淺談企業(yè)檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展趨勢

劉艷英

2018年5月16日至17日，主題為“檔案助力企業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展”的企業(yè)檔案工作國際研討會在中國銀行總行召開。此次國際研討會由國家檔案局主辦，中國銀行承辦，國家電網(wǎng)有限公司、國際檔案理事會企業(yè)檔案處協(xié)辦，來自澳大利亞、美國、加拿大、英國、日本、俄羅斯、波蘭、中國等國家和地區(qū)的企業(yè)檔案管理專家匯聚一堂，交流分享數(shù)字轉(zhuǎn)型期國內(nèi)外企業(yè)檔案管理理論與實(shí)踐創(chuàng)新。筆者有幸參與了此次盛會，對企業(yè)檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展趨勢有一些粗淺思考。

一、檔案工作理念與宣傳檔案文化緊密相連

開幕式上，國際檔案理事會主席大衛(wèi)·弗里克先生（David Fricker）、中國國家檔案局副局長付華先生和中國銀行副行長任德奇先生分別發(fā)表熱情洋溢的致辭。一致認(rèn)為，檔案作為智慧交流的紐帶、文化傳承的載體，在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代應(yīng)用價(jià)值巨大，對未來發(fā)展影響深遠(yuǎn)，從這點(diǎn)可以看出，檔案有其更加深層次的含義和注解，即檔案不僅僅是用于查考的佐證信息資源，更是知識和文化的體現(xiàn)，其軟實(shí)力價(jià)值不言而喻。我們現(xiàn)在的檔案及檔案工作，更多是在提供利用上下功夫、做文章，這是一種很直接的使檔案發(fā)揮價(jià)值的方式，但是存在一定被動性，即只有查考利用檔案的人或機(jī)構(gòu)才會切身體會到檔案及檔案工作本身的價(jià)值。而沒有此項(xiàng)實(shí)踐體驗(yàn)的人或機(jī)構(gòu)，就無法深刻認(rèn)識到檔案的寶貴價(jià)值。所以，在筆者看來，要彰顯檔案的文化特色，它是文化的基礎(chǔ)，更是文化的本源，是說得清看得見的文化本源。檔案館的一卷檔案、一頁紙、幾張圖，無不體現(xiàn)了歷史條件下的文化信息。因此，檔案工作理念要與宣揚(yáng)檔案文化緊密相關(guān)聯(lián)。近些年來，隨著各項(xiàng)檔案工作的不斷開展，特別是檔案宣傳工作的不斷深入，社會公眾對于檔案及檔案工作已經(jīng)有了一定的認(rèn)識，但仍有其局限性。還是有相當(dāng)數(shù)量的部門和人群，認(rèn)為檔案工作就是看堆守?cái)偅J(rèn)為檔案館管理的就是人事檔案等等，他們對檔案部門承擔(dān)的社會責(zé)任和歷史責(zé)任不甚了解，產(chǎn)生誤解實(shí)屬正常。因此我覺得有必要在踐行檔案工作理念的同時，大力宣傳檔案的文化載體功能，檔案可以看作是一種文化現(xiàn)象，檔案是文化忠實(shí)的見證者，從文化角度訴說檔案及檔案工作，向公眾娓娓道來，不失為一種更貼近民生，服務(wù)社會需要的行為。

二、擁抱當(dāng)代信息技術(shù)是檔案工作大勢所趨

大衛(wèi)·弗里克先生在題為《國際理事會及企業(yè)檔案—支持創(chuàng)新發(fā)展》的報(bào)告中指出，數(shù)字技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及人工智能這三者將在檔案文件的保存、展示方式等方面不斷給檔案工作者帶來巨大的影響。隨著大數(shù)據(jù)、云智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的不斷完善和發(fā)展，當(dāng)代信息科學(xué)技術(shù)進(jìn)步可謂一日千里，直接帶來的效益就是提高了人們的工作效率，使得信息交流活躍程度前所未有。對于檔案部門來說，與時俱進(jìn)，用當(dāng)代科技武裝自己，對于保護(hù)檔案原件，提高工作和查閱利用效率是大有裨益的。實(shí)際上，將檔案資源在系統(tǒng)平臺上進(jìn)行有效整合，對于企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流，為檔案資源發(fā)揮更大作用做了堅(jiān)實(shí)的鋪墊，即企業(yè)檔案信息成為企業(yè)各項(xiàng)信息的有機(jī)組成部分，既與其他資源有效匹配，又能起到印證作用，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略愿景。面對信息技術(shù)，企業(yè)無法回避，唯有擁抱，這是必然趨勢。筆者接觸過很多企業(yè)，缺乏戰(zhàn)略眼光，對檔案及檔案工作不甚重視，對檔案的實(shí)體保護(hù)不夠、信息化建設(shè)力度不足，一旦遇到的坎坷教訓(xùn)或者業(yè)務(wù)的發(fā)展等因素，就會陷于被動，甚至影響其生存。明智的企業(yè)則不然，它會將檔案看做一筆財(cái)富，像經(jīng)營財(cái)貨一樣打理，進(jìn)而打造出軟實(shí)力，形成競爭力。筆者可以想象，在各類商業(yè)活動場景中，檔案信息資源必將扮演舉足輕重的角色。

三、檔案資源對于塑造企業(yè)文化價(jià)值巨大

匯豐銀行檔案館通過利用檔案來傳達(dá)匯豐銀行的文化、價(jià)值觀和宗旨，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略做支撐，為培養(yǎng)員工敬業(yè)度和自豪感以及維護(hù)客戶資源、保持長期聲譽(yù)方面作出了切實(shí)貢獻(xiàn)。李維·斯特勞斯公司利用檔案，通過創(chuàng)新方式講述經(jīng)典故事來激勵客戶以及如何借助其悠久的品牌歷史遺產(chǎn)而重獲成長等。日本澀澤榮一基金會通過講述豐田汽車、株式會社資生堂、花王等日本企業(yè)多元化的檔案利用手段，是如何用來增強(qiáng)企業(yè)競爭力的，并卓有成效。這些事例充分證明，塑造企業(yè)檔案文化對于企業(yè)打造核心競爭力具有重要支撐作用。一些現(xiàn)狀企業(yè)檔案工作雖已取得一定成果，但整體局面也并不十分樂觀，表現(xiàn)為企業(yè)對檔案助力形成企業(yè)文化意識不強(qiáng)，在很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)眼里，檔案就是圖書資料，僅供查考之用，他們?nèi)狈?zhàn)略意識，缺乏對檔案工作的深刻性領(lǐng)悟。結(jié)果就是，很多檔案價(jià)值性被封存，企業(yè)的發(fā)展歷史無人問津，大家關(guān)注的都是“現(xiàn)在”，而沒有去整理“過去”，不能繼往談何開來？有的企業(yè)做得就比較好，他們會對過去的歷史進(jìn)行梳理，整理出榮譽(yù)室，研究企業(yè)發(fā)展史，甚至是建立企業(yè)文化的展廳出來，向貴賓和干部職工宣揚(yáng)企業(yè)發(fā)展的各個歷程的人和事。它自然而然就形成了自己的一種企業(yè)文化，也可以培養(yǎng)員工對企業(yè)的認(rèn)同感和忠誠度。另外，相當(dāng)數(shù)量的民營企業(yè)對開展檔案工作需求不強(qiáng)，熱情不高。筆者認(rèn)為，可以從檔案助推打造企業(yè)文化角度，向民營企業(yè)宣傳開展檔案工作對于打造其軟實(shí)力的重要作用。只要是想做大做強(qiáng)的民營企業(yè)，是沒理由將檔案部門提供的服務(wù)拒之門外的。

四、創(chuàng)新是檔案工作具有恒久生命力的源泉

全球檔案工作者對檔案工作的獨(dú)特視角讓筆者深受啟發(fā)。比如，托馬斯·奧雷尼扎克在題為《波蘭企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀和創(chuàng)新潛力》的報(bào)告中，以“連續(xù)性理論”為基礎(chǔ)，探討如何關(guān)注檔案助力創(chuàng)新，該理論闡釋了企業(yè)檔案和商業(yè)歷史之間的聯(lián)系，在這一理論中，檔案發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，既是可靠的信息來源，又是企業(yè)在建設(shè)和管理保持連續(xù)性和統(tǒng)一性的戰(zhàn)略資源。給筆者的啟示是，檔案工作是不可能一成不變的，或者其內(nèi)在需求，或者其外在刺激，都會督促檔案工作順應(yīng)時勢，作出改變。而積極開展各種形式的檔案工作創(chuàng)新，可以使檔案工作充滿活力，也有助于治療目前廣泛存在的檔案工作職業(yè)倦怠現(xiàn)象。那么，從哪些方面來開展創(chuàng)新呢，我們不妨在平時工作中多思考，多發(fā)現(xiàn)問題，比如，這項(xiàng)工作怎么做更省時、省力、效率更高？如果換一種方式來做，又會怎樣？大膽嘗試，突破慣性思維，抓住一閃而過的靈感，都是開展創(chuàng)新實(shí)踐的起點(diǎn)。

（作者單位：黑龍江省水生動物資源增殖保護(hù)站）