。新的資料載體的出現必然使檔案工作發生巨大的變化，傳統的管理模式必然無法適應信息化的要求。我們應當在檔案工作中充分應用先進的管理設備與思維，建立一個以計算機技術為基礎的智能化和自動化地管理模式，以充分得發揮信息化管理地優勢。

3.加大信息化檔案管理人才培養力度，提高涉農部門檔案管理人員的綜合素質。一要加大信息化檔案管理人才的培養力度。人才在檔案工作中的地位舉足輕重，在檔案的信息化管理過程中，人一方面負責建設和保養管理運作所需的基礎設施和建設，另一方面還負責開發和維護軟件系統，此外，還負責加工、整理、保存各種檔案信息等。但是現階段，很多涉農部門的檔案管理人員并不具備這些素質，他們中的大部分缺乏相當的專業基礎知識、計算機及網絡知識、檔案學管理知識及圖書情報資源管理知識等。培養適合現今社會的信息化檔案管理人才的任務迫在眉睫。首先，我們應該加大對正處于一線檔案管理人員的培訓力度，增強他們的工作能力，提升他們的知識水平。另一方面，應該大力引進檔案管理相關的管理人才，給予優厚的條件，使他們堅守崗位，發揮他們的特長，增強檔案管理人員隊伍。如果是兼職檔案管理的專業涉農醫療人員，應當明確自己的工作方向，端自己的正服務態度，去盡可能的練習計算機操作、學習信息化時代下的檔案管理知識，學習刻錄機等設備的使用、懂得電子檔案信息技術、以及安全網絡管理的相關知識。只有檔案人員的自身素質提高了，才能有效地開發利用檔案信息資源，提高涉農部門檔案信息的利用價值。二要提高涉農部門檔案管理人員的綜合素質。涉農部門檔案工作人員必須具備相應的素質，才能勝任檔案工作。首先，加強涉農部門檔案工作人員的素質，讓檔案工作人員對自己的工作有一個正確認識，并努力將檔案工作做到細致化管理。其次，對檔案管理人員進行能力培訓，加強對檔案管理人員的專業素質與技能培訓，在掌握基本檔案管理方法，提高檔案工作能力，促使涉農部門檔案工作系統化發展。最后，涉農部門可根據本單位的實際情況，選派一名思想素質好、責任心強、熟悉中心工作、業務能力較強的同志負責檔案工作，定期的對檔案管理人員進行專業培訓，強并制定相應的學習培訓制度，通過定期培訓，有計劃地培養檔案管理方面的專業人才，貫徹實施涉農部門檔案管理的管理工作，逐步做到檔案管理人員專業化、固定化。

作者簡介，劉杰超（1975-），男，河南南樂人，南樂縣國土資源局，科員，農藝師，大專，研究方向：檔案管理。