城市建設(shè)與管理中的檔案工作

趙平

城市作為社會、經(jīng)濟發(fā)展中心，是各類信息交換、中轉(zhuǎn)和輻射的樞紐。隨著信息社會的到來，城市的建設(shè)與管理也逐漸呈現(xiàn)出新的態(tài)勢，如何利用海量信息推動城市的建設(shè)和管理，是城市建設(shè)規(guī)劃和社會信息化的研究熱點之一。

城市建設(shè)檔案能夠系統(tǒng)地記載城市的建設(shè)和發(fā)展歷程，是城市管理的重要依據(jù)，因此無論是在城市建設(shè)的初期還是城市發(fā)展的穩(wěn)定期，城市建設(shè)與管理檔案資料的作用都是至關(guān)重要的。

一、城建檔案的意義

城建檔案管理工作是城市信息化的重要部分，管理與利用好城市建設(shè)和發(fā)展檔案，是城市建設(shè)機制良好運行的基石。

1.城建檔案為城市規(guī)劃提供依據(jù)

城市規(guī)劃是研究城市未來發(fā)展、城市合理布局和管理各項資源、安排各項工程建設(shè)的綜合部署 。城市規(guī)劃是對城市各要素、現(xiàn)狀和基本特點等方面進行評估后，對城市的發(fā)展作動態(tài)預(yù)測，進而提出設(shè)想并制定實施方案加以論證。城市檔案記錄著城市建設(shè)和發(fā)展的詳細資料，對城市的規(guī)劃和再建設(shè)有重要的依據(jù)作用。

城市建設(shè)檔案是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和城市管理活動全過程所形成的有效資料，城市布局、市容管理、城區(qū)改造中都要以城市建設(shè)檔案為基礎(chǔ)，具體分析城市工程設(shè)計、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍等相關(guān)問題，以避免在城市建設(shè)和管理過程中出現(xiàn)資源浪費和不必要的糾紛。

2.城建檔案是城市建設(shè)工作的基礎(chǔ)

現(xiàn)代化的城市建設(shè)每天都在進行，城市建成及某項工程完成后都會形成第一手資料，對此資料進行分類整理后即形成檔案。城市的日常管理和維護都要以城市建設(shè)檔案為基礎(chǔ)來開展工作。如要了解城市地下管道網(wǎng)的鋪設(shè)走向和埋藏深度，就要獲得城市管道竣工圖紙，而這類圖紙就是城市建設(shè)檔案。管道鋪設(shè)圖紙是管道改造及新型管道鋪建的基礎(chǔ)。

從城市建設(shè)檔案的編制形式、體系結(jié)構(gòu)、保存載體和信息內(nèi)容來看，城建檔案不同于一般的文書類檔案，它的體系結(jié)構(gòu)多變，內(nèi)容形式多樣，信息內(nèi)容復(fù)雜，是城市建設(shè)活動中的專業(yè)技術(shù)和行業(yè)管理信息的積淀。城市建設(shè)工作要重視城建檔案的基礎(chǔ)作用。

3.城建檔案是城市管理工作的憑證

城建檔案是實施城市管理的憑證。城市建設(shè)檔案主要是城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)所有單位土地征用、租用、劃撥、對換等相關(guān)檔案，城市管理部門依據(jù)以上檔案內(nèi)容對已審批的項目進行清理和鑒別。項目審批檔案主要包括計劃、用地坐標(biāo)、定點文件、上級審批文件、圖紙，調(diào)閱項目規(guī)劃審批檔案是對項目的建設(shè)和使用情況作基本了解的必要環(huán)節(jié)。

實踐證明城建檔案是城市管理工作的重要憑證。福建省泉州市作為“海上絲綢之路”的重要城市，其城市建設(shè)檔案資料全面，內(nèi)容系統(tǒng)。2003年，泉州市抗震研究小組到泉州市檔案館進行了建筑結(jié)構(gòu)設(shè)計資料和工程勘查資料的收集與整理 ，把握了泉州市各種類型建筑的抗震性能水平，為泉州市抗震防震工作提供了原始憑證。

4.城市建設(shè)檔案具有一定的法律效用

檔案不僅有憑證作用，在一定條件下也具有法律效用。同樣，城市建設(shè)檔案可以在法律上作為證據(jù)，發(fā)揮檔案的作用。

城建檔案的法律效用在房產(chǎn)糾紛中使用較為廣泛。由于對相關(guān)工程報建批文保管不善或遺失等，單位和個人在辦理房地產(chǎn)權(quán)證時不能出具有效的法律證明，這時，只有城建檔案的規(guī)劃管理檔案能夠提供當(dāng)時建房的法律依據(jù)，來證明房產(chǎn)的歸屬權(quán)。

二、國內(nèi)城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀

城市發(fā)展極大地促進了城建檔案與市場間的供需關(guān)系，社會對城建檔案的利用呈現(xiàn)多元化趨勢。本節(jié)從政策、城建檔案的內(nèi)容和城建檔案的使用情況幾方面來論述國內(nèi)城建檔案工作的現(xiàn)狀。

1.《中華人民共和國政府信息公開條例》為城市建設(shè)檔案的管理提供政策支持

2008年5月1日，《中華人民共和國政府信息公開條例》正式實施，《條例》第二章的第十一條第（一）款規(guī)定“城鄉(xiāng)建設(shè)和管理的重大事項是重點公開的政府信息” 。這一條款包含兩層含義，一是城鄉(xiāng)建設(shè)的檔案工作是必要的，各城鄉(xiāng)建設(shè)部門要配合城建檔案的工作；另外，城建檔案要積極為公眾提供使用。這一政策規(guī)定了城建檔案管理的必要性和城建檔案的利用價值。

2.城市建設(shè)檔案服務(wù)以城市規(guī)劃、城市建設(shè)和城市管理為主要內(nèi)容

城市建設(shè)檔案工作涵蓋城市所有地上、地下的建筑物以及城市人口、資源、社會、環(huán)境、地質(zhì)信息等。而城建檔案的利用群體則比較集中，主要為建設(shè)單位、管理單位和業(yè)主，建設(shè)單位和規(guī)劃單位使用城市建設(shè)檔案的目的主要以城市建設(shè)和規(guī)劃為主。國內(nèi)城市規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱率較高，建設(shè)用地、城市、建設(shè)工程、勘測信息、建設(shè)工程規(guī)劃驗收資料等都是城市建設(shè)檔案工作的重點。

依據(jù)城建檔案而進行的城市管理主要是解決城市能源缺乏、用地緊張、交通堵塞和環(huán)境污染等城市問題。同時，依據(jù)城市檔案為個人解決房產(chǎn)登記與利益糾紛也是城市管理的重要內(nèi)容。

三、城市建設(shè)檔案管理工作中存在的問題

城市建設(shè)檔案對城市的發(fā)展意義重大，但城市建設(shè)檔案工作中還存在一些問題，亟待解決。

1.對城市建設(shè)檔案管理工作認識存在誤區(qū)

對城市建設(shè)檔案管理工作的認識誤區(qū)主要來自三方面，一是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案的作用缺乏重視，從而忽視了對檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。其次是檔案工作者自身對檔案工作的重要性認識不足，導(dǎo)致工作積極性不高。最后是社會利用城市建設(shè)檔案的意識薄弱，無論是個人還是團體，在遇到有關(guān)城市用地、房產(chǎn)糾紛、城市環(huán)境污染、改造等一系列問題時，很少會調(diào)用城建檔案來幫助解決問題。

2.城市建設(shè)檔案管理工作不規(guī)范

目前，國內(nèi)城市基本都設(shè)有城市建設(shè)檔案管理部門，但由于經(jīng)濟實力、社會條件及人力資源的限制，城市建設(shè)檔案的管理工作還不盡如人意，存在很多不規(guī)范的工作程序。

城市建設(shè)檔案內(nèi)容收集不全面，沒有相應(yīng)的城市資料移交制度，對檔案內(nèi)容的編研力度小，信息化技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用較少。另外，城建檔案工作與城建檔案的利用銜接不當(dāng)，影響了城建檔案的使用價值。

3.城市建設(shè)各部門間溝通不暢給檔案管理工作造成不便

城市建設(shè)檔案的原始資料來源廣泛，涉及眾多部門。部分利用者不具備城建方面的知識或無法準(zhǔn)確表達自己的要求，信息的不對稱造成了相關(guān)（下轉(zhuǎn)16頁）（上接45頁）部門對檔案信息利用不充分。

由于專業(yè)所限，相關(guān)部門對城建檔案的建設(shè)工作并不了解，對城建檔案工作配合不夠。城建檔案部門對自身的工作宣傳不足，忽視與檔案資料形成者的合作，這些也是不能得到檔案資料形成部門工作支持的原因。

4.城市建設(shè)檔案的利用較為單一

城市建設(shè)檔案的利用價值豐富，但就目前而言，它的利用目的還較為單一，主要是城市改造、城市管理和房屋產(chǎn)權(quán)辦理。城市建設(shè)檔案的價值有待開發(fā)，如在城市歷史的編撰過程中，城建檔案是有效的資料來源；司法取證是城建檔案的另一利用方面，近年來，城建市場的貪污腐敗、經(jīng)濟糾紛逐年增多，公檢法以及律師都需要城市檔案作為辦案依據(jù)。

城市建設(shè)檔案的使用價值并沒有得到充分開放，城市建設(shè)檔案部門要積極開發(fā)此類檔案的價值，并開展主動服務(wù)。

四、加強城市建設(shè)檔案管理工作

城市現(xiàn)代化進程越來越快，城市建設(shè)檔案的作用不可忽視，城市檔案管理工作亟需加強。城建檔案工作不是獨立的工作，要注重與城市建設(shè)、城市管理部門相協(xié)調(diào)，把為城市建設(shè)和管理提供服務(wù)作為出發(fā)點和歸宿，化被動服務(wù)為主動服務(wù)。

城建檔案管理工作要重視對現(xiàn)代化科技的利用，計算機、聲像技術(shù)的應(yīng)用能極大地改善城建檔案工作的效率和服務(wù)效果。而科技的應(yīng)用離不開專業(yè)的檔案人才，城建檔案部門在引進專業(yè)人才的同時，也要對現(xiàn)有工作人員進行技能培訓(xùn)，使檔案工作者的專業(yè)知識和技能得到不斷提高。

在無限量的信息中，檔案信息作為一種特殊的信息形式具有歷史性、系統(tǒng)性和實用性，是社會實踐活動的原始記錄，系統(tǒng)地反映出事物發(fā)展軌跡，對社會發(fā)展有不可替代的推動作用。

城建檔案管理工作要嚴格依照《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》開展工作，做到“依法治檔”，明確城建檔案工作對象，形成統(tǒng)一的檔案管理辦法，使城建檔案工作逐步系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、法制化。

（作者單位：辛集市城市管理綜合執(zhí)法局）