高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)研究

張曉瑩

摘 要：本文基于高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)意義，提出檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的思考：通過(guò)館藏檔案數(shù)字化、電子文檔歸檔化、電子檔案專題化，加速高校檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程；通過(guò)檔案資源共享化、信息資源集合化，推動(dòng)高校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化；提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)與信息化素養(yǎng)，促進(jìn)高校檔案人員素質(zhì)全面化提升。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；現(xiàn)代化

高校檔案在推動(dòng)高校教育教學(xué)水平、提升高校教科研質(zhì)量、優(yōu)化高校管理與確保高校各項(xiàng)活動(dòng)有序開(kāi)展中具有重要意義。為了進(jìn)一步發(fā)揮高校檔案的作用，高校必須要進(jìn)一步提升檔案管理水平，推動(dòng)高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)步伐。

一、加速高校檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程

高校檔案主要組成部分是信息與信息載體，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)不在于載體，而在于載體承載的信息，因此高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)必須要完成高校檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程。這樣才能使傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)得到有效彌補(bǔ)，優(yōu)化檔案管理資源，節(jié)省傳統(tǒng)檔案管理中消耗的人力資源、物力資源與財(cái)力資源等。有以下三種路徑。

1. 館藏檔案數(shù)字化。高校傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)需要對(duì)既有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，處理的方式要根據(jù)檔案的屬性靈活地選擇。一是將紙質(zhì)檔案通過(guò)文字輸入法，形成電子檔案，從而形成數(shù)字化檔案，這樣耗費(fèi)的人力較大；二是通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)手段，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，從而形成數(shù)字化檔案。

2. 電子文檔歸檔化。目前，高校現(xiàn)代化進(jìn)程加速，辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，檔案管理中形成的檔案大多以電子檔案為主。為進(jìn)一步提升高校檔案管理效率，必須對(duì)既有的電子檔案進(jìn)行歸檔化處理，高校檔案管理部門可以借助互聯(lián)網(wǎng)，對(duì)高校各部門日常工作過(guò)程中形成的檔案進(jìn)行收集與整理，形成系統(tǒng)的電子文檔，從而提高檔案資源的利用效率，為用戶提供更便捷的檔案服務(wù)。

3. 電子檔案專題化。電子檔案專題化是檔案信息資源管理的必然趨勢(shì)，因?yàn)闄n案信息如果存儲(chǔ)在硬盤上，只是一堆很小的數(shù)字信息，難以發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源效用；這就需要高校基于檔案信息資源需求，建立專題化電子檔案信息庫(kù)，將檔案資源分門別類地進(jìn)行存儲(chǔ)。

二、推動(dòng)高校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化

目前，不少高校檔案工作效率不高，比較重藏輕用，用戶在利用檔案信息時(shí)，很大程度上受時(shí)間、地點(diǎn)限制，檔案資源共享不夠，需要進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化。

1. 檔案資源共享化。現(xiàn)代信息技術(shù)為資源共享創(chuàng)造了條件，高校檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通優(yōu)勢(shì)，將不同信息密級(jí)的檔案資源存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，按照用戶的權(quán)限設(shè)定不同密級(jí)的檔案，用戶可以根據(jù)自己的權(quán)限與檔案信息需求靈活地運(yùn)用，促進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化水平的發(fā)展，推動(dòng)檔案信息資源共享。

2. 信息資源集合化。高校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化可以借鑒高校電子圖書館的建設(shè)思路，基于圖書、檔案等一體化建設(shè)，將多種信息資源集合起來(lái)，構(gòu)成信息集合體。用戶可以根據(jù)自身檔案信息需求，便捷地獲取信息資源，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。高校檔案工作網(wǎng)絡(luò)化需要處理好檔案信息資源的安全問(wèn)題，不斷提升檔案信息管理水平與防范意識(shí)。

3. 信息資源規(guī)范化。規(guī)范化管理是高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。首先，提高高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理部門要根據(jù)新時(shí)期檔案管理的需要，借鑒先進(jìn)院校、國(guó)際高校檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高檔案現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，提升高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)水平；其次，提高數(shù)字檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與操作標(biāo)準(zhǔn)。

三、促進(jìn)高校檔案人員素質(zhì)全面化

1. 優(yōu)化檔案人員專業(yè)化素養(yǎng)。高校要根據(jù)新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需要，進(jìn)一步完善檔案管理人員準(zhǔn)入制度，通過(guò)嚴(yán)格檔案管理人員準(zhǔn)入制度，選拔高素質(zhì)的檔案管理人才，從源頭上優(yōu)化管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)；同時(shí)，完善對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與考核機(jī)制，通過(guò)專題培訓(xùn)、考核等，不斷優(yōu)化管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)。

2. 提升檔案人員的信息化素養(yǎng)。高校檔案管理人員的信息化素養(yǎng)是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必備素質(zhì)，高校除了要對(duì)既有的檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)外，還要進(jìn)一步拓展培訓(xùn)平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、微媒體平臺(tái)等，建立網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)平臺(tái)，使檔案管理人員能夠便捷地利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、微媒體平臺(tái)進(jìn)行自我學(xué)習(xí)與提升，不斷提升自我信息化素養(yǎng)。

總之，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是高校教育教學(xué)發(fā)展的需要，也是高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。檔案管理部門要進(jìn)一步提升現(xiàn)代化建設(shè)意識(shí)，優(yōu)化人員素質(zhì)，建立適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)代化檔案管理體系。

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