淺析醫院檔案管理的特點以及開發利用

胡晶

摘要：在醫院管理體系中，醫院檔案管理是一項重要的工作環節。作為綜合性、基礎性的管理工作，其主要的工作職責是對于各個部門真實的工作情況進行收集 記載，形成文獻資料以保存。可見，檔案內容包括醫院的歷史，對于醫院的未來發展起到重要的影響作用。對于醫院檔案管理特點以把握，并有效地開發利用，對于推動醫院工作順利發展具有重要的意義。

關鍵詞：醫院檔案管理；管理特點；開發利用

醫院檔案管理是加快醫院文明建設的象征。在檔案內容中，所涵蓋的資料非常廣泛，除了醫療技術資料、教學科研資料、財務統籌資料和行政管理資料之外，還實現了檔案資料形式的多樣性。這些資料都是醫院的歷史記憶，具有較高的價值，一旦出現資料損壞或者丟失，就難以再恢復了。醫院檔案真實地記錄了醫院的發展歷程，醫院所具備的醫療技術，堪為是發展進程中的寶貴財富。

一、醫院檔案管理的特點

（一）醫院檔案管理的綜合性特點

醫院檔案管理的綜合性特點主要體現為醫院檔案的類別來源于多方面。醫院檔案主要是由醫院辦公室下設的綜合檔案室承擔管理職責，各個業務部門定期將本部門的檔案資料上報，其中所涵蓋的資料內容涉及到醫院的義務、科研、人事、財務、黨務等多個方面。從檔案資料的來源來看，除了各種行政文件、政策性文件、黨務文件和上級下發的指導性文件之外，還包括各個業務部門相互往來的文件以及編史修志材料等。

（二）醫院檔案管理的專業性特點

醫院檔案管理的專業性特點主要是針對檔案管理的內容而言。醫院以醫療工作為主，在工作中所產生的檔案專業性強，是醫院檔案主體的客觀反映。基于醫療工作具有較強的專業技術性，相關的檔案資料同樣專業性很強，所記述的內容涉及義務診療和操作技能、醫療研究、醫院的未來發展規劃、醫院不同時期所制定的各項制度等。

（三）醫院檔案管理的階段性特點

醫院檔案管理的階段性特點主要體現為檔案收集和整理要分階段完成。醫院的行政管理涉及到方方面面，設立了多個科室，各自承擔著不同的行政管理職責。另外，醫院管理劃分為不同的領域，那么所產生的檔案資料存在著一定的分散性。為了保證醫院各個業務部門所提供的檔案資料的連續性，就要定期將期間內所形成的材料上交到綜合檔案室。特別是一些醫院大事記資料，要及時地送到綜合辦公室保存，以避免資料丟失。在保持檔案資料連續性的同時，還要對于所產生的各種文件資料進行系統化管理，以確保檔案資料的完整性。綜合檔案室對于醫院檔案資料的整理通常為半年一個周期或一年一個周期不等。

（四）醫院檔案管理的保密性特點

醫院收集和整理檔案資料，其目的不僅僅是將這些資料保存起來，而是提供多方面服務以有效利用，提高檔案資料的社會價值。醫院檔案資料的專業性和業務性的特點，也就決定了檔案資料的保密性。雖然目前醫院對于檔案資料實施了信息化管理，并建立了共享平臺，但是依然要設置保密級別，對于不同類別的檔案設置不同的訪問限制。由于醫院檔案的開放程度有限，并不提供更為深層次的社會性服務，而僅僅局限于本院工作人員使用。

二、醫院檔案管理的開發利用

（一）實現信息化管理建設對醫院檔案管理以開發利用

處于信息化時代，對于醫院檔案實施信息化管理是促進醫療衛生事業發展的必要途徑。目前的一些醫院中，醫院信息系統、辦公自動化、醫學影像信息系統運用于醫院的各個領域中，建立醫院檔案信息化管理成為了檔案管理有效開發利用的關鍵。實現醫院檔案信息化，不僅可以改善管理環境，而且還將原本封閉式的檔案管理沖破各種局限而開放化管理。檔案管理過程中的各個環節，包括信息資源的收集、整理以及所履行的服務功能都會因信息化而發生改變。檔案信息化系統還可以對于醫院檔案管理的各項資源進行合理配置，以利于檔案工作在其功能性上發揮獨特的優勢。

（二）提高檔案管理人員素質為醫院檔案管理提供開發利用的保證

醫院檔案管理從管理內容上而言，具有綜合性特點，從技術性的角度而言，具有專業性特點，這就需要檔案管理人員具有較高的職業素質。一些醫院的檔案管理人員由辦公室人員擔任，不僅缺乏檔案專業性知識，而且綜合素質無法滿足檔案管理需要，導致醫院整體檔案管理水平缺乏活力，呈現出嚴重的滯后性。為了使醫院檔案管理人員的職業素質能夠跟上時代發展，醫院可以制定檔案人員的培訓計劃，并采取多種形式展開，使檔案管理人員可以根據工作需要和自身特點接受專業培訓、進修學習或者繼續教育，目的是促進檔案管理知識的更新。此外，檔案管理人員還要深入到臨床一線采集檔案信息，適當地擴展業務，以提高檔案管理水平。

醫院作為社會醫療服務機構，以醫療管理為主，輔助行政管理、人事管理和財務管理工作等，因此醫院檔案管理屬于是綜合性很強的工作。醫院的各項活動情況以及工作運行狀況，都在醫院檔案中有所體現。可見，醫院檔案管理不僅種類多、覆蓋面廣，而且專業性強，并具備一定的綜合性。對于這些真實的歷史記錄，進行開發利用，對于醫院的發展具有重要的作用。

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