淺談檔案資料的優化歸納管理

崔暖

當前，由于檔案資料的數量不斷增長，社會分工不斷細化，各層級的信息量大而全。加之檔案資源越來越多，檔案的服務功能也表現的越來越明顯，傳統的檔案資料歸納管理方式和方法已經越來越難以適應現代社會利用的需求。因此，檔案資料的優化歸納管理就顯得尤為重要。

一、努力提高檔案管理人員的自身素質

要實行檔案資料的優化歸納管理。一是要提高檔案管理人員的基本素質，包括他們的業務素質和知識水平；二是要加強檔案管理人員的政治學習，特別是我國已經進入了新時代，檔案管理人員要以黨的十九大精神為指導，增強黨性修養，提高思想道德素養，進而自覺遵從黨和政府的工作大局；三是要努力學習適應崗位要求的基礎知識，不斷深化調查與研究，進一步提升新時代對檔案信息的認知和需求，持續歸納總結與細化探索，不斷加強管理水平；四是要具備操作計算機的能力，不具備操作計算機能力的檔案工作人員就不能勝任當前檔案管理工作的需要。因此，抓好檔案資料優化歸納管理，必須要有一支高素質的檔案管理員隊伍，要加強人才專業培訓，吸收多方面人才，善于發現人才，不斷壯大和充實現代化檔案管理人才隊伍，進而實現檔案資料的優化歸納管理。

二、強化管理制度，建立優化管理的新模式

強化檔案管理制度的實施非常重要，如檔案資料的收集制度，檔案歸檔的范圍規定，檔案保管期限的制度，檔案保管利用的制度等相關制度與規定。上述這些制度與規定應當及時納入單位的崗位職責和有關考核辦法當中，從而進一步提升全員檔案的大局意識，并要求部門的內設機構有專人負責配合檔案部門進行相關資料的歸檔工作，強化檔案登記與傳遞制度，實行動態化的檔案關聯管理，如發生遺失應當及時查尋并補缺，以確保檔案資料的一致性和完整性。

檔案資料管理工作頭緒繁多，整理難度大，這就要求我們應當建立符合本單位實際情況的檔案資料優化歸納模式，因而差異化的檔案資料優化歸納模式就顯得尤為重要。而檔案、圖書影音資料的優化歸納管理方法是適合現代化檔案管理的新模式。單位對檔案資料、圖書影音資料實行優化歸納管理，不僅能夠有效節約時間與成本，規范檔案資料的收納與整理，而且能夠及時提供更多，更加全面的綜合信息，實行檔案資料優化歸納管理是單位動態管理的必然需求。因此，在落實檔案管理制度方面，設定專職檔案工作人員的職責內容，制定檔案借閱守則，檔案保管與保密制度，檔案工作考核辦法等，從制度先行，保障檔案工作的每一步流程有跡可循，確保檔案資料的質優量明，規范檔案類別與載體的有效統一，以使檔案的立卷、歸檔、保管、移交、統計、利用、鑒定、銷毀等各環節都依據而行，為實行檔案資料的優化歸納管理工作夯實基礎。

三、檔案資料優化歸納管理方法

（一）區分緩急，重點排序

現代檔案管理的主要目的就是檔案為社會所用，而實現檔案資料優化歸納管理的目的是為了提升檔案的利用效率。綜合性檔案館在實現檔案資料優化歸納管理的過程中應當先行確定檔案的重要程度、檔案的內容價值，檔案的利用率，以及檔案的保密等級，和檔案的開放情況，并對其進行排序、篩選。把核心檔案，以及社會利用程度較高的檔案進行優先排序，從而進一步提升并規范檔案管理的計算機網格化進程和檔案資料社會利用效率與價值。

（二）區分檔次，節約時效

著錄過程當中，應當把握案卷的三檔分類方法：

第一檔，把問題簡單化、價值性低的檔案進行案卷級別的著錄；

第二檔，把同一卷內的多個文件重復相同內容的檔案進行文件組合級別的著錄；

第三檔，把重要性文件進行文件級別的著錄。

上述三檔級別的著錄分類方法，在檔案著錄工作中，不僅節省時間，提高效率，而且規范統一著錄條目和錄入條目。

（三）區分類別，提升速率

對全引目錄案卷，在著錄過程中，可直接在全引目錄上進行分類標引。對于具有特殊形式的檔案可使用計算機進行名稱、時間、地址等類別案卷目錄錄入，再通過軟件程序統一劃出類別號。利用檔案目錄的原始信息進行分類能夠減少著錄的環節，從而提升著錄的速度和效率。

（四）大數據信息，提升數據庫質量

大數據信息處理是現代化信息必不可少的技術，將檔案資料進行數字化處理與存儲是強化檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫，以及檔案多媒體數據庫的必然要求，同時，也是檔案資料優化歸納管理的重要組成部分。

（作者單位：晉冀魯豫烈士陵園管理處）