關(guān)于企業(yè)辦公室管理工作的思考

李揚

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，人民的物質(zhì)文化需求不斷增長，企業(yè)管理也將面臨許多新的問題和挑戰(zhàn)?？紤]到當前企業(yè)辦公室管理工作的現(xiàn)狀，要想從根本上提升辦公室管理的水平和能力，我們要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，通過對辦公室管理所面臨的問題和新的管理方式進行分析和研究，找出對策，這不僅能夠在很大程度上提升工作人員的效率和質(zhì)量，也能為企業(yè)發(fā)展帶來更為可靠的利益。該篇文章通過對辦公室管理時面臨的特點和實際問題進行了探討，指出了辦公室在管理過程中的不足之處，并根據(jù)這些弊端提出了相應(yīng)的改進措施，以此提出做好企業(yè)辦公室管理建設(shè)工作的建議，也希望可以給廣大讀者帶來參考性意見。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；問題；措施；效率；形式

在我國當前的發(fā)展背景下，辦公室管理已經(jīng)在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及改革等諸多方面發(fā)揮了重要作用，并為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。但在辦公室管理的實際過程中，經(jīng)常會有由于人為或者其它因素而造成工作效率不夠高的情況發(fā)生。因此，為了提升工作質(zhì)量和能力，我們需要對辦公室管理建設(shè)時所面臨的問題進行分析研判，并基于此來制定出相應(yīng)的解決措施，通過這樣來抓實抓好企業(yè)辦公室管理的各方面建設(shè)。

一、企業(yè)辦公室管理的內(nèi)涵

辦公室是發(fā)揮承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四方作用的關(guān)鍵，對企業(yè)正常運轉(zhuǎn)有極其重要的作用和意義。辦公室管理工作綜合性較強，其職責范圍內(nèi)容也較豐富。

（一）輔助領(lǐng)導決策。辦公室作為綜合管理機構(gòu)，接觸工作面廣、信息范圍大，通過搜集信息、提出多種備用方案，提出建設(shè)性參考意見，為企業(yè)管理層提供全面、詳盡的決策依據(jù)，以提高企業(yè)整體工作效益，做好企業(yè)管理者進行科學決策的參謀和助手。

（二）協(xié)調(diào)職能。辦公室是企業(yè)工作高效、有序進行的協(xié)調(diào)者，主要負責與外單位和企業(yè)內(nèi)部各部門的溝通、協(xié)調(diào)工作，保障及時傳達各級領(lǐng)導指示精神，促進企業(yè)正常運轉(zhuǎn)和工作全面發(fā)展，實現(xiàn)各項計劃目標。既包括協(xié)調(diào)與上級單位、平級單位等與企業(yè)有關(guān)的各種關(guān)系，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境；也包括協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，為企業(yè)穩(wěn)定和諧的發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。

（三）信息溝通?，F(xiàn)代企業(yè)接收的信息量較大，對接收的信息進行有效控制管理是實現(xiàn)管理目標的基礎(chǔ)。良好的溝通機制能夠保障信息傳達的及時性、暢通性，更能為企業(yè)的決策與執(zhí)行力提供基本的保障。企業(yè)內(nèi)部控制活動中，提高信息的透明度與反饋程度是實現(xiàn)有效溝通、完成經(jīng)營管理目標的重點。企業(yè)辦公室需要改善溝通環(huán)境，健全溝通機制，建立現(xiàn)代化、科學化的信息網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)辦公室既要培養(yǎng)素質(zhì)好、開拓意識強的信息人才隊伍，又要通過信息與溝通機制建設(shè)不斷強化內(nèi)部控制，制定與企業(yè)經(jīng)營目標相結(jié)合的信息管理制度，明確職責，予以監(jiān)督考核。在信息溝通工作中，利用現(xiàn)代科技降低信息不對稱的不利影響，企業(yè)辦公室應(yīng)力求把握信息所反映的客觀事實，保障信息的準確性、安全性和暢通性，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。

（四）提高管理效能。管理者清晰、準確地認識管理職責，是有效發(fā)揮辦公室管理職能的前提。辦公室既要完成企業(yè)管理者下達的各項計劃工作任務(wù)，又要保障與各部門建立和諧的工作關(guān)系。管理的同時應(yīng)加強有效溝通，避免空白管理和重復管理造成時間、人力成本的浪費，以進一步提升管理效率。

二、企業(yè)辦公室管理存在不足

（一）管理觀念缺乏創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟不斷發(fā)展，新思想和新方法不斷被運用到企業(yè)管理中，企業(yè)辦公室管理面臨日益嚴峻的挑戰(zhàn)。辦公室不僅是為公司內(nèi)部工作運轉(zhuǎn)服務(wù)，新時期企業(yè)辦公室工作的內(nèi)容和形式都發(fā)生了變化，結(jié)合企業(yè)工作實際開展情況不斷創(chuàng)新管理觀念，應(yīng)提升辦公室管理工作的全面性、計劃性和預(yù)見性，推動企業(yè)改善管理機制，適應(yīng)競爭激烈的市場環(huán)境。

（二）管理水平亟待提高。管理涉及組織的所有資源及活動，包含著深刻的辯證關(guān)系。正確處理和對待管理決策、管理體系建立、管理規(guī)范與創(chuàng)新、管理的以人為本、管理對象等幾個方面關(guān)系，有利于提升公文收發(fā)、日常接待、信息收集處理等日常工作的管理效率，推進工作方式規(guī)范化和制度化，是提高管理水平、提升管理效益和企業(yè)整體工作效率的前提。根據(jù)企業(yè)實際情況，發(fā)揮辦公室工作人員積極性，引導其發(fā)掘內(nèi)在潛能，不斷探索新的工作方法，高效完成管理者布置的各項工作任務(wù)，充分發(fā)揮辦公室效能。

三、管理創(chuàng)新思路

（一）更新管理理念?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的核心是為企業(yè)發(fā)展大局服務(wù)，保障各部門工作順利推進。辦公室管理必須不斷創(chuàng)新工作思路，改進管理方法。挖掘不同崗位的潛能，調(diào)動員工的積極性與創(chuàng)造性，通過制度約束的力量保障管理創(chuàng)新的方式落實到位。同時，根據(jù)辦公室管理方式的創(chuàng)新，調(diào)整優(yōu)化企業(yè)文化及制度規(guī)范，為企業(yè)運營、管理和發(fā)展帶來源源不斷的生機和活力。

（二）規(guī)范管理制度。有效落實企業(yè)辦公室管理工作，進一步優(yōu)化、完善管理工作。企業(yè)需不斷完善長效管理制度及管理規(guī)范，對內(nèi)部行為進行約束和規(guī)范，以期提升辦公室管理效率。以健全的制度為基礎(chǔ)規(guī)范辦公室管理工作。企業(yè)通過完善的管理制度，調(diào)動員工的積極性，提高企業(yè)整體工作效率。

四、企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新途徑

（一）提高辦公室工作人員綜合素質(zhì)。具備高素質(zhì)綜合管理能力，是辦公室工作協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導進行企業(yè)管理的基本要求。只有辦公室工作人員的整體素質(zhì)不斷提升，才能不斷提高辦公室的工作質(zhì)量。提高工作人員的綜合素質(zhì)可通過崗位培訓、再教育、自學等方式進行，充分調(diào)動員工的積極性，鼓勵員工結(jié)合崗位工作完善職業(yè)規(guī)劃，實現(xiàn)自我價值與企業(yè)價值的統(tǒng)一。

（二）強化辦公室工作的服務(wù)、監(jiān)督職能。認清企業(yè)不同時期的發(fā)展形勢，積極轉(zhuǎn)變管理觀念，增強服務(wù)意識，是辦公室管理工作的責任與義務(wù)。建立規(guī)范的工作秩序，保證科學決策、有效指揮和政令暢通。督查是辦公室管理的重要職責，是落實企業(yè)經(jīng)營計劃和目標任務(wù)的關(guān)鍵。辦公室管理工作必須圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、工作重心，建立權(quán)威高效、運轉(zhuǎn)順暢的監(jiān)督機制。

企業(yè)的成敗不僅取決于其適應(yīng)市場和環(huán)境的應(yīng)變能力，同時取決于其內(nèi)部管理制度的科學性、完善性。有了企業(yè)辦公室科學的現(xiàn)代管理制度，才可能發(fā)展成為規(guī)范、高效的現(xiàn)代企業(yè)。因此，企業(yè)辦公室要力求使每項工作都能做到制度化、規(guī)范化，并建立必要的考核、獎懲辦法，鼓勵先進，督促落后，保證辦公室工作順利運轉(zhuǎn)。企業(yè)辦公室管理工作要不斷適應(yīng)科技發(fā)展帶來的巨大變化，及時讓最新技術(shù)為之所用，對辦公設(shè)備亦要注意不斷更新和改進，創(chuàng)新管理方式，謀求效率的最大化改善。

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