對中共河北省委辦公廳印發(fā)的《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》解讀

齊春霞

2018年3月7日，中共河北省委辦公廳印發(fā)了《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》（冀辦發(fā)【2018】12號），該規(guī)定共七章三十一條，對制定依據(jù)、檔案鑒定、利用申請、利用審批、提供利用、使用要求等進行了明確，無論是對于省檔案館的利用工作還是對于利用者來說，均具有重要的指導意義。

一、對檔案利用行為進行了界定，對檔案利用原則進行了明確

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》指出：檔案的利用，是指對館藏檔案的閱覽、復制和摘錄。館藏檔案利用工作以維護黨和國家利益，最大限度滿足各方面合理利用需求，確保黨和國家秘密安全為原則。

二、對負責館藏檔案鑒定工作的單位和涉密檔案的解密以及開放與控制程序進行了明確

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》要求：館藏檔案的鑒定由河北省檔案館聯(lián)合檔案形成或者移交單位共同負責。檔案形成或者移交單位撤銷或者合并的，由河北省檔案館聯(lián)合承擔其職能的單位共同負責；無承擔其職能單位的，由河北省檔案館負責。按照相關(guān)法律法規(guī)應(yīng)當由河北省檔案館保管，但尚未移交進館檔案的鑒定，由檔案形成或者保管單位負責，并在移交前完成相應(yīng)工作。河北省檔案館代管檔案的鑒定由檔案代管單位或者承擔其職能的單位負責；經(jīng)檔案代管單位授權(quán)，河北省檔案館可對代管的檔案進行鑒定。

標注密級的館藏檔案，鑒定時應(yīng)當首先進行解密審核。解密審核工作由原定密機關(guān)、單位負責。原定密機關(guān)、單位撤銷或者合并的，由承擔其職能的機關(guān)、單位負責，也可以由其上級機關(guān)、單位或者保密行政管理部門指定的機關(guān)、單位負責。

館藏檔案經(jīng)鑒定符合開放條件的，經(jīng)省檔案局批準后予以開放，必要者報省政府批準后予以開放；暫不符合開放條件的，應(yīng)當控制使用，并報國家檔案局批準，延期向社會開放。

三、明確了利用申請的種類、查檔公函的內(nèi)容、出具查檔公函的單位與職責以及簡化利用手續(xù)的條件

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》強調(diào)：我國公民、法人和其他組織申請利用開放檔案應(yīng)當持介紹信或者工作證、身份證等合法證明；申請利用控制檔案、未到開放年限和代管檔案應(yīng)當辦理規(guī)定的查檔手續(xù)；為編輯制作出版涉及老一輩無產(chǎn)階級革命家和省級領(lǐng)導同志重大題材作品申請利用檔案，必須提供相關(guān)立項批復文件；我國公民、法人和其他組織申請利用控制使用檔案、未到開放年限檔案，應(yīng)當提供市廳級單位辦公廳（室）或相應(yīng)職能部門出具的查檔公函。這些單位包括：各市（含定州、辛集）黨委和人民政府，雄安新區(qū)黨工委和管委會，省直各單位，省軍區(qū)，武警河北省總隊，各人民團體，中直駐冀各單位。查檔公函應(yīng)當明確利用目的、內(nèi)容、聯(lián)系方式等。負責出具查檔公函的單位應(yīng)當對利用目的、范圍的合理性進行審核。

申請利用控制使用檔案、未到開放年限檔案，下列情況可以簡化利用手續(xù)。（一） 申請利用本組織形成、向省檔案館移交檔案的，提供本組織出具的查檔公函。（二） 申請利用本人或者近親屬捐贈檔案的，提供相應(yīng)證明。（三） 申請利用工齡、學歷、職稱、任職、獎勵等憑證檔案的，提供所在單位人事部門、人事檔案管理部門等出具的查檔公函。

四、對利用未開放檔案的審核與審批單位進行了明確

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》明確要求：河北省檔案館應(yīng)當對申請利用的控制使用檔案、未到開放年限檔案進行審核，提出利用意見。利用秘密級、機密級國家秘密或者一定敏感內(nèi)容，泄露會使黨和國家安全和利益遭受嚴重損害的一般控制使用檔案，由省檔案館負責審批。利用絕密級國家秘密或高度敏感事項，泄露會使黨和國家安全和利益遭受特別嚴重損害的嚴格控制使用檔案，其形成單位或者移交單位申請利用的，由省檔案館審批；其他單位申請利用的，由省檔案館報省政府辦公廳審批。涉及國防、外交、統(tǒng)戰(zhàn)、民族、宗教、意識形態(tài)等內(nèi)容的，根據(jù)需要征求省直主管部門的意見，有關(guān)部門應(yīng)當及時答復。

臺、港、澳同胞和華僑如查取本人及其親屬歷史證明，可持本人回鄉(xiāng)證和身份證等有效證件，直接到省檔案館利用；利用其他開放檔案，需經(jīng)大陸邀請單位、合作單位或接待單位介紹，向省檔案館提出申請，省檔案館在受理申請之日起30個工作日內(nèi)就是否準予利用檔案做出答復。

外國組織和個人利用本館開放檔案的，需持來華有效證件，由本省外事主管部門或同級以上組織介紹，向省檔案館提出申請；外國組織和個人根據(jù)與我國各級政府及其工作部門簽訂的有關(guān)文化交流協(xié)定，可通過簽訂協(xié)定的有關(guān)部門的介紹，提出申請；外國組織和個人以其他途徑利用省檔案館檔案的，可以向省檔案館提出申請，省檔案館在受理申請之日起30個工作日內(nèi)就是否準予利用檔案做出答復。

我國公民、法人和其他組織利用雖是省檔案館保存且已經(jīng)到期開放，但省檔案館無權(quán)提供利用的中央、國務(wù)院及各部、委、辦、局以及省檔案館代管的檔案，須憑蓋有本組織一級印鑒或公民本人所在街道（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）以上組織的查檔公函，到省檔案館辦理申請手續(xù)，省檔案館受理后就是否準予利用檔案及時做出答復。

利用者利用檔案，禁止拍照。如因特殊工作需要拍照的，應(yīng)提出申請，省檔案館受理后就是否準予拍照及時做出答復。

五、明確了在提供利用過程中省檔案館和利用者之間的權(quán)利與義務(wù)

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》明確要求：省檔案館對摘錄、復制的檔案應(yīng)當逐件登記在冊。摘錄、復制涉密檔案應(yīng)當符合保密規(guī)定。省檔案館對同意利用者帶走的檔案摘錄、復制件，加蓋“河北省檔案館檔案復制專用章”；數(shù)字化成果檔案需添加水印后方可打??；與利用者履行交接手續(xù)并簽訂使用協(xié)議。省檔案館已經(jīng)縮微和數(shù)字化處理的檔案，原則上不向利用者提供原件。需要修復、整理的館藏檔案原件，一般不提供利用。館藏檔案原件一律不外借。

《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》強調(diào)：利用者利用省檔案館館藏檔案應(yīng)當遵守省檔案館規(guī)章制度，服從工作人員安排。經(jīng)省檔案館同意，利用者可以閱覽、摘錄、復制有關(guān)檔案。利用者使用館藏檔案必須專題專用，未經(jīng)允許，任何單位和個人不得擅自公布。利用者對摘錄、復制的控制使用檔案，應(yīng)妥善保管，嚴格保密，不得擴散或者轉(zhuǎn)讓。使用館藏檔案匯編出版、陳列展出等，應(yīng)當征得省檔案館同意，并注明材料來源。使用館藏檔案制作的各種載體出版物，應(yīng)向省檔案館提供5套備查。

（作者單位：河北省檔案局）