有關(guān)中職檔案的管理方法的幾點建議

李靜 張濤

摘 要：學(xué)生的檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作重要的一部分。它與學(xué)生的在校表現(xiàn)和將來的畢業(yè)就業(yè)息息相關(guān)，它能夠記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，反映出一個學(xué)生的能力高低，同時也是用人單位重點參考的一個方面，在學(xué)生的就業(yè)方面起著不容忽視的作用。所以，學(xué)生的檔案管理工作的重要性不言而喻。但目前，在中職學(xué)校的檔案管理方面出現(xiàn)了一些問題，學(xué)生檔案的管理制度、管理檔案的硬軟件設(shè)施以及檔案管理者的工作技能都迫切需要提升。本研究就對以上幾點作簡要分析。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；建議

學(xué)校檔案的管理工作水平是衡量一個學(xué)校工作能力和教學(xué)水平的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的水平高低與學(xué)生的自身利益有著直接的聯(lián)系。在當(dāng)前激烈的社會競爭中，檔案室唯一能夠反映學(xué)生學(xué)習(xí)能力和工作能力的載體，是證明學(xué)生實力的重要憑證。當(dāng)前在中職學(xué)校面臨著重大的改革，對于學(xué)生的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)適當(dāng)做出改變，筆者就對中職檔案的管理辦法提幾點建議。

一、當(dāng)前我國中職檔案管理出現(xiàn)了亟待解決的問題

（一）中職學(xué)校對檔案管理工作重視程度不夠。很多中職學(xué)校只重視學(xué)校的教學(xué)工作，沒有認(rèn)識到學(xué)生檔案的管理工作在學(xué)校的管理水平中的地位，導(dǎo)致出現(xiàn)“輕檔案，重成績”的錯誤認(rèn)知。學(xué)校的管理者認(rèn)為學(xué)校的檔案管理并不需要那么嚴(yán)格，有的中職學(xué)校甚至沒有配備專門檔案管理人員，對學(xué)生檔案的管理沒有起到應(yīng)盡的責(zé)任，學(xué)校的管理者只重視教學(xué)方面的成績，卻不注重對學(xué)生在校表現(xiàn)的記錄，為以后學(xué)生就業(yè)畢業(yè)造成了一定的困難。

（二）檔案管理電子系統(tǒng)不能適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代。當(dāng)前中職院校的檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)老舊落后也是限制檔案管理水平的一個重要因素。有部分中職院校的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)檔案管理的時代。對于學(xué)生檔案的記錄僅僅是手工抄寫，一方面這浪費了大量的人力和時間，另一方面來說，手工抄寫在出錯后難以更改，在后期檔案的查找不方便等都是限制檔案管理水平的重要因素。除此之外，采用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理的中職學(xué)校也存在著一些問題。由于學(xué)校在檔案管理方面的資金投入也非常有限，老舊的檔案管理系統(tǒng)無法妥善的處理大量學(xué)生的檔案。檔案管理手段的落后對檔案的管理工作也帶來了大量較為繁瑣的工作。同時，學(xué)校在對于檔案管理的硬件設(shè)施的防護(hù)不到位，部分中職學(xué)校沒有重視檔案室的通風(fēng)、防潮、防霉、防火，這就為檔案管理埋下極大的安全隱患。總體來說，學(xué)校對于檔案管理工作重要性的認(rèn)識不足，導(dǎo)致了檔案管理水平的停滯不前。

（三）中職學(xué)校檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)不高。中職學(xué)校缺乏檔案管理工作人員，并且進(jìn)行檔案管理工作人員的工作能力和工作素質(zhì)低下，導(dǎo)致中職學(xué)校的檔案管理工作水平無法提高。再者，由于這些中職學(xué)校對于檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致進(jìn)行檔案管理的工作人員對于工作的責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)識不到檔案管理工作對于學(xué)生和用人單位的重要意義，加重了檔案管理工作規(guī)范性的喪失，使檔案的管理水平難以提升。

二、針對解決中職檔案管理問題提出的幾點建議

（一）完善中職檔案管理制度。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于中職檔案管理工作的重視，加強(qiáng)檔案的管理。政府部門可以組織學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和老師進(jìn)行“加強(qiáng)對于檔案管理重要性認(rèn)識”的學(xué)習(xí)工作，可以組織學(xué)習(xí)《檔案法》，樹立對檔案管理工作的正確認(rèn)識。這是有效提升檔案管理工作的有效保障。加強(qiáng)中職檔案的管理工作，以切實提升檔案管理工作水平為根本目的，建立健全各項工作制度，應(yīng)當(dāng)規(guī)范化檔案的分類、歸檔要求和管理方式，做到檔案工作能夠有條不紊地進(jìn)行，有效提升檔案的管理效率。

（二）及時優(yōu)化檔案管理軟硬件設(shè)施。由上文分析，檔案的管理系統(tǒng)的好壞在很大程度上影響檔案管理工作的效率。由于學(xué)生數(shù)量的激增，傳統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的要求。這就要求學(xué)校要敢于創(chuàng)新，能夠利用新技術(shù)新手段實現(xiàn)檔案工作水平的提升。好的管理系統(tǒng)能夠簡化工作步驟，極大地減少檔案管理者的工作量，為管理工作效率的提升打下堅實的基礎(chǔ)。所以，中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)加大在檔案管理方面的資金投入，及時的優(yōu)化更新檔案管理的軟硬件設(shè)施，為檔案管理工作的展開奠定堅實基礎(chǔ)。此外，對于紙質(zhì)檔案也要加強(qiáng)管理。要設(shè)立專門的檔案管理室，按檔案類別進(jìn)行分類管理，做好紙質(zhì)檔案的防火、防潮、防霉的保護(hù)工作。總體來說，校方應(yīng)當(dāng)加速學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，保證檔案管理工作能夠規(guī)范化進(jìn)行。

（三）提高對檔案管理工作者的技能要求。學(xué)校應(yīng)當(dāng)任用擁有專業(yè)檔案管理技能的人才來擔(dān)任學(xué)校的檔案管理工作。在工作人員入職后，應(yīng)當(dāng)首先進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，并進(jìn)行相應(yīng)的考核，目的在于讓入職人員能夠快速的投入到實際的工作中，防止工作中出現(xiàn)較大失誤。再者，要端正檔案工作人員的工作態(tài)度，樹立工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的從業(yè)精神，加強(qiáng)對檔案的管理，有效提升工作質(zhì)量。學(xué)校可以通過加強(qiáng)對工作人員的宣傳學(xué)習(xí)，提升工作人員對學(xué)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識。要認(rèn)識到，一份真實、有效的檔案是學(xué)生求職的關(guān)鍵，是用人單位權(quán)衡學(xué)生工作能力的重要途徑。所以，從事檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)秉承對學(xué)生認(rèn)證負(fù)責(zé)的態(tài)度，去管理好每一位學(xué)生的檔案。

檔案的管理工作在每一個中職學(xué)校都有著極其重要的地位，它是學(xué)生在校表現(xiàn)和能力高低的載體，也是用人單位進(jìn)行人員考核的重要部分，還是一個學(xué)校工作能力的體現(xiàn)。所以，要盡力做好學(xué)生的檔案管理工作，使其發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

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