運用戴明循環法提高普通醫用耗材庫存管理效率

高小坤 許 穎 仇國麗 于 靜 陳立星 葛文俊

隨著醫學技術的飛速發展，醫用耗材成本已成為繼藥品成本、人力成本之外的第三大醫療業務成本之一[1]。然而，隨著醫用耗材零差率、按疾病診斷相關分組(diagnosis related groups，DRG)支付等醫改新政的不斷推進，使加強醫用耗材的成本控制成為醫院實現可持續發展的必然選擇，其中普通醫用耗材的庫存管理是關鍵。

普通醫用耗材是指醫療機構在開展醫療服務過程中使用的，按國家相關法規納入醫療器械注冊管理的，或取得上級行政主管部門許可并具有醫療特征的單價不高的消耗性衛生材料，包括一次性及可重復使用的醫療器械及低值易耗品等[2]。普通醫用耗材在使用中存在兩大矛盾:①使用頻率高但是單次使用量少；②需求時間不確定但要求供應及時性[3]。由此，決定了普通醫用耗材必須保有一定的庫存量，但是過量的庫存又會造成物資積壓和資金占用，導致庫存效率降低以及庫存成本增加。為此，本研究自2017年初引入戴明循環(plan do check action，PDCA)法改善普通醫用耗材庫存管理以來取得顯著效果。

1 PDCA法與普通醫用耗材庫存管理

PDCA法包括計劃(Plan)、執行(Do)、檢查(Check)和處理(Action)4個階段，是廣泛應用于質量管理的標準化、科學化的循環體系[4]。將PDCA法的理論與方法應用于管理活動當中，有利于引導醫院管理走向科學化、精細化以及專業化，營造人人參與、持續改進的良好氛圍，是發現問題、推動工作和解決問題的有效工具[5]。

將PDCA法運用到普通醫用耗材庫存管理中，在提高庫存管理效率、降低庫存成本與保障供應之間尋求合理平衡[6]。①分析庫存管理現狀，及時發現相關問題；②對導致庫存管理問題的各種影響因素進行探討，確定主要原因，并針對主要原因提出相應的解決方案，擬定目標值；③執行方案，檢查執行結果，并將結果與預定的目標進行對比；④總結成功經驗，制定庫存管理的相關標準和規范，將待解決或新出現的問題轉入下一輪PDCA法循環解決。

2 PDCA法在普通醫用耗材管理中的應用

2.1 計劃階段(Plan)

計劃階段是經過對現狀的分析研究，找出存在的問題及影響因素，擬定相應的措施并確定目標值。

(1)分析現狀發現問題。庫存周轉率與庫存周轉天數是衡量庫存管理效率的重要指標，一定范圍內，庫存周轉率越高，庫存周轉天數越短，表明庫存管理效率越高。目前，普遍的計算方法為公式1、公式2和公式3:

通過分析每月收支報表，計算普通醫用耗材庫存周轉率以及庫存周轉天數，發現庫存周轉率較低，庫存周轉天數較長，表明普通醫用耗材庫存管理效率較低，庫存管理水平亟待提高[7-8](見表1)。

(2)針對問題查找原因。針對普通醫用耗材庫存管理效益低的問題，成立由化學試劑和醫用耗材采購供應中心1名負責人、1名試劑采購員、1名耗材采購員、3名庫管、2名會計和1名耗材銷售共10人組成的PDCA團隊，進行小組討論。運用頭腦風暴法對普通醫用耗材庫存管理效率低下的原因從管理、信息、工作人員、供應商、方法及物品6個方面進行分析，找出相關影響因素，并繪制魚骨圖，如圖1所示。

(3)確定主要原因。Pareto定律(二八定律)認為絕大多數的問題或缺陷產生于相對有限的起因，即20%的原因造成80%的問題[9]。根據Pareto定律在魚骨圖的基礎上確定造成庫存效率低的主要原因為:①庫房管理粗放；②員工成本意識不強、提高效率與效益最大化思維缺乏；③采購方法不科學；④需求預測隨意性大；⑤物品滯庫＞100 d。

(4)制定對策擬定目標值。針對主要原因，制定對策，并擬定行動計劃。對策包括加強庫房物資管理、提高員工成本意識、優化采購方法、科學測算采購數量以及動態處理滯留物品。①物資管理，根據普通耗材用途結合使用科室進行分類，分別存儲定位擺放(條件成熟可實行庫位碼管理)；②提高員工成本意識，組織相關文獻學習培訓，改進傳統意識、提高執行能力，按區域責任到人動態管理；③優化采購方法，根據不同物資設定警戒庫存量，量入為出擬定不同的采購方法，大宗物資批量采購及時分發下送，一般物資少量多采，使用頻次和數量較少產品實時采購，要求供應商準確發貨、及時發貨，強化供應商伴隨服務考核，以提高其依從性[10]；④科學測算采購數量，信息系統獲取歷史入出庫流量，采購員結合實際情況進行階段性的分析與測算，計算出周采購計劃，采購與庫管一起做好在庫在架的物資盤點，完成帳物相符的基礎工作，共同研究制定采購數量；⑤滯留物品處理，信息系統設定滯庫物品的月度提醒，在庫管、采購和科室負責人之間數據共享，形成監督和監管機制，適時協調處理滯庫物資。

表1 實施PDCA法前普通醫用耗材庫存效率

圖1 普通醫用耗材庫存管理魚骨圖

(5)具體實施方案。計劃行動時間段為2017年4-11月，此階段完成一個PDCA循環。針對提高普通醫用耗材庫存周轉率、縮短庫存周轉天數擬定目標值，預計運用PDCA法改善庫存管理以后，庫存周轉率至少提高20%、庫存周轉天數至少縮短20%。

2.2 執行階段(Do)

執行階段是根據計劃階段制定的對策和措施加以實施并達到既定的目標。具體實施方法為:①庫房實行三色五區管理，重點落實合格品區(綠色)管理工作，分類存儲、分開管理、責任到人[11]；②庫管員按照物資類別認定責任管理區域，邀請相關專家進行專題培訓，轉變思維提高改進意識與能力；③庫管員與財務人員合作，對一級庫房進行一次大盤點，做到帳物相符和帳帳相符，科室負責人加強階段性的督查和抽查；④梳理在庫在架物品的年、月入出庫數量，研究其動態規律，在信息系統內設定最低庫存報警量[12]；⑤梳理大宗產品品種，整件發貨單次出庫量＞3件，統計同一科室的品種需求、每日、每周及每旬的使用量；⑥與使用部門對接，要求供應商將大宗物資直接送達使用部門，庫管員、使用部門負責人和供應企業送貨員三方現場驗貨簽收，即時進行入出庫處理；⑦庫管員與采購員密切配合，雙方及時對接到貨情況和庫存情況，按月養護時共同關注滯留物品，及時請示報告，對滯庫百日物品進行催銷或作退貨處理；⑧對批量采購品種實施少量多次、加快周轉的“短平快”模式，按需采購的大宗物資，一級庫房實施零庫存管理，實時采購物品實施供應商備用二級庫、使用后再結賬的超市式零庫存管理模式；⑨專職會計根據報表和計算公式，每月初向科室負責人上報庫存物資實際結存總額和庫存周轉率；⑩實行供應商評價與考核，要求供應商按訂單發貨，考核其到貨的準確性和及時性。

2.3 檢查階段(Check)

檢查階段主要是在計劃執行過程中或執行之后，檢查執行情況，是否符合計劃的預期結果。根據本次PDCA法既定的目標檢查普通醫用耗材庫存周轉率、庫存周轉天數變化情況。

從信息系統的月收支報表中分別提取實施PDCA法前(2016年4-11月)及實施PDCA法后(2017年4-11月)的普通醫用耗材的每月出庫總金額、期初庫存金額和期末庫存金額，分別計算每月庫存周轉率與庫存周轉天數，并進行統計分析。結果PDCA法實施前后，庫存周轉率由342%提高至445%，差異具有統計學意義(t=-3.227，P＜0.05)，庫存周轉率較之前提高30.12%，超過20%的既定目標；庫存周轉天數由9.52 d縮短至6.90 d，差異具有統計學意義(t=2.721，P＜0.05)，庫存周轉天數較之前縮短27.52%，也超過20%的既定目標，見表2。

表2 實施PDCA法管理前后普通醫用耗材庫存效率變化(±s)

表2 實施PDCA法管理前后普通醫用耗材庫存效率變化(±s)

管理時間 庫存周轉率 庫存周轉天數PDCA前 3.42±0.85 9.52±2.87 PDCA后 9.52±2.87 6.90±0.61 t值 -3.227 2.721 P值 ＜0.05 ＜0.05

2.4 處理階段(Action)

處理階段是PDCA的關鍵階段，處理階段對計劃、執行及檢查階段進行總結分析，是下一階段PDCA持續進行的基石。處理階段包括標準化以及將遺留問題轉入下一階段PDCA兩個步驟。

(1)標準化。在加強庫存管理、提高庫存管理效率的PDCA中，將在采購、倉儲、入出庫和員工職責方面采取的有效措施進行總結，并形成標準化制度。①采購:定期測算常用物資的使用頻率，結合“按需采購”原則優化采購模式。使用部門不多、應用數量較少的物資，采取二級庫備貨、一級庫零庫存模式，實時采購[13]。使用部門較多、應用數量較大的物資，實行一級庫批量采購，特殊情況一級庫緊急采購，批量采購物資在信息系統科學設定警戒庫存，采購員審核系統生成的補貨數量結合實際周轉數量確定訂單(以不超過一周用量為準)，訂單發送時告知供貨商采購訂單情況，要求其及時、足量及準確送貨，并將預估到貨時間通知庫管，順利對接批量收貨時間和庫容；②倉儲:做到“二齊”、“三清”、“四定位”，即“物資擺放整齊、庫容干凈整齊”，“區域清、數量清、規格標識清”，“按區、按排、按架、按位定位”，庫位相對固定，堆垛符合倉儲規范；③入出庫:根據到貨清單、相應票據和驗收記錄完成入庫記賬程序，按請領單據“照單發貨”打印三聯出庫單，隨貨同行下送至使用部門簽回。在入出庫全過程中進行庫管和會計的雙人復核制，確保賬物相符；④員工職責。明確各崗位工作職責和對應的績效考核方案，明確全員培訓內容，包括法律法規、行業標準和崗位說明書等專業知識，對照崗位聘用目標責任書和制度，完成各種考核，嚴格獎懲制度，激勵員工按標準辦事。

(2)遺留問題進入下一個PDCA。在庫存管理的信息化中，發現庫存管理信息系統存在功能不全的問題，有待化學試劑和醫用耗材采購供應中心組織與信息處的進一步探討和論證，并將此問題轉入下一階段PDCA，以尋求優化改善。

3 結語

在普通醫用耗材庫存管理效率較低的情況下，運用PDCA法通過各方參與和配合，加強了庫房和員工管理，并對滯庫物品進行動態處理，實現了物資需求科學預測及采購。PDCA法使庫存管理制度化、規范化和標準化，可極大提高庫存周轉率，縮短庫存周轉天數，進而減少物資積壓，降低庫存成本。運用PDCA法進行普通醫用耗材庫存管理，能夠有效提高醫院各部門的團結協作能力，為醫院創造更多的社會效益[14]。PDCA法操作簡單，易于理解并且成效顯著，能夠將經驗管理轉化為科學管理，符合公立醫院加強精細化管理的目標[15]。