新時代小微企業(yè)檔案管理探析

盧培婧

一、小微企業(yè)的界定及其特征

1.小微企業(yè)的基本界定

小微企業(yè)是關(guān)于規(guī)模形態(tài)的概念，是相對于大中型企業(yè)來講規(guī)模較小的企業(yè)。國際上對小微企業(yè)的界定都是從本國的實際出發(fā)，美國和英國采用定性和定量相結(jié)合的方法，日本、意大利等國家采用定量標準。隨著小微企業(yè)的不斷發(fā)展和革新，其概念也在不斷地變化，一般是從資產(chǎn)總額、從業(yè)人數(shù)、稅收指標等來確認小微企業(yè)。

我國小微企業(yè)的劃分標準有兩個。其一是小型微型企業(yè)，包括小型企業(yè)、微型企業(yè)以及個體工商戶等。其二是小型微利企業(yè)，指從事國家非限制和禁止行業(yè)，主要包括三個標準。

A、資產(chǎn)總額，工業(yè)企業(yè)不超過3000萬元，其他企業(yè)不超過10萬元。

B、從業(yè)人數(shù)，工業(yè)企業(yè)不超過100人，其他企業(yè)不超過80人。

C、稅收指標，年度應(yīng)納稅所得額不超過50萬元。

2.小微企業(yè)的特征

2.1生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模小

小微企業(yè)的優(yōu)點是經(jīng)營靈活、產(chǎn)品豐富、涉及的行業(yè)較多，有利于活躍市場經(jīng)濟，但小微企業(yè)自身的資金少，規(guī)模小，貸款信譽不高，籌集資金相對困難，所以生產(chǎn)規(guī)模的增長就比較慢，在產(chǎn)品的質(zhì)量、外觀、性能等方面都很難以和大中型企業(yè)相比，發(fā)展速度較慢。

2.2發(fā)展不平衡，易受環(huán)境影響

我國小微企業(yè)數(shù)量眾多，地區(qū)發(fā)展的差異巨大，存在地區(qū)發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，同時存在政策的傾向性等問題，易受環(huán)境的影響，會存在生命周期比較短的問題。

2.3 小微企業(yè)缺乏管理，業(yè)務(wù)開展水平差

小微企業(yè)的內(nèi)部從業(yè)人員主要是親朋好友，人員的變動較大。因此，企業(yè)內(nèi)部的組織管理存在不穩(wěn)定的現(xiàn)象。小微企業(yè)的經(jīng)營管理者對于企業(yè)管理的經(jīng)驗不足，對于企業(yè)整體的經(jīng)營狀況、各部門的人員缺乏了解，這樣就造成小微企業(yè)在開展業(yè)務(wù)的同時會出現(xiàn)工作不及時、混亂的狀態(tài)。

二、新時代小微企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)活動過程中形成的有保存價值的各種形式的文件，是企業(yè)的基礎(chǔ)性管理工作。互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)時代，為小微企業(yè)的迅速發(fā)展提供了信息平臺，企業(yè)管理的方式靈活多樣，但企業(yè)檔案的管理卻存在許多問題。

1.小微企業(yè)檔案管理機構(gòu)設(shè)置不健全

大中型企業(yè)的檔案管理機構(gòu)設(shè)置較為成熟，人事檔案、會計檔案等有專門的檔案室收集、保管檔案，為企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動的開展提供依據(jù)支持，輔助領(lǐng)導(dǎo)的決策，使得各項決定更加具有科學(xué)性。小微企業(yè)在檔案管理機構(gòu)的設(shè)置上存在不足，很多的小微企業(yè)沒有設(shè)置專門管理檔案的部門，眾多的項目文件只是保存在各個辦公室之下，沒有設(shè)置完整的文件、檔案管理職能部門，在企業(yè)開展各類業(yè)務(wù)活動之時就會缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗積累，各個部門的文件管理分散混亂，嚴重影響小微企業(yè)運營的效率。

2.缺乏宏觀管理與體制建設(shè)

小微企業(yè)無論在設(shè)施、資金、人員管理上都和大型企業(yè)有較大的差距，大型企業(yè)的檔案管理體制較為健全，發(fā)展程度較高，大中型企業(yè)的檔案管理模式不適合小微企業(yè)自身的發(fā)展，但是小微企業(yè)在發(fā)展的過程中存在照搬照抄大中型企業(yè)檔案管理模式的現(xiàn)象，長時間內(nèi)沒有自己的發(fā)展模式，從檔案的收集、整理、鑒定、歸檔等都沒有相應(yīng)的標準，導(dǎo)致檔案歸檔無序，沒有檔案保管期限的限定，檔案的銷毀和保存也就無從談起。

新時代隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟體制的改革，小微企業(yè)要注重自身矛盾的特殊性，要關(guān)注自身的發(fā)展問題，結(jié)合實際制定出符合自身的檔案管理模式。

3.對檔案管理缺乏認識

3.1領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對檔案的認識

當(dāng)今小微企業(yè)成立的各項門檻都有所降低，成立之初的目的大多只有盈利，一些小微企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者也許具備某些組織領(lǐng)導(dǎo)才能，但是對文件、檔案的收集、整理、利用服務(wù)意識較差，認為經(jīng)濟是基礎(chǔ)，盈利獲得價值是第一目的，成立專門的檔案機構(gòu)費時費力，從而注重了企業(yè)內(nèi)部實體經(jīng)濟的發(fā)展，而忽視了檔案管理以及隱性知識中的價值。

3.2員工對企業(yè)檔案管理意識淡薄

小微企業(yè)的檔案一般分布在各個辦公室，缺乏統(tǒng)一的管理機構(gòu)，加上領(lǐng)導(dǎo)部門的不重視，也會使一些員工的檔案管理意識淡薄，認為小微企業(yè)規(guī)模小，管理支出少，機構(gòu)設(shè)置少，檔案資料也不會多，因而輕視檔案管理工作，這就直接造成小微企業(yè)檔案記錄歸檔的混亂、檔案資料的不完整，進而影響了企業(yè)自身的發(fā)展。

4.電子文檔管理的風(fēng)險問題

新時代小微企業(yè)的檔案管理會面臨電子文件管理方式的影響，要保障電子文件的真實性、完整性、可靠性需要小微企業(yè)克服難題。小微企業(yè)在發(fā)展的過程中文件管理的模式非常靈活，大多數(shù)文件會存儲在計算機中，這樣會存在對小微企業(yè)在業(yè)務(wù)活動中所產(chǎn)生的合同、文件等資料真實性的考驗；小微企業(yè)的電子文件如果沒有很好的管理會存在一段時間之后文件的失效和無法讀取等問題，同時面臨信息系統(tǒng)的更新升級、原有文件缺乏可讀機器等現(xiàn)象。

電子文件的管理活動中存在風(fēng)險，小微企業(yè)人員流動大，企業(yè)內(nèi)部有價值的信息也會出現(xiàn)流失等現(xiàn)象，在知識經(jīng)濟中，讓老板睡不著覺的事情：人才的流失、員工的跳槽，人員的流動會帶走資源信息、機密文件或者帶走大量的客戶，這類現(xiàn)象都會對小微企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生阻礙作用。

三、新時代小微企業(yè)檔案管理重要性分析

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來，小微企業(yè)若想更好地融入國家的經(jīng)濟發(fā)展之中，實現(xiàn)自身利益的最大化，需要企業(yè)積累的經(jīng)驗作為依托，小微企業(yè)應(yīng)更好的重視檔案管理，挖掘自身在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的經(jīng)驗價值，運用知識管理理念，員工之間定期召開交流分享會，重視企業(yè)發(fā)展中的隱性知識，從而為小微企業(yè)提供更好的發(fā)展思路。

小微企業(yè)注重檔案管理，利用檔案為自身服務(wù)，提供依據(jù)、憑證、經(jīng)濟價值。比如以石家莊某科技公司的投標業(yè)務(wù)活動為例，該科技公司為2014年成立的小微企業(yè)，在對主要負責(zé)人的采訪中得知小微企業(yè)在業(yè)務(wù)開展活動過程中文件檔案的重要性。在該公司進行招投標的過程中，需要準備各類文件資料證明該企業(yè)有能力獲得此項目，例如：企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照、合同原件、近年來發(fā)展的業(yè)績合同、公司印章等，但在一次投標活動中，由于相關(guān)的文檔材料沒有系統(tǒng)有序的存放，業(yè)績合同原本有7份，能夠找到的只有5份，其他兩份在另外一個同事手中，每一份業(yè)績合同就會為企業(yè)自身增加一分，最后該公司因為檔案管理的無序混亂狀態(tài)而招標失敗。從該公司的業(yè)務(wù)活動的經(jīng)歷來說，小微企業(yè)應(yīng)重視自身的檔案管理，它可以為小微企業(yè)直接創(chuàng)造利潤價值。

1.發(fā)揮小微企業(yè)檔案的憑證作用

從以上案例中可以得出檔案對于小微企業(yè)自身的發(fā)展起到身份證明的作用，小微企業(yè)在成立之初辦理的營業(yè)執(zhí)照未嘗不是小微企業(yè)自身存在的依據(jù)憑證，小微企業(yè)在發(fā)展活動中產(chǎn)生的業(yè)績合同作為一種事實性經(jīng)驗價值為小微企業(yè)的主要管理人員及時了解企業(yè)整體的經(jīng)營狀況、做出科學(xué)的決策提供依據(jù)，為今后的業(yè)務(wù)活動提供科學(xué)的參考。

2.發(fā)揮小微企業(yè)的知識儲備功能

檔案直接記錄了小微企業(yè)的生產(chǎn)活動過程、經(jīng)驗和成果，直接記錄了企業(yè)生產(chǎn)活動過程中的原生信息，各種業(yè)務(wù)活動中形成的檔案是真實的歷史記錄，反映了小微企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)律，在開展業(yè)務(wù)活動時起到參考和交流作用，小微企業(yè)之間存在有償?shù)募夹g(shù)轉(zhuǎn)讓和技術(shù)交流活動，這些都是通過檔案來實現(xiàn)的。

3.發(fā)揮檔案的經(jīng)濟功能

企業(yè)發(fā)展過程中的業(yè)績合同等文件對于證明企業(yè)的能力有著至關(guān)重要的作用，它可以直接為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。改變小微企業(yè)檔案管理無序的狀態(tài)，管好用好檔案有利于擴大再生產(chǎn)、提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。小微企業(yè)做好檔案管理工作對于小微企業(yè)全面發(fā)展、不斷提升小微企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。

四、新時代小微企業(yè)檔案管理對策分析

1.健全檔案管理體制，開拓新模式

加強檔案管理體制的建設(shè)，是提高小微企業(yè)管理科學(xué)化水平的基礎(chǔ)。企業(yè)自身內(nèi)部的管理體制要緊跟新時代的發(fā)展要求，小微企業(yè)逐步建立適合自身發(fā)展的法規(guī)體系《企業(yè)重大項目分類歸檔要求》、《業(yè)務(wù)合同管理》，結(jié)合小微企業(yè)在發(fā)展過程中的特點健全紙質(zhì)檔案、電子檔案的安全保密工作，完善檔案的保管、保密、利用、鑒定、銷毀等過程，使得小微企業(yè)檔案管理活動有法可依、有章可循。

開拓新時期小微企業(yè)檔案管理的新模式，根據(jù)小微企業(yè)人員少、部門少的特點，在規(guī)模較小的企業(yè)可以不用設(shè)置檔案室來管理檔案，可以設(shè)置一個專門的檔案管理機構(gòu)對小微企業(yè)發(fā)展過程中的各類檔案進行管理，這類機構(gòu)既不需耗費企業(yè)自身的過多費用也不會給企業(yè)帶來機構(gòu)設(shè)置上負擔(dān)。比如：在企業(yè)投標活動中設(shè)置專職人員負責(zé)收集、整理、妥善保管企業(yè)發(fā)展活動中對于企業(yè)盈利有關(guān)的文件檔案，公司重要印章、各類業(yè)績合同等，在進行投標活動中能夠及時有效的發(fā)揮檔案的作用，為小微企業(yè)贏得經(jīng)濟利益，避免因文檔丟失、損壞而給企業(yè)自身帶來經(jīng)濟損失。

小微企業(yè)可以將檔案寄存到檔案管理服務(wù)中心，這種運行模式企業(yè)本身并不與服務(wù)中心發(fā)生直接的利益關(guān)系。服務(wù)中心通過提供免費、專業(yè)、高效的服務(wù)，提供檔案的管理、分類、保存，幫助小微企業(yè)解決在檔案管理設(shè)施設(shè)備和專業(yè)人員上的現(xiàn)實問題。

2.強化檔案意識，提高對小微企業(yè)檔案管理重要性的認識

小微企業(yè)檔案是在其生產(chǎn)、管理等各項活動中形成的具有價值的文件材料，小微企業(yè)應(yīng)將檔案管理工作納入分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)以及各部門項目負責(zé)人的工作計劃中，以保證在安排生產(chǎn)計劃和項目計劃的同時，把有關(guān)文件檔案管理任務(wù)列入計劃之中。小微企業(yè)為了更好的發(fā)展，需要對檔案資源進行充分地運用，充分的認識到檔案能為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策、拓展新市場、尋找新的利潤增長點等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)各層進一步增強責(zé)任感，與時俱進，在資金、設(shè)備、人員的投入上加大支持力度，使檔案管理工作和企業(yè)的生存、發(fā)展有機地結(jié)合起來。

3.開發(fā)檔案價值，為小微企業(yè)各部門提供服務(wù)

運用合理的方式和手段開發(fā)檔案價值，為各部門提供服務(wù)。整合檔案資源，主動將企業(yè)的發(fā)展歷程呈現(xiàn)給企業(yè)員工。

第一、開發(fā)整理不同階段企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營、管理、決策有重大影響的文檔，呈現(xiàn)給員工，使各部門在先前成功的業(yè)務(wù)活動中積累經(jīng)驗。第二、充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，為用戶提供方便的開發(fā)檔案價值的方式。比如，檔案展覽，通過喜聞樂見的方式開發(fā)檔案的價值，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工等對檔案文化產(chǎn)生濃厚的興趣，自覺了解、開發(fā)檔案價值。

4.重視信息安全，規(guī)避小微企業(yè)檔案信息存在的風(fēng)險

小微企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)各層應(yīng)重視企業(yè)發(fā)展中的信息安全問題，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，要保護檔案信息及載體，防止丟失。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，小微企業(yè)的各類文檔以電子化的方式存儲在系統(tǒng)（下轉(zhuǎn)49頁）（上接38頁）當(dāng)中，這就要加強網(wǎng)絡(luò)運營的安全工作，制定相應(yīng)的法規(guī)體系，制定專職人員定期進行計算機系統(tǒng)的維護，及時修復(fù)漏洞，為企業(yè)各項文件檔案提供良好的存儲環(huán)境。

互聯(lián)網(wǎng)時代，電子文件的產(chǎn)生為企業(yè)人員的利用提供了便利，同時也存在利用與泄密的矛盾問題，規(guī)避檔案信息的存在風(fēng)險需要對企業(yè)內(nèi)部人員進行身份認證或者設(shè)置內(nèi)網(wǎng)的專用密碼，小微企業(yè)自身重要的合同文件、企業(yè)自身發(fā)展的內(nèi)在機密文件需要特殊的加密工作，對于相關(guān)的系統(tǒng)軟件需要升級、完善，對于跳槽、辭職的工作員要做好保密協(xié)議，確保企業(yè)檔案的絕對安全。

5.定期開展交流會，提高檔案管理人員素質(zhì)

小微企業(yè)要想更好地發(fā)展，需要聽取各個部門人員的建議和想法，依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展起來的小微企業(yè)其內(nèi)部工作人員的新奇想法—隱性知識為小微企業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)活動的開展提供新的思路，促進隱性知識顯性化，創(chuàng)造平等溝通環(huán)境。企業(yè)知識不僅涵蓋了大家熟知的顯性知識如文件、檔案等實體信息還包含了很多重要的不被注意的隱性知識：如員工的經(jīng)驗、技能以及各種社會關(guān)系等。建立開放的知識交流機制，鼓勵員工之間，上下層之間的交流，更多的人分享交流經(jīng)驗，促進創(chuàng)新型思維的產(chǎn)生。

（作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院）