基層文書檔案接收方式的創(chuàng)新與探討

王賽春

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)文書檔案的數(shù)量和種類日益增多，檔案利用率越來(lái)越高，但立檔單位兼職檔案員居多，且調(diào)換頻繁等諸多因素，嚴(yán)重制約和阻礙著檔案事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。本文旨在探討一種新型文書檔案接收方式——“上年檔案，下年接收”。重點(diǎn)闡述該方式的優(yōu)點(diǎn)，分析存在問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。

“上年檔案，下年接收”，是青龍滿族自治縣檔案局（館）在改革與創(chuàng)新浪潮中，探索與實(shí)踐的一種新型文書檔案接收方式。顧名思義，是指各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位上一年形成和歸檔的文書檔案，下一年地方國(guó)家檔案館就將其全部接收進(jìn)館。該方式的推行旨在探索與創(chuàng)新，沒(méi)有遵規(guī)守矩。沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行以往5年乃至10年進(jìn)館的檔案業(yè)務(wù)規(guī)定，但與《河北省檔案工作條例》中“因特殊情況需要提前或者延長(zhǎng)檔案移交期限的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意。根據(jù)需要，經(jīng)同級(jí)人民政府批準(zhǔn)，檔案行政管理部門可以對(duì)某方面檔案的移交期限做出特殊規(guī)定。”是不相違背的。

改變以往被動(dòng)的接收方式，主動(dòng)為各單位提供有效服務(wù)，多措并舉，積極推進(jìn)，“上年檔案，下年接收”，如今已基本成為了一種長(zhǎng)效機(jī)制，得到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和立檔單位的一致好評(píng)。

一、“上年檔案，下年接收”的優(yōu)點(diǎn)

1.縮短室藏紙質(zhì)檔案保管時(shí)間，解決了機(jī)關(guān)檔案室空間不足問(wèn)題

2009年以前，青龍滿族自治縣檔案局（館）一直依據(jù)《河北省檔案工作條例》，對(duì)在各單位保管滿5年的檔案進(jìn)行接收。但隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的大幅度增多，很多檔案室存儲(chǔ)空間已嚴(yán)重不足，很大程度上阻礙了檔案工作的正常開(kāi)展。然而，“上年檔案，下年接收” 管理模式的推行，縮短了室藏紙質(zhì)檔案保管時(shí)間，解決了因機(jī)關(guān)檔案室空間不足而出現(xiàn)的檔案亂堆亂放問(wèn)題，在一定程度上保證了檔案的安全。

2.有效督促各單位及時(shí)歸檔，避免文件材料遺失

自2009年起，每逢年初，縣檔案局（館）都要根據(jù)工作實(shí)際，制發(fā)一份具有可操作性的檔案移交文件，一直將每年3月至5月作為全縣上一年度文書檔案接收月。文件明確規(guī)定各立檔單位的移交時(shí)間、移交的主要內(nèi)容及注意事項(xiàng)等。全縣25個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)及縣直單位接到通知后，會(huì)主動(dòng)將上年度形成的文書檔案收集齊全，按時(shí)移交。縣檔案局（館）會(huì)組織專人對(duì)接，有計(jì)劃地安排數(shù)字化，并及時(shí)刻錄成光盤，返回給原單位，以便利用。接收單位與立檔單位雙向合作，使接收工作有的放矢。

同時(shí)，為克服檔案接收人員不足問(wèn)題，檔案局（館）內(nèi)部也會(huì)做好充分的準(zhǔn)備，如：將各立檔單位按工作量的大小，分包到每位工作人員身上，全員參加，實(shí)行“分包+配合”的方式，使接收工作有序開(kāi)展。除此之外，分包人員要提前了解所分包單位的檔案管理水平，及時(shí)做好歸檔指導(dǎo)和督導(dǎo)工作，力爭(zhēng)按時(shí)、保質(zhì)保量完成歸檔和接收任務(wù)。該模式充分緩解了因檔案人員調(diào)動(dòng)頻繁導(dǎo)致工作連續(xù)性下降的問(wèn)題，避免了檔案的遺失損毀。

3.加快了檔案資源整合步伐，為逐步實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理做好鋪墊

該模式的推行，使分散保管在立檔單位的文書檔案，提前5年進(jìn)館，加快了檔案資源整合步伐，為檔案利用者提供了一站式服務(wù)，使他們少跑彎路，得到了社會(huì)各界的支持和認(rèn)可。

與此同時(shí)，隨著文書檔案的正常進(jìn)館，各種民生檔案和專業(yè)檔案也陸續(xù)被接收進(jìn)館，接收量呈逐年上升趨勢(shì)。如：2008年，青龍滿族自治縣檔案館的館藏量只有53168卷，而到2017年底，館藏量已突破23萬(wàn)卷。縣檔案館的館藏資源不斷豐富，種類不斷增多，結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，為逐步實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.有利于檔案數(shù)字化，提高檔案服務(wù)利用效率

該模式的最大優(yōu)點(diǎn)是縣檔案局（館）在接收各單位檔案后，會(huì)科學(xué)安排時(shí)間，充分利用有限的人力資源，盡可能在一周內(nèi)完成已接收單位的檔案數(shù)字化，并刻錄成光盤（一式兩套），一套返回給立檔單位，另一套保存在縣檔案局（館）。截至目前，共完成檔案全文掃描990萬(wàn)頁(yè)，著錄65.3萬(wàn)條，完成館藏總量的60%。此舉既解決了立檔單位無(wú)條件進(jìn)行檔案數(shù)字化的難題，實(shí)現(xiàn)了檔案的電腦查詢，更加方便、快捷查檔，提高了利用效率。此外，檔案已安全進(jìn)館，且實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)異質(zhì)異地備份，加快了全縣檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，更搭建了立檔單位和檔案館的雙重利用平臺(tái)。

二、存在的問(wèn)題

“上年檔案，下年接收”，雖是一種得到支持和認(rèn)可的接收方式，但也存在著一些實(shí)際問(wèn)題。

1.個(gè)別單位檔案意識(shí)不高，歸檔不齊全，歸檔質(zhì)量不高

青龍滿族自治縣所轄25個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)和100多個(gè)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，檔案管理水平極不平衡。目前，仍有個(gè)別單位檔案意識(shí)淡薄，應(yīng)付了事，只移交一些無(wú)關(guān)緊要的文件材料，重要的文件材料堆放在自己或單位手中，導(dǎo)致進(jìn)館的檔案價(jià)值不高，失去了提前接收進(jìn)館的意義。同時(shí)，部分單位沒(méi)有專職檔案員，且身兼數(shù)職，時(shí)間和精力的不足制約著檔案工作的正常開(kāi)展。此外，多數(shù)檔案員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏應(yīng)有的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，雖做到了按時(shí)歸檔，但文件收集不齊全，歸檔質(zhì)量不高。如：有些檔案員是“門外漢”，不知道收集哪些文件材料歸檔，移交的一年文書檔案也只有十幾件；有的單位用單位小來(lái)找理由，歸檔及其不全。

2.檔案服務(wù)利用中，出現(xiàn)了“推三阻四”現(xiàn)象

由于檔案館對(duì)近幾年接收進(jìn)館的檔案已進(jìn)行了數(shù)字化，數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了異質(zhì)異地備份。立檔單位可利用檔案光盤進(jìn)行查詢，提供利用。但為減少查檔利用業(yè)務(wù)，個(gè)別單位就以檔案已移交進(jìn)館為由，直接將查閱者推到縣檔案館，讓利用者無(wú)故走了彎路，也大大加重了縣檔案館查檔的工作量。

3.檔案局（館）人員少，難以滿足工作的需要

目前，縣檔案局（館）除內(nèi)退人員外，含領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)只有10人。繁重的指導(dǎo)和查閱利用任務(wù)，使檔案局（館）工作人員每天忙得焦頭爛額，喘不過(guò)氣來(lái)，難以滿足社會(huì)各界的需要。如：檔案指導(dǎo)人員哪忙哪去，沒(méi)有足夠的時(shí)間研究業(yè)務(wù)，對(duì)部分單位檔案工作指導(dǎo)不到位，尤其是對(duì)業(yè)務(wù)檔案的指導(dǎo)、督導(dǎo)不及時(shí)，質(zhì)量不高。查閱利用人員只能應(yīng)付臨時(shí)的服務(wù)利用，沒(méi)有時(shí)間詳細(xì)記錄、統(tǒng)計(jì)檔案館藏資源、編寫利用實(shí)例等，編研工作形同虛設(shè)。

三、改進(jìn)措施

1.加大宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍的檔案意識(shí)

筆者認(rèn)為，單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)決定著一個(gè)單位的工作質(zhì)量。凡是領(lǐng)導(dǎo)重視檔案的單位，工作人員一定會(huì)盡心盡力去做好。因此，檔案部門仍要加大宣傳力度，通過(guò)會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等多種方式提高領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍的檔案意識(shí)。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高機(jī)關(guān)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)意識(shí)

檔案工作是一門業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，沒(méi)有足夠的檔案知識(shí)，檔案工作就無(wú)法開(kāi)展。因此，提高機(jī)關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力是做好檔案工作的有力保障。同時(shí)，提高檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)，有效提供利用，（下轉(zhuǎn)41頁(yè)）（上接43頁(yè)）是檔案工作的根本目的。

3.增加人員編制，適應(yīng)與之俱來(lái)的工作量

無(wú)論是機(jī)關(guān)單位，還是縣檔案局（館），都應(yīng)該配備足夠的人員編制，以適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要，確保檔案工作正常、高效開(kāi)展。

4.加大財(cái)政投入，大力推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

檔案數(shù)字化是提高檔案利用效率、提高檔案工作水平、實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必由之路。而現(xiàn)代化的館庫(kù)建設(shè)，是快速推進(jìn)全縣檔案工作的重中之重。縣檔案局（館）要想盡一切辦法，向上爭(zhēng)取資金，力爭(zhēng)在短期內(nèi)建成國(guó)家一級(jí)館。以現(xiàn)代化館庫(kù)建設(shè)逐步帶動(dòng)全縣檔案事業(yè)的快速發(fā)展，將檔案工作逐步推上科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化軌道。

5. 加大檔案行政執(zhí)法檢查力度，深入貫徹《檔案法》

縣檔案局（館）要充分借助縣人大、縣紀(jì)委以及公檢法部門的執(zhí)法優(yōu)勢(shì)，對(duì)違法違紀(jì)現(xiàn)象嚴(yán)厲查處，深入貫徹落實(shí)好《檔案法》等法律法規(guī)，確保檔案工作沿著法制化軌道健康前行。

（作者單位：秦皇島市青龍滿族自治縣檔案局（館））