高校學生個人檔案材料收集規范

文/北京外國語大學 宋文超

學生檔案是干部人事檔案的原始材料，是不可再生的寶貴資源。收集工作則是檔案管理工作的基礎，九層之臺起于累土，缺少這一環節，檔案管理工作將成為無米之炊。學生檔案材料收集工作，是保證學生檔案真實、完整、全面、規范的關鍵，是學生檔案管理的重要環節，也是干部人事檔案管理的基礎環節。在具體的收集工作中，因缺少相應法規指導遇到了種種問題，學生檔案管理相關法律法規亟待完善。基于此，本文積極探索學生個人檔案材料收集規范，為制定更為完善的高校學生檔案管理辦法拋磚引玉。

一、學生檔案材料收集相關法律法規

2008年，由教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》，即通常所指的27號令，第十五條規定了學生檔案材料收集的范圍：主要包括高中檔案、高校入學登記表、學籍檔案、獎懲材料、黨團組織材料、高校畢業生登記表等。且其中的“高中檔案”沒有明確是否必須包含成績單等重要材料。

2009年7月頒布的新的《干部人事檔案材料收集規定》（中組發〔2009〕12），以及2012年6月中共中央組織部印發的《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》組通字〔2012〕28號，都對干部人事檔案材料的收集范圍作了規定。鑒于高校學生檔案是干部人事檔案的前身，在收集學生檔案材料時，可援引以上兩法規作為參考。

由此可見，對于學生檔案材料收集，現有法律法規過于籠統，缺少標準化、規范化的指標體系，對具體操作的指導性不強。

二、收集工作中常見問題

（一）內容不完整。造成檔案材料內容不完整的原因主要有：1.材料形成部門未按照規定制作相關材料，例如諸多高校本科畢業生無學士學位證明。2.歸檔部門不配合、不能及時向檔案館移交材料，例如學生畢業轉檔工作完成后院系或組織部門才將黨、團組織建設工作中形成的材料移交檔案館，造成個人材料分離。3.學生本人對于應當歸入個人檔案的材料范圍不明確，例如有些學生不清楚《教師資格認定申請表》需歸檔，一直自己保存。

（二）手續不完備。檔案材料手續不完備，關系到其審批程序是否明確。學生個人檔案中若存在手續不完備的材料，那么檔案的質量、真實性及實用價值將會大打折扣。如畢業生登記表沒有就業部門公章，那么學生的畢業狀態就不明確；學生成績單上無培養部門及教務處公章，其真實性也受質疑。

（三）格式不規范。由于在《高等學校檔案管理辦法》中沒有具體說明學生檔案材料表格設置、內容填寫的具體要求，實際工作中經常發現表格設置不科學（如左邊裝訂邊預留過小），填寫不規范（如字跡潦草、使用圓珠筆填寫等）的現象，對于檔案裝訂、長期保存以及查考利用造成嚴重影響。

三、規范學生檔案材料收集的路徑

（一）建立收集工作機制。1.建立收集網絡，檔案管理員主動向檔案材料形成部門及學生個人收集檔案材料。運用網絡工具與招生就業處、教務處、學生處及學生所在院系等部門及時溝通，如建立微信群、公眾號等，隨時發布歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等信息。2.建立檔案材料移交機制，明確責任和分工，加強監督和檢查。集中定期收集的常規性檔案材料，如新生檔案、成績單、入學登記表、畢業生登記表、黨團材料等，由各部門在規定的時間內把檔案材料向學校檔案管理部門定時移交。零星臨時收集的非常規性檔案材料，如學籍變動證明、獲獎登記表、教師資格認定申請表等，由檔案管理員通過公眾號或與院系輔導員聯系，將散落在學生個人手中的有收藏價值的材料及時收集歸檔。3.建立檔案材料審核登記制度，及時在材料登記本或檔案管理系統中逐份登記。審核中發現的不符合歸檔要求的材料，需退回材料形成部門，完成補辦手續后方可接收。對于填寫不規范、手續不完備的，要求材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由組織人事部門審改（或出具說明）并加蓋公章。

（二）規范歸檔范圍。隨意擴大歸檔范圍，會造成檔案龐雜，降低實用性，增加工作量；縮小收集范圍，會導致材料缺失，影響完整性。1.必須歸入個人檔案中的材料。學歷學位材料；黨、團組織建設工作中形成的材料；中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據材料；取消預備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復組織生活（黨籍）的有關審批材料；中國共產主義青年團入團志愿書；加入或退出民主黨派的材料。2.建議歸入個人檔案中的材料。對于需要歸入學生個人檔案的重要材料需要做出標注，諸如：“該材料辦理完畢請歸入個人檔案”，避免重要檔案材料遺落在個人手中。學生在學習過程中處于動態的變化過程中，例如學生在校期間調整專業、留級、跳級、休學、參軍入伍等等原因中形成的檔案材料，學生在重大活動、比賽中獲得的省部級、國家級榮譽證書；學生考取資格證書的申請表等，都要求將其作為歸檔材料裝入學生檔案中。3.不建議歸入個人檔案的材料。具有短期時效性的材料，不適宜歸入個人檔案長期保存。例如思想匯報是有效地了解和掌握大學生的思想動態和心理變化，進而有針對性地進行個性化的入黨動機教育活動的載體，不應歸入個人檔案保存，避免增加檔案負擔。

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（三）制定收集標準。1.必須是辦理完畢的正式材料，正在辦理階段的材料不能進行歸檔處理。2.載體須采用國際標準A4紙型（297*210mm），按照裝訂檔案保護要求材料左邊應留有25mm的書寫邊。3.記錄材料應當使用黑色墨水筆或簽字筆，因其中主要含有碳元素，不易被氧化，利于長期保存。杜絕使用圓珠筆、鉛筆等不符合要求的記錄材料。4.歸檔材料的手續要完備。檔案管理員需認真審核材料中應組織蓋章、個人簽字、粘貼照片的位置是否有組織公章、本人簽字、照片。5.歸檔材料除以下特殊情況外不得使用復制件：各類證書、證件；全國統考科目成績單；補充收集的歷史久遠的材料。復制件存檔時必須在其上注明出處、復制時間，并加蓋材料出具單位或人事關系所在單位組織人事部門的印章，以便確保復制材料的真實有效。