公共圖書館數字資源部門電子文件管理策略

文/天津圖書館 劉文寧

我國《電子文件管理暫行辦法》總則第二條定義電子文件，是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件是信息社會交往的基本工具，它是完整的業務憑證和業務過程的真實記錄，是業務活動高效持續開展的助推器，也是記錄人類社會記憶的新型載體。

公共圖書館數字資源部門信息化時間較早，辦公文件以電子文件為主導，紙質文件占比較低，電子文件管理是一項十分重要卻易被忽略的工作。電子文件如果僅著眼于眼前操作的方便，未從文件管理的角度加以思考，會導致工作基礎的根基不牢固。

一、電子文件的特點

數字資源部門電子文件具有涉及內容廣泛、文件類型復雜、多媒體文件數量多、體量大等特點。內容主要涉及各項會議、培訓、讀者活動的圖片和視頻記錄，圖書館網站和子網站群及其數據庫文件、部門行政事務文件、自建數字資源數據庫、國家公共數字文化工程文件以及其他辦公和多媒體制作軟件等電子文件。其中圖片、視頻、數據庫等多媒體文件相較其他業務部門數量多、占用存儲空間大。同時數字資源部門的電子文件類型較為復雜，主要分為以下幾種類型，見“表1”：

表1 電子文件類型和對應格式

二、電子文件管理存在的問題

（一）搜尋困難。隨著業務的發展，電子文件越來越多，造成查找困難。從實際操作來看，主要包含兩方面的問題：一是缺乏統一科學的電子文件保存規范。現有的電子文件保存規范比較注重保存功能，輕視查找功能，使得工作人員在儲存電子文件的時候較為簡便易行，查找的時候卻較為繁瑣。二是缺乏電子文件存儲系統。現有電子文件的存儲，僅是為其配套了獨立的硬件設施，例如采購大容量硬盤。雖然硬件設施的提供是電子文件存儲的基礎，但是軟件的發展水平制約著電子文件的利用水平。沒有相應的軟件進行管理，電子文件的搜索還采用人工搜索的舊模式，例如靠形成日期進行查找，靠題目進行查找，靠工作人員記憶查找等，查找耗時且查準率低，有時還會遇到尋找含有某人的圖片或者視頻鏡頭無從下手的情況，影響了工作效率。

（二）存儲空間有限，長期保存工作欠缺。數字資源部門存儲的多媒體文件尤其是視頻文件由于要保存攝像機原始記錄和不同格式的加工成品，體量大，增長速度快，用于存儲視頻文件的移動硬盤消耗速度快。硬盤的不穩定性決定了其不適合作為長期保存的介質。移動硬盤具有刪除后文件直接丟棄的特點，誤刪或者誤操作可能帶來不可挽回的損失。加之科技的不斷進步，移動硬盤的USB接口也在不斷升級，不同版本的接口兼容性和傳輸速度也會出現不一致等問題，一旦原裝數據線出現問題，替代品能否正常快速工作，也是不確定因素之一。移動硬盤有時會交給外包公司將其所完成的工作任務拷貝到其中，這又加大了硬盤感染病毒、震動損壞的風險。

（三）歸檔機制不完善。由于電子文件存在易儲存、易修改、易轉移和易損壞等特點，歸檔機制的不完善會造成以下幾方面的問題：一是電子文件的易儲存性，如果沒有明確的歸檔時間要求，造成電子文檔的積壓，會加大搜尋的難度。二是電子文件的易修改性，文件和數字資源在形成終版的過程中往往需要多層級審批和多次修改，大量的廢棄電子文件產生，使得終版往往淹沒在廢棄的文件中，這樣就極易造成工作人員的誤存，也是一些部門選擇將紙質版文件作為正式歸檔文件的原因。三是電子文件的易轉移性，造成其檔案安全性不夠。即使有專業的防火墻來保證電子文件的安全，但是也有存在漏洞的可能，未及時歸檔的電子文檔的安全性受到了挑戰。四是電子文件易損壞性，在存儲介質轉移過程中，電子文檔查閱過程中，人為誤操作或硬件設施自然損壞等情況都可能造成文件損壞。

三、電子文件管理的對策

（一）制定管理規范，提高管理意識。從工作實踐出發，制定較為詳細的工作流程和有效的操作規范，并用于業務工作的指導。例如：規范存儲空間申請的操作流程，規范操作人員的流程，規范長期保存數字資源的數據提交、數據核查、數據保存，臨時存儲介質規劃等業務流程，規定對館藏數字資源、原生數字資源、網絡采集數字資源及合作建設特色文化資源等電子文件進行長期保存的機制，采用更新和遷移等方式保證數字資源的安全存儲和永久獲取，建立詳細的資源保存清單，制定電子文件日常管理方案和應急預案，做到電子文件管理的制度化和常態化。在實際業務工作中，隨著數據復雜度的提高、業務系統重要性的提高、業務復雜程度的提高，要及時地完善長期保存管理制度，在流程控制、規范審核、人員選擇、業務管理等多方面進行不斷改進和提升，從而建立合理的保存系統，適應公共圖書館的發展。

（二）將元數據著錄工作落實到位。電子文件的管理就是元數據的完善和管理。根據實際工作情況，電子文件元數據可分為電子業務元數據、保管元數據和資源描述元數據三種類型。其中電子業務文件需要確定一份簡單合理的命名規則并能夠做到人人遵守；保管元數據需要設立專人進行隨時登記和定期維護；資源描述元數據可以根據電子文件不同類型參照國家圖書館數字圖書館對象數據的元數據標準進行著錄，這需要具備一定知識和經驗的工作人員來完成。

（三）建立電子文件長期保存機制。我國國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》中指出存儲電子文件的介質為光盤、磁帶、硬磁盤等。異質備份是把電子文件拷貝到不同性質的介質上，如分別存儲在磁性載體和光學記錄載體上，而同一類型的儲存介質也應選擇不同廠商的產品或者同一廠商不同批次的產品，降低因特定制造商或是特定批次產品出現問題的風險。海量的數字資源作為圖書館服務的根基與保障，為存儲規劃、存儲管理、存儲系統建設等都提出了嚴峻的挑戰。因而，要學習最新的存儲技術，汲取成功的技術方案和經驗成果，從而為資源的保存提供堅實的技術保障。建立電子文件長期保存機制，策略為光盤一套，磁帶一套，硬盤一套。磁帶的保存性能比較穩定，性價比較高，所以使用磁帶作為數字資源長期保存的介質。在進行長期保存工作中要防止電子文件的變更和破壞，也要保持其可獲得性。

（四）合理使用媒體資產管理系統。媒體資產管理系統是一套專業的數字化軟硬件系統，其在電子文件的管理和使用過程中具備以下特色和優勢：

1.上載文件和格式轉換。通過專業的格式轉換處理服務器完成上載音視頻、圖片、文檔的格式轉換和添加數字水印等任務。音視頻編碼格式轉換可以將高清晰度視頻轉換為可用于網絡播放的H.264，FLV文件。視頻可以在重要的時間節點進行關鍵幀抽取，方便后期查找。

2.元數據編目。媒資系統提供文件編目功能，支持xml、excel等元數據格式文件的批量導入。不同類型的文件提供不同元數據著錄結構，且可根據實際文件自定義編目。系統對圖片文件可以直接讀取EXIF信息，自動映射到相應的元數據字段。

3.存儲機制和數據安全。數據冗余是實現數據安全的最基本手段，媒資系統采用在線、近線和離線三級存儲方式，將重要的電子文件備份存儲在兩盤數據流磁帶上，對一份數據創建多份副本來保障數據安全。

4.檢索功能。媒資系統可以實現文檔的全文檢索，并且提供以創建修改時間、格式、大小、標簽、邏輯關系等條件進行電子文件的高級搜索，實現文章的準確便捷搜尋。

5.系統管理。系統審計提供對電子文件使用、下載、搜索、登錄歷史等信息的日志。系統管理員通過查看操作記錄能夠追溯安全事故的原因。

6.系統安全。為保證電子文件的安全，系統管理員可以對用戶查看、編輯、下載、刪除等權限進行分配和控制。媒資系統還具備回收站功能，可在一定時間內恢復刪除的數據，防止用戶誤操作帶來的損失。合理使用媒資管理系統作為管理多媒體電子文件的輔助工具，能夠幫助數字資源建設部門有效管理電子文件。

四、結論和展望

電子文件管理是一項重要的管理工作，從領導者到員工都應提高對這項工作的重視并將其落實到每一項具體工作內容中，加以輔助適應實際需求的電子文件管理系統，才能有效的提高工作效率。