大數(shù)據(jù)時(shí)代下的秘書(shū)工作

許繼瑩

當(dāng)今社會(huì)，秘書(shū)已經(jīng)成為一個(gè)特定的社會(huì)職業(yè)，秘書(shū)工作作為一個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的重要組成部分，其主要是幫助領(lǐng)導(dǎo)層人民進(jìn)行文件傳達(dá)、協(xié)調(diào)各部門(mén)間溝通，負(fù)責(zé)幫助領(lǐng)導(dǎo)層人民出謀劃策，它有著廣大的社會(huì)需求和簡(jiǎn)答規(guī)模的從業(yè)群體。

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，秘書(shū)工作各項(xiàng)工作要求越來(lái)越高。為了適應(yīng)現(xiàn)實(shí)生活和工作的要求，秘書(shū)從業(yè)人員必須對(duì)信息視域下的秘書(shū)工作、技能和理論主張有充分的了解和認(rèn)識(shí)，才能適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)中企業(yè)單位以及各單位行政機(jī)關(guān)中所設(shè)的秘書(shū)工作。

一、大數(shù)據(jù)背景下秘書(shū)辦公事務(wù)能力要求

（一）辦公室時(shí)間管理能力

面對(duì)快節(jié)奏的大數(shù)據(jù)新時(shí)代，秘書(shū)的時(shí)間管理能力尤為重要。“所謂時(shí)間管理是指利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)方法，對(duì)工作時(shí)間消耗進(jìn)行計(jì)劃、安排與控制，以提高時(shí)間的有限利用率。辦公室時(shí)間管理就是要用發(fā)現(xiàn)辦公室使用時(shí)間的各種規(guī)律，合理地計(jì)劃、安排，實(shí)施與控制時(shí)間，組織與調(diào)度上司乃至整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公室管理活動(dòng)。”因此要求秘書(shū)應(yīng)該樹(shù)立時(shí)間觀念，培養(yǎng)控制時(shí)間的能力，并能夠在區(qū)分事務(wù)輕重緩急的基礎(chǔ)上，合理安排自己和領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間。

此外，秘書(shū)服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常要主持參加重要的管理活動(dòng)，比如各種接待工作、約見(jiàn)活動(dòng)；公務(wù)旅游活動(dòng)；參加或召集各類會(huì)議；實(shí)地調(diào)研或戰(zhàn)場(chǎng)檢查指導(dǎo)工作，主持或參與社會(huì)組織的各類重大活動(dòng)。因此，秘書(shū)工作人員應(yīng)該掌握一定的安排上司工作日程的原則：比如協(xié)調(diào)、優(yōu)先、彈性等原則。例如，廣州立白集團(tuán)發(fā)布的總裁秘書(shū)崗位就對(duì)秘書(shū)的時(shí)間管理能力提出要求：按照事情的輕重緩急合理安排總裁日常工作，積極做好與各部門(mén)之間的溝通對(duì)接工作；天津浩華恒基投資有限公司的行政秘書(shū)同樣要求秘書(shū)人員：具有較強(qiáng)的時(shí)間管理能力。

（二）辦公室保密工作

紛繁復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，存在很多安全隱患，而秘書(shū)人員作為密切接觸領(lǐng)導(dǎo)的重要公司成員，秘書(shū)的保密工作在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下顯得尤為重要。在傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)背景下，秘書(shū)保密一般只覆蓋紙質(zhì)文檔保護(hù)，而網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)時(shí)代下，秘書(shū)人員不僅要進(jìn)行文檔保密，通信保密、網(wǎng)絡(luò)保密也列人秘書(shū)保密工作的重點(diǎn)。保密工作同樣要求秘書(shū)人員掌握一定新保密措施。瑞寶康健科技發(fā)展（北京）有限公司發(fā)布的行政秘書(shū)一職就對(duì)保密工作提出了要求：保密意識(shí)強(qiáng)。

二、大數(shù)據(jù)背景下個(gè)人基礎(chǔ)技能能力

（一）口頭溝通能力

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，秘書(shū)人員不僅僅要求普通話標(biāo)準(zhǔn)，還要求具備一定的英語(yǔ)水平，交流溝通能力也不僅僅只達(dá)到傳達(dá)信息的要求，它還要求秘書(shū)人員掌握一定的秘書(shū)接待禮儀。深圳市京舞（集團(tuán)）有限公司、天津眾聯(lián)達(dá)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)有限公司所發(fā)布的經(jīng)理秘書(shū)招聘信息都對(duì)秘書(shū)的接待工作提出了相關(guān)的要求：組織安排公司接待。同樣的立白集團(tuán)的總裁秘書(shū)崗位也要求秘書(shū)能為總裁撰寫(xiě)高質(zhì)量的發(fā)言稿。

（二）現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的操作技術(shù)

大數(shù)據(jù)新時(shí)代與傳統(tǒng)社會(huì)最大的不同點(diǎn)就在于各種高科技工作工具的作用，因此現(xiàn)代大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，秘書(shū)人員除了要具備辦文、辦事、辦會(huì)等基礎(chǔ)能力之外，還要熟練掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的操作技術(shù)，對(duì)各類辦公室軟件進(jìn)行熟練的操作，并且能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得各種信息，更好的發(fā)揮輔助決策的智能。基本上各個(gè)企業(yè)單位對(duì)秘書(shū)人員都提出此項(xiàng)要求。比如深圳京武集團(tuán)有限公司就要求秘書(shū)人員能熟練作用PPT、word、excel等辦公軟件，陜西房東來(lái)房地產(chǎn)營(yíng)銷策劃有限公司也同樣提出此項(xiàng)要求。當(dāng)然，現(xiàn)代化技術(shù)的要求，秘書(shū)人員不僅要有你計(jì)算機(jī)使用能力，還要求秘書(shū)人員能夠有限地對(duì)辦公電子化能力進(jìn)行推廣，它主要包括辦公室電子化設(shè)備的采購(gòu)工作、電子化設(shè)備使用的推廣工作、會(huì)議開(kāi)展的電子化工作等，這些都是秘書(shū)人員實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重要環(huán)節(jié)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下秘書(shū)人員的信息處理能力

我們處在一個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，在我們的生活和工作中充斥著各種各樣參差不齊的信息。而信息是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)，是一個(gè)社會(huì)組織進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及一切行政管理工作的基礎(chǔ)。信息工作指收集、處理、傳遞、儲(chǔ)存信息等一系列工作，具體包括對(duì)原始記錄、情報(bào)、數(shù)據(jù)和資料的收集、處理、傳遞、儲(chǔ)存等工作……在實(shí)際工作中，秘書(shū)及其機(jī)構(gòu)每天圍繞上司及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的管理活動(dòng)，接受、加工、處理來(lái)自各方面的文件、信函、匯報(bào)、指令等，為上司及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的管理活動(dòng)提供全面、直接的信息服務(wù)，他們是組織信息工作系統(tǒng)的樞紐，也是上司及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重要信息渠道。

秘書(shū)人員在處理信息的過(guò)程中要對(duì)來(lái)自各方面的信息有高度的敏銳性；要求秘書(shū)人員在處理信息的時(shí)候必須認(rèn)真核實(shí)原材料，以求準(zhǔn)確反映實(shí)際情況，秘書(shū)人員必須學(xué)會(huì)用科學(xué)的采集方法與加工方法；同時(shí)秘書(shū)人員提供的信息必須適應(yīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。不僅如此，秘書(shū)人員在處理信息過(guò)程中，還必須掌握一定的信息處理原則及方法。

當(dāng)然，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)條件下對(duì)秘書(shū)人員的要求并未時(shí)效，而是以其他方式存在或者要求更高，例如傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)背景下秘書(shū)人員的“筆”的作用，它一方面轉(zhuǎn)換為秘書(shū)人員的打字能力的要求，另一方面對(duì)秘書(shū)人員的“文字”功底也提出了更高的要求，比如由杭州品融控股集團(tuán)有限公司所發(fā)布的董事長(zhǎng)秘書(shū)一職就要求：秘書(shū)人員具備良好的文字寫(xiě)作能力和語(yǔ)言表達(dá)能力，熟練掌握日常辦公軟件操作，能勝任各類匯報(bào)、總結(jié)、發(fā)言稿等文件編寫(xiě)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人才輩出，高難度的秘書(shū)工作對(duì)秘書(shū)人員提出了更高的要求，它要求秘書(shū)人員對(duì)各類事務(wù)都能了解一點(diǎn)，還要求秘書(shū)人逐步走向?qū)I(yè)化，要求秘書(shū)人員能夠緊跟時(shí)代步伐，掌握各種新時(shí)代下先進(jìn)設(shè)備的運(yùn)用。