淺談有效提升初中學(xué)校檔案管理效能的對策

金毅

[摘要]在社會信息化不斷強(qiáng)化的背景下，學(xué)校為了實現(xiàn)更加全面的發(fā)展，對各種信息的獲取要求也有所提高，尤其是檔案信息。初中學(xué)校檔案工作是教師從事教育管理、學(xué)生學(xué)習(xí)活動中非常重要的內(nèi)容，本文對檔案管理效能的提升策略進(jìn)行了分析，對初中學(xué)校的發(fā)展具有重要意義。

[關(guān)鍵詞]初中學(xué)校 檔案管理 效能 對策

對于初中學(xué)校而言，其中的教學(xué)研究工作、學(xué)生管理工作，基本上都會形成檔案，是保存文字、圖片等資料的載體，更是一種信息來源，在學(xué)校發(fā)展中具有非常重要的作用。通常來說，初中學(xué)校檔案管理主要包括收集資料、整理、鑒定及歸檔等方面的內(nèi)容，能夠為教師、學(xué)生提供信息服務(wù)。但是在新時代背景下，初中學(xué)校管理人員沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，基于此，本文重點分析了提升檔案管理效能的策略，希望能夠為教育領(lǐng)域檔案管理工作的發(fā)展起到一定幫助。

一、初中學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

（一）缺少高素質(zhì)管理隊伍

通過對初中學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其中仍然存在一些問題，這些問題的根本原因為缺少高素質(zhì)的檔案管理隊伍。我國關(guān)于檔案管理工作的相關(guān)專業(yè)設(shè)置較晚，專業(yè)管理人員比較匱乏，再加上近幾年學(xué)校對檔案管理工作的重視，而現(xiàn)階段初中學(xué)校生源劇增，師資緊張，很難再引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員。在這種情況下，初中學(xué)校只有降低要求，由副課老師兼任，或是從事檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，而且無法深入認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，不利于檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行。

（二）檔案管理制度亟待完善

管理制度的不完善也是初中學(xué)校檔案管理工作中亟待解決的問題。目前，學(xué)校檔案管理人員仍然采用以往的管理方式，缺少科學(xué)、合理、規(guī)范的制度，甚至沒有建立檔案管理制度，檔案管理的效用得不到發(fā)揮。雖然部分學(xué)校建立了檔案管理制度，但是卻形同虛設(shè)，導(dǎo)致其中依然存在很多問題。

（三）信息化管理模式不夠完善

目前，大部分初中學(xué)校在管理各種檔案的過程中，仍然采用人工管理方式，對于檔案儲存、檔案應(yīng)用及檔案開發(fā)等工作，依然是紙質(zhì)的形式，沒有實現(xiàn)信息化或數(shù)字化。在這種情況下，不僅增加了檔案管理工作的工作量，再加上紙質(zhì)檔案對管理環(huán)境有很大要求，經(jīng)常需要花費大量資金，增強(qiáng)工作成本的同時降低了檔案管理工作效率。因此，初中學(xué)校檔案管理工作應(yīng)該不斷完善信息化管理模式，提升管理效能。

二、初中學(xué)校檔案管理效能的提升策略

（一）構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理人員隊伍

新時代背景下，檔案管理工作發(fā)生了本質(zhì)上的改變，只有接受過檔案管理方面教育的管理人員才能擔(dān)任工作，確保檔案管理工作的規(guī)范性。因此，初中學(xué)校應(yīng)該提升檔案管理人員的素質(zhì)，構(gòu)建高素質(zhì)、高水平的檔案管理人員隊伍。首先，初中學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作在學(xué)校管理方面的重要性，加大檔案管理資金投入，選聘檔案管理人員時應(yīng)該優(yōu)選選擇接受過檔案專業(yè)教育的人才，在必要的情況下，可適當(dāng)增加績效。對于新入職的管理人員可以進(jìn)行綜合培訓(xùn)，提高工作效率；其次，一些初中學(xué)校中的兼職檔案管理人員缺少專業(yè)知識及管理技巧，針對該種情況，學(xué)校應(yīng)該在自身實際情況的基礎(chǔ)上，對在職人員展開業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并邀請知名檔案管理專家到學(xué)校開設(shè)講座，使學(xué)校管理人員在傾聽、學(xué)習(xí)的過程中提高對學(xué)校檔案管理重要性的認(rèn)識。

（二）建立完善的檔案管理制度

針對初中學(xué)校檔案管理工作中存在的制度問題，相關(guān)人員需要尋找突破口，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度，對檔案管理人員的行為進(jìn)行約束，避免出現(xiàn)濫用職權(quán)、造假學(xué)生檔案的現(xiàn)象。首先，要想提升檔案管理工作的效能，務(wù)必落實責(zé)任制度，確定每個工作人員的任務(wù)內(nèi)容及其承擔(dān)的責(zé)任，隨后將其落實在具體工作中。該種責(zé)任到人的制度，不僅提升了檔案管理人員收集材料的效率，而且還增強(qiáng)了管理人員的責(zé)任意識，以防在工作中出現(xiàn)失誤；其次，建立健全的獎懲制度，如果獎懲機(jī)制不夠健全，會弱化檔案管理人員的積極性，所以，應(yīng)該制定競爭上崗機(jī)制，培養(yǎng)出高素質(zhì)的檔案管理人才；最后，控制經(jīng)費的支出。為了保證檔案管理工作的經(jīng)費不超出預(yù)算，應(yīng)該控制一些不必要的支出，這樣才能真正提升初中學(xué)校檔案管理效率。

（三）優(yōu)化信息化檔案管理模式

在信息化時代下，初中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員都要更新理念，充分挖掘能夠提升檔案管理信息化水平的策略。首先，檔案管理人員要認(rèn)識到信息化管理模式在檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作的重心轉(zhuǎn)移到服務(wù)模式構(gòu)建及落實等方面；其次，在檔案數(shù)字化管理過程中，管理人員可以將檔案中的圖片、文字等轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢岳糜嬎銠C(jī)進(jìn)行識別的代碼。并且進(jìn)行統(tǒng)一儲存；再次，對于轉(zhuǎn)化完成的檔案信息，管理人員應(yīng)該將其傳輸?shù)綌?shù)據(jù)管理平臺中進(jìn)行管理，需要有需要的話可以進(jìn)行進(jìn)一步的轉(zhuǎn)化，使其能夠更加準(zhǔn)確的被計算機(jī)識別；最后，初中學(xué)校應(yīng)該在自身情況的基礎(chǔ)上構(gòu)建適合本校發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，采用計算機(jī)完成檔案的處理工作，如學(xué)生信息錄入、修改、完善等，在加快信息化傳遞的同時，使檔案管理工作與信息化社會相結(jié)合。

三、結(jié)束語

綜上所述，在新時代發(fā)展背景下，初中學(xué)校以往的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展需求，因此，需要從構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理人員隊伍、建立完善的檔案管理制度、優(yōu)化信息化檔案管理模式等方面入手，減輕管理人員壓力、提升工作效率，為初中學(xué)校的發(fā)展提供信息服務(wù)。