《企業檔案工作規范》解讀

第七章 企業檔案工作業務建設

三、企業文件的整理與歸檔

3、按單（子）項結束時間歸檔

大型項目或研究課題，不僅整體設計、施工和研制的周期較長，而且每個項目往往由若干個單項工程（子項或子課題）組成。比如一個大型鋼鐵聯合企業的設計和施工，包括燒結、煉鐵、煉鋼、軋鋼等多個單項工程；又如一個航天飛行器的研制，包括動力系統、控制系統、機身系統等多個系統。這些“單項”或“系統”作為整體工程或課題的組成部分，不僅是各自相對獨立的，而且在工作進展上也常常是不同的。根據這種特點，為保證工作正常進行和科技文件的完整、系統，當一個單項工程（子項或子課題）結束后，即可先行歸檔，以免后期整體的歸檔工作負擔過重。

4、按年度歸檔。

還有些科技文件是適合按年度歸檔的。按年度歸檔，就是在每年的初始階段，將上一個年度形成的科技文件整理歸檔。這大體適用于以下幾種情況：

一是活動和形成周期較長，依年度比按階段歸檔更合適的科技項目形成的文件。

二是某些自然觀察或觀測活動中形成的科技文件，如氣象、水文等觀測活動，需要每時、每日、每年的連續觀測，反映出時間連續性強的特點，這些科技活動中形成的科技文件可以按年度進行歸檔。

7.3.3.3 產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件，日后都將成為企業核心檔案資源。企業核心檔案資源指現代企業運營必備的檔案文件，即那些一旦失去企業將無法恢復重建、正常運轉或蒙受重大損失的檔案資源。能否維系企業生命力持續和有效運作，是界定核心檔案資源的依據。為有效地維護企業合法權益，企業應當確保其核心檔案資源必須及時歸檔和安全保管。

還有些科技文件應該隨時歸檔：1.機密性強的、特殊的科技文件。由于保密或企業利益的需要，要求有些科技文件隨形成隨歸檔。2.外來文件。有些與企業利益密切相關的外來文件，例如，外購設備和引進項目或引進技術的隨機圖樣和有關文件、委托外單位設計或承辦產生的科技文件等，應該在開箱驗收或接收后即時登記歸檔，以避免流失。為了解決這些文件急于利用與即時歸檔的矛盾，可以先行歸檔，再辦理借閱或復制，這樣既解決了歸檔問題，也解決了利用問題。

7.3.3.4 會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

會計文件材料的歸檔時間，按《會計檔案管理辦法》規定，在會計年度終了后，可暫由財務會計部門保管一年，期滿后由會計部門編制移交清冊，移交本企業檔案部門統一保管。

電算化會計（會計電算化是指由會計人員操作會計軟件、使用電子計算機替代人工來完成會計工作的活動）核算材料是會計電算化中產生的電子文件，與傳統手工核算形成的紙質會計核算材料相比較，具有記錄載體磁性化、會計核算信息的非人工識讀性、信息存儲的高密度以及對系統的依賴性等特點。因此，電算化會計核算材料在歸檔內容和歸檔要求上有別于傳統的紙質會計核算材料，主要體現在：

1、“雙軌制”要求。根據1996年財政部制定頒發的《會計電算化工作規范》和1998年財政部與國家檔案局聯合頒發的《會計檔案管理辦法》，電算化會計核算材料的歸檔范圍主要有三部分：存儲在磁性介質或光盤上的會計核算數據；打印輸出的紙質載體的會計核算材料（不能只保存不可見的磁性介質的核算數據）；會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。由此可見，要求電算化會計核算材料的歸檔實行“雙軌制”，即將電子會計核算數據和打印輸出的紙質會計核算材料一并歸檔。而且，會計軟件的文檔資料及軟件程序，也應作為電算化會計核算材料歸檔的重要組成部分。

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