數字化背景下高校聲像檔案的 收集工作

汪倩秋

高校聲像檔案資料直觀、生動地記錄了學校不同時期教學、科研、管理的變化和發展，展示了高校的發展歷程，具有重要的保存和利用價值。但在實際檔案收集整理工作中，與文書、教學等種類檔案相比，高校聲像檔案存在著增長速度緩慢的現象，其主要原因為：1.聲像檔案收集歸檔意識不足。隨著科技的發展以及聲像檔案數字化程度的提高，聲像檔案拍攝成本和門檻逐步降低，人人都可以是拍攝者，但大多數聲像檔案所有者沒有收集歸檔的意識，這使得聲像檔案的收集工作變得十分艱難，數量無法有效地提高。2.聲像檔案收集不全面。目前，高校聲像檔案還沒有一個統一實用的分類，故而高校聲像檔案普遍存在收集不全面、不完整的現象。同時，在實際收集過程中，部分聲像檔案質量欠佳，檔案的相關信息和題名不夠清晰和完整，檔案管理人員在接收檔案時，又沒有及時更正，提出必要的要求，這就造成了聲像檔案信息不完整的狀況。3.聲像檔案收集不規范。許多學校聲像檔案收集工作不夠規范，聲像檔案管理人員技術和能力薄弱，同時聲像檔案立卷混亂，這使得聲像檔案的檢索、提取、利用工作艱難。這一些問題已經嚴重影響了高校聲像檔案的收集工作，成為檔案館在豐富館藏中的重要問題，這不僅影響了聲像檔案資料的保存和管理，也給以后的開發利用造成了困難。在數字化背景下如何實現高校聲像檔案的有效收集，本文將結合聲像檔案的實際工作總結自己的工作經驗，并提出一些設想。

一、注重宣傳，加強培訓

為了提高聲像檔案管理部門的綜合實力，切實做好檔案收集工作，高校檔案部門須充分利用多種形式，大力宣傳《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》《照片檔案管理規范》《電子文件歸檔與管理規范》等法律、法規，普及聲像檔案知識。在工作中，立檔單位要運用板報、展覽、知識競賽等多種形式，向校內員工和社會大力宣傳聲像檔案知識，定期聘請專業人員對相關人員進行培訓，培訓內容主要為以下幾點：

（一）聲像檔案的歸檔范圍。為了使檔案收集者明確檔案收集的范圍和內容，僅以河海大學檔案館為例，館內根據聲像檔案資料載體的特殊性，在《高等學校的實體分類法》十個一級類目的基礎上進行優化，將聲像檔案分為黨政、教學、科研學術、外事活動、產品和儀器設備、文體、校園建設、獲獎、人物九個一級類目。這一分類規范的形成不僅有利于拓寬聲像檔案的收集渠道，也能夠有效保證和實現聲像檔案收集的完整性。

（二）聲像檔案的管理技術。技術問題包括“資料生成的基本原理、復制所需要的必須環境、聲像資料信息的存儲、電腦文件格式之間的相互轉換，以及一定水平的聲像操作技術和聲像播放儀器的正確使用” 等等。

（三）聲像檔案的檢查工作。數碼聲像材料的采集格式應符合《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T11821-2002）的要求。收集完聲像檔案后，檔案收集者應將歸檔的聲像材料在相應設備上演示或檢測，做到聲像清楚，內容完整準確，載體材料必須保持原貌，不磨損、劃傷，不能進行技術修改。

（四）聲像檔案文字說明的正確標注。影片、錄像、錄音等檔案材料應將原件歸檔，并附以文字說明。對于有底片的照片必須將底片與照片同時歸檔，并附以文字說明，內容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，底片與照片影像應當一致。

（五）聲像檔案的組卷和編號規則。在接收檔案后，聲像檔案管理人員要根據聲像文件材料形成規律和多種載體的特點，統一歸檔的格式，組卷、編號，并備注適當的文字說明，錄入專用的聲像檔案管理系統。對同一載體多項內容的，采用按主題內容逐一著錄的方法；對同一內容、多載體合成的檔案，應選擇具有代表性的照片歸檔，并“注明參見號，既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內容的聲像材料具有獨立的使用性” 。

聲像檔案的編號（以河海大學檔案館為例）：

年度號：為聲像材料的歸檔年度

一級類目號SX：為聲像檔案代號

二級類目說明：

01――照 片 02――錄音帶

03――錄像帶 04――幻燈片

05――磁 盤 06――影視膠片

07――縮微膠片 08――光 盤

因為聲像檔案的特殊性，對于聲像檔案的立卷，有幾點說明：①本館的聲像檔案立卷形式和本館的教學、文書、科技等檔案保持統一，同時因為本館的聲像檔案較多，故而采用三級類目分類組卷。②聲像檔案因為載體和內容的特殊性，一般都作為永久性檔案進行保存，越是老照片，越珍貴，故而不做保管年限的要求。③照片檔案因為其特殊性，分為感光材料照片（即傳統照片，一般包括底片、照片和文字說明三部分）和數碼照片（一般包括數碼圖像及文字說明兩部分），編號中將在照片代號后加標注。如：膠片照片20**-1SX01.1-1～n；數碼照片20**-1SX01.2-1～n；底片則在相關膠片照片下做好備注。（圖一）

二、科學征集，遠程歸檔

學校應積極重視和支持聲像檔案工作，制定相關的聲像檔案規章制度，并定期對各部門的檔案工作進行檢查指導，促使聲像檔案管理的各項規章制度得到落實。在檔案的收集上，建議各高校采用重點收集和廣泛收集的策略，重點強化收集宣傳部、現代教育技術中心、辦公室等聲像檔案較為集中的部門，以及一些經常被委派參與拍攝學校的各項重大活動的老師，并在學校各部門、各學院設置兼職聲像檔案員。同時，隨著信息和網絡技術的日臻完善，高校的檔案管理部門應充分利用網絡優勢，擴大聲像檔案收集的范圍。在校內，學校每年定期向全校教職工征集一、兩次聲像檔案。在校外，學校還需與新聞媒體等機構加強聯系，及時收集與本校有關的聲像檔案。為了保證高校聲像檔案的全面和信息的完整，提高各歸檔者的歸檔積極性，檔案館可為各兼職聲像檔案員開設本校的聲像檔案系統端口，使其可以直接進行網絡遠程在線歸檔。（圖二）

聲像檔案遠程歸檔有以下的一些優點：1.能夠提高兼職檔案員的歸檔意識。各兼職檔案員可以看到其它兼職檔案員上傳的照片數量，以及照片信息整理的完整度，彼此之間形成一定的責任意識和競爭觀念。這一做法使得各檔案管理人員的工作更加地量化，不僅有利于提高工作人員的工作積極性，也方便對其工作進行考核。2.聲像檔案的收集工作變得更加方便、便捷。各兼職檔案員可以在本校局域網內隨時隨地地對聲像檔案進行保存和歸檔，這大大地提高了聲像檔案的歸檔效率，特別是許多高校都有異地距離較遠的多個校區。3.有利于保證聲像檔案信息的完整。例如，照片類檔案如果事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素填寫不完整，則各兼職檔案員無法將相關聲像檔案錄入系統。這不僅有利于解決聲像檔案文件名填寫遺漏、不規范的問題，也有利于保證聲像檔案資料來源的可靠性。

同時，遠程歸檔也有一些缺點和需要注意的問題，例如1.安全性問題。系統增加多個端口必然會給系統增加一定的危險系數。為了解決這個問題，在系統程序構建時，系統的開發人員可以對相關的一些性能進行提升，用VPN和https等協議進行加密，從而構建安全的通信連接，如只有聲像檔案管理員才具有下載功能。2.照片容易重復。后期需要借助于相關的系統提示重復的照片，管理員審核把關后，進行取舍和刪減。

對于一些實物類聲像檔案，各兼職檔案員和各部門還應該在完成遠程網絡歸檔的同時，將各種實物類聲像檔案移交學校檔案館進行統一保管，并逐步形成相應的聲像檔案交接制度。錄入專用的聲像檔案管理系統后，檔案管理人員應選擇具有珍貴價值和歷史意義的數碼照片進行沖洗，建立專門的表、冊、卡分門別類整理歸檔，后將聲像檔案有序地上架。

三、彌補短板，擴充內容

2015年，我校百年校慶，在制作校史館和收集校史資料的過程中，聲像檔案的弊病暴露無遺，主要為以下兩點。

一是聲像檔案普遍存在“斷檔”的現象。學校聲像檔案儲備關于學術會議、文藝活動和學校領導出席學術活動的聲像檔案很多，但是展現學校科研、教學、工程等工作的聲像檔案卻微乎其微，這一些檔案存在著“斷檔”的現象。高校科研、教學、工程等過程中聲像檔案作為記錄高校教研活動、科學研究等的第一手資料，以其拍攝記錄的真實性、生動性，有著十分重要的作用和意義，如拍攝記錄下的教研活動的精品課程、示范課程、學科競賽等是學校教學成果和歷史的重要證據；在科學研究過程中記錄下來的實驗過程、研究過程、課題答辯、課題論證、科研成果及其運用效益等聲像檔案是宣傳學校科研活動的活態資料；社會調查聲像資料記錄了廣泛的社會生活聲像資料，不僅為科學研究提供了鮮活的資料，也是向政府提供咨詢的最有力的素材。這一些檔案作為文本資料的重要補充，是教研活動、科學研究等非常重要的參考，其中一些在80年代之前拍攝的聲像資料尤為珍貴，也具有很高的開發利用價值。這一些檔案的缺失使得許多學校發生的事件得不到充分的展示，無疑是一種遺憾。

由此，我們必須加強收集科研、教學、工程類聲像檔案的意識，采取各種措施，使學校教職工充分認識到高校缺失的“斷檔”檔案資料是宣傳學校最強有力的材料，是學校學科建設、科學研究、平臺建設的重要支撐，是教師從事科研的重要參考。檔案管理人員要及時向其他科室或相關部門收集零散的、有保存價值的聲像資料，對體現高校教學、研究特色的素材要進行詳細登記，在學校舉行相關活動時應派員提前介入，加強指導，必要時可直接參與相關活動材料的收集，使“斷檔”檔案不斷檔。凡在科研課題、基本建設項目等活動中產生的聲像材料，應隨項目歸檔時間一同歸檔。同時，隨著記錄手段和方式的現代化、多元化，資料的內容更加豐富多彩，高校科研平臺中的圖書資料、儀器設備等，要注意（下轉55頁）（上接52頁）對其拍照，為其留下寶貴的聲像檔案，以此作為當時教學情況的有力參考。

二是許多照片信息不全，缺少說明。目前高校檔案館中的許多館藏聲像檔案空有圖片，缺少說明。許多照片因為年代已久，缺少必要的說明，常常出現照片無法對應、文字說明不規范、像素、格式不符合歸檔要求等問題，故而降低了相應的開發利用的可能性和價值。高校里的每一張照片都反應了學校黨政、教學、科研、交流、校園文化等多個方面的內容。為了豐富聲像檔案內容，讓聲像檔案發揮更大的作用，讓每一張照片都“有話可說”，更好地保存和保護相關檔案，在實際檔案管理工作中，我們可以將采用多種形式來補充和豐富聲像檔案。“通常表現為錄音磁帶和對錄音的逐字記錄兩種形式” 的口述檔案不僅有效地保護歷史記憶，也是聲像檔案有力的補充和印證。將聲像檔案與口述檔案相集合，下力氣收集聲像檔案背后的故事，從而擴充聲像檔案的內容，發揮聲像檔案中“聲”的效果。親歷者通過回憶和口述從多個側面、多個角度真實地再現歷史原貌，以此達到口述檔案與館藏文書檔案相互補充與印證。這不僅可以糾正以往校史記錄中的錯誤，澄清某些事件的真偽，以此相互佐證，還可以提供一些待查史實的線索，揭示某些重要史實的細節與背景，以及背后鮮為人知的感人故事，從而勾勒出一個立體生動的歷史脈絡，豐富學校內容，以幫助人們更真實地了解學校的發展史。

注：本文系江蘇省高校檔案研究會檔案科研課題《數字化背景下高校聲像檔案的管理研究》（項目編號：jsgdz2016-02）的階段性研究成果

（作者單位：河海大學檔案館）