如何做好高校學生檔案管理工作

熊英

摘 要：高校學生檔案是教學管理、教學實踐、教學研究的重要組成部分，極具保存價值和參考性，是教學評估的重要內容之一。但目前高校學生檔案管理還存在著一些問題，因此，我們要提出切實可行的解決措施，做好高校學生檔案管理工作，以便于更好地服務于教學和科研活動。

關鍵詞：高校；學生檔案；管理

學生檔案管理除了包括學生資料的記錄、整理和歸檔之外，在必要的時候還要為相關人員提供查閱和轉遞工作，因此工作過程中必須應對來自自然、物理以及人為方面的損壞風險。就目前我國高校學生檔案的管理工作而言，由于思想上的重視程度不高、檔案工作中的規范性不強，因此存在著許多不足，甚至出現了檔案損毀、遺失等嚴重問題。

一、高校學生檔案管理的必要性

早在2008年9月，我國教育部和國家檔案局就聯合發布了最新修訂的《高等學校檔案管理辦法》，在我國檔案發展歷史上，首次明確了“學生類檔案”這一概念，這表示學生檔案管理已經成為高校檔案管理的重要組成部分。將學生類檔案提煉出來，單獨成類，體現了我國教育“以人為本”的思想與理念，將學生檔案管理的重要性擺在了高校建設的突出地位。

二、高校學生檔案管理的主要內容

最新高等學校學生檔案管理方法明確規定學生類檔案包括：高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。多數高校規定歸檔學生檔案主要包括高考材料、入學通知書及準考證、入學登記表、軍訓鑒定表、在校期間獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表、就業報到證等。

三、目前高校學生檔案管理存在的問題

1. 檔案收集工作不規范

高校學生檔案的收集工作具有很強的隨意性，一般都是由各個學院分別進行，然后再統一交由學生檔案管理部門統一保管。由于學院內的檔案收集人員往往不具備檔案收集的專業知識，對于檔案資料重要性的認識程度不夠，在工作過程中不夠細致，導致學生檔案整理過程不規范，比如歸檔文字材料紙張規格不一、書寫不規范、有錯別字、材料缺失等。

2. 檔案管理制度不健全

由于高校內缺乏對于檔案管理工作的完善機制和健全制度，檔案工作規范性和標準性不強，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。另外，很多高校對于檔案的分類把握不準，檔案隨意放置，給后續查找和利用帶來了極大的不便，再加上檔案管理硬件設施不完善，使得檔案霉變、損毀、丟失等問題經常出現。

3. 畢業生檔案轉遞管理不完善

與過去學校與就業單位直接聯系進行檔案移交的工作相比，現如今自主擇業的就業形勢，給檔案的安全保管帶來了一定的風險。學生畢業之后，部分學生檔案進入人才市場、人才交流中心等地方保管，煩瑣的移交手續，往往帶來檔案的遺失、損毀等問題；有些學生檔案交付到學生自己手中，遲遲不能上交專業的檔案保管部門，極大地影響了檔案的保密性和安全性。

四、對高校學生檔案管理的建議

1. 培養檔案管理的新理念

在現階段的檔案管理工作中，必須要求檔案管理者更新觀念，要從沿襲下來的舊觀念、舊模式中解脫出來，適應社會經濟發展步伐和檔案管理工作的現實需要，充分認識到現今檔案管理工作的新規律與新特點，挖掘學生檔案的潛在利用價值，樹立服務意識，加強信息化的檔案管理工作能力，提升工作效率和檔案管理的時效性、實用性和服務性。

2. 加強對學生檔案材料的收集

做好平時收集與重點收集和集中收集相結合，明確學生類檔案收集范圍，做好各部門收集協調工作。在學生檔案管理過程當中，要明確責任，指定專門的管理部門和管理人員，增強檔案管理工作的秩序性，進一步規范檔案收集格式，確立檔案中的紙張、字跡、整理順序的統一標準，保證學生檔案收集、整理中的一致性。

五、結語

現今檔案管理工作已經發生了很大的變化，檔案管理工作必須與時俱進，不斷促進檔案管理工作的開展，以新的工作思路和方法來指導檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質，加快檔案管理的信息化建設，從而促進檔案管理水平的提高。

參考文獻：

[1]武翆榮.關于新形勢下高校基建檔案管理工作的創新[J].北京電力高等專科學校學報，2012（6）.

[2]馬潔，佟丞，劉衛智.提高高校學生檔案管理水平的理性思考與路徑探究[J].教育理論與實踐，2013（2）.