談高中檔案管理信息化發展策略

高帥

【摘要】隨著當前信息技術的快速發展，在高中檔案管理工作中也應該借鑒新興技術，將傳統工作中存在的問題予以改進，并且通過實現檔案管理信息化等來不斷提升相關工作的效率。筆者結合自身的工作經驗對檔案管理工作存在的問題進行分析，并對其信息化發展道路進行闡述，望為相關工作者的研究提供借鑒。

【關鍵詞】高中；檔案管理；信息化；發展

一、高中檔案管理存在的問題

（一）安全性較差。在傳統的檔案管理工作中，主要都是通過人力來對相關信息進行錄入，并且對相關的數據信息等進行分析整理，在這種高強度的工作模式下，很容易出現差錯，并且這種模式也會使得相關工作存在一定的安全隱患。在工作中會因為相關操作人員主觀性等原因使得信息輸入錯誤，并且由于一些工作開展的過程缺乏規范性，因此導致校園檔案管理信息化工作無法有序實施。

（二）工作量大。高中檔案管理工作，工作量是非常大的，每年都要定期對需要入檔的材料進行收集、分類和整理，尤其是在面對學校人事變動的過程中，需要進行調檔、查找等諸多繁瑣的工作，并且通過傳統的方式在很大程度上加大檔案管理工作的強度。對于工作人員的精力來說是一項很大的挑戰。

（三）檔案查找困難。如果使用較為傳統的檔案存儲方式，那么在查找相關資料時會非常繁瑣，并且對檔案進行更新和維護工作也是較為困難的，往往需要花費更多的精力與時間，并且紙質檔案會占據很大的空間，并且隨著時間的積累不斷增多，使得高中檔案資源管理工作更加困難。因此當下應該針對上述狀況，有效運用信息技術，實現檔案管理工作信息化，進而有效提升工作效率，也能夠解放人力，實現檔案管理工作的有序開展。

二、高中檔案管理信息化發展策略

（一）改變檔案管理工作的重心。當前隨著信息技術的快速發展，社會上很多行業都通過有效引入相關技術來不斷提升工作效率。因此在高中檔案管理工作中，不能僅僅依靠傳統的方式來開展工作，要能夠盡快轉移工作重心，將傳統檔案管理工作逐漸轉移到檔案信息化建設中。因為通過信息化建設，可以更好地確保在檔案信息等相關信息方面的準確性。通過實現檔案資料的信息化，可以更好地對其進行加工與分享，并且保障檔案管理工作更加科學、規范地運行。當前檔案管理工作人員要能夠意識到計算機對于檔案管理工作的重要性，有效借助工具來提升工作效率，并且也能夠在很大程度上避免主觀性的錯誤。檔案管理人員在翻閱資料時，也不用使用傳統的方式，只需要在網上對相關的資料進行數據調取，進而提升了工作的質量與效率，并且更方便對相關檔案信息的查閱與更新。

（二）提升管理人員的專業素養。對于高中檔案管理工作人員來說，其應該在新時期下不斷提升自己的專業素養，并且有效革新工作理念，而不是使用傳統的模式來開展相關工作。要能夠用于接受新理念的熏陶。當下需要實現檔案無紙辦公，就需要真正依靠信息化技術。高中的檔案管理工作要能夠及時引入信息化技術，并且引入無紙化辦公理念，響應當下的環保理念。對于管理者來說，應當在新時期不斷革新工作理念，并且在工作之余，不斷加強專業知識的補充，豐富自己的內涵，不斷為校園的檔案管理工作提供更加高效便捷的工作方式，進而切實提升檔案管理的有效性。

（三）加強檔案保密工作。對于檔案管理工作來說，保密工作是非常重要的內容。對于高中干部人事檔案的管理來說，需要具備足夠的安全性，因為相關資料對于學校的職工來說是非常重要的，對于其工作生涯以及道德品德、工作變動等都有著詳細的記錄，對于記錄者本身具有非常重要的意義。因此校方要能夠確保檔案管理工作的有效性，確保干部人事檔案信息是真實可靠的，并且防止相關工作人員出于私利對相關信息進行修改等。因此實現檔案管理信息化，并且設置相應的權限，就可以更好地對人事檔案以及相關資料進行保存，并且網上訪問檔案資源都是有記錄的，對于檔案出現問題的狀況也能夠追責到人。校方也應該針對相關工作設置更加專業的管理人員，確保專人負責，進而在出現問題時可以迅速問責。

（四）統一檔案數字化規范。在高中檔案資源數字化的過程中，要確保其流程以及模式的規范化，能夠針對相應的內容建設數據庫服務，并且按照統一的標準來開展工作內容。確保在檔案信息化建設中能夠實現依據、程序、管理制度等標準化，并且防止傳統工作中不同部門各自為政的現象出現，有效做好新時期檔案資源共享工作，進而提升相關管理工作的實效性。

三、結束語

在高中檔案管理工作中，實現其信息化建設，不僅是為了更好地滿足時代發展的需求，也是為了針對在傳統工作中存在的不足予以應對策略，實現檔案管理的科學化、便捷化等。有效運用新技術來提升檔案管理工作的有效性，是對校職工負責的一種表現，當前高中應該針對相關問題不斷探索，并且尋求適合本校檔案管理工作的具體模式。

【參考文獻】

[1]王英瑋，張秋燕.關于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議[J].檔案學通訊，2009（04）.

[2]張建文.從個人資料保護看人事檔案法制的重構[J].檔案學研究，2009（03）.

[3]王琴.合并高職院校干部人事檔案管理與利用問題及對策[J].中國新技術新產品，2009（12）.

[4]潘自力.淺談如何做好中學教學檔案管理工作[J].蘇鹽科技，2013（03）.