鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑的實踐與探索

韓海軍

摘要：隨著科學技術的不斷進步，信息化逐漸在各行各業中普及，檔案管理信息化已經成為鄉鎮政府發展的必然趨勢。作為鄉鎮政府整體管理工作的重要組成部分，檔案管理信息化是加強鄉鎮政府檔案資源建設，保證鄉鎮政府信息服務質量的需求所在。然而，當前情況顯示，鄉鎮政府的檔案管理信息化建設仍然存在著一些問題，與信息化建設的目標相差甚遠。本文在分析鄉鎮政府管理信息化建設現狀的基礎上，論述了鄉鎮政府檔案管理信息化建設的必要性，并提出了鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑。

關鍵詞：鄉鎮政府；檔案管理信息化；建設路徑

檔案管理信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。在信息時代，為了能夠支持城鄉經濟的發展，促進鄉鎮政府服務質量的提高，鄉鎮政府必須要加強檔案管理信息化建設，采用現代先進的信息技術手段，優化檔案管理工作，提高檔案管理的效率和水平。

一、鄉鎮政府檔案管理信息化建設現狀

（一）管理設備和管理方式落后

檔案管理信息化建設，不僅要依靠先進的管理設備作為支撐，而且也需要科學合理的管理方式作為重要保障。鄉鎮政府檔案具有數量大、涉及內容多而復雜的特點，目前，我國鄉鎮政府在檔案管理方面明顯存在著管理設備和管理方式落后的嚴重問題，仍然固守著傳統的檔案管理模式，忽略了信息化建設。具體來說，原有的檔案管理設備主要是機械化的設備，只能對傳統的紙質檔案進行管理，所使用的設備不能正常兼容信息化技術。管理設備的運行需要人工操作，工作效率和風作質量一直提升不起來。傳統的檔案管理模式下，檔案的分類、編號、存放、檢索，都需要消耗工作人員大量的時間和精力，稍不注意，就會出現檔案信息的缺失和遺漏，通過人工檢索出來的信息也有可能與實際要查找的資料不符。

（二）檔案信息化管理制度不健全

制度是管理工作的重要保障，鄉鎮政府檔案管理信息化建設之所以存在進展緩慢的現象，主要原因就在于沒有完善的檔案信息化管理制度，使得檔案管理沒有科學合理的制度支持，進而導致了檔案管理工作的各個環節出現錯位問題，在由紙質檔案向電子檔案轉換的過程中沒有正確規范的指導方法，造成檔案管理部門無法充分有效地利用信息化技術。

（三）檔案管理人員信息化水平有待提高

鄉鎮政府檔案管理部門的人員在檔案管理水平上還存在非常嚴重的不足，使得檔案信息化管理效率遲遲得不到有效的提升。現有的檔案管理人員不具備充足的信息化管理的理論知識，對檔案信息化管理設備的操作不熟練，無法滿足信息化對于高效、準確的追求。同時，由于知識和技能方面的不足，檔案管理人員在處理檔案相關問題時，不會隨機應變，在電子檔案的分門別類上也產生混淆的現象，降低了鄉鎮政府檔案管理部門的服務質量。

二、鄉鎮政府檔案管理信息化建設的必要性

隨著社會經濟的發展，鄉鎮政府檔案中涉及到的事務和信息越來越多，數據資源也越來越復雜，檔案管理工作的難度也越來越大。檔案管理信息化建設能夠克服檔案管理工作中的困難，實現檔案資源的有效利用。

（一）檔案管理信息化的內容

檔案管理信息化的內容涉及到很多方面，概括起來主要有三個方面：一是將檔案信息資源整合成數字化的信息資源；二是提高檔案信息的接收、整理、存儲、使用和管理等各方面的信息化程度，變紙質檔案資料為電子檔案資料；三是建立信息共享機制，提高檔案信息資源的利用效率。

（二）檔案管理信息化的優勢

鄉鎮政府檔案管理信息化建設，能夠實現對檔案資料的統籌管理。實現檔案管理信息化建設以后，鄉鎮政府檔案管理部門利用信息設備和信息技術對檔案進行分類整理，當需要查閱和檢索檔案時，只需要在網絡系統中輸入相關的關鍵詞，就能快速準確地查詢到需要的檔案資料和信息，不僅方便快捷，而且準確度高。同時，檔案管理信息化能夠減輕檔案管理人員的工作負擔，使他們每天不用再面對厚厚的紙質文件，節省了時間和精力。采用信息化的方式管理檔案能夠大大節省存儲檔案的空間，讓信息化管理更有效。

三、鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑

（一）加大管理設備、技術、資金投入力度

鄉鎮政府檔案管理信息化設離不開資金和技術的投入支撐。鄉鎮政府應當積極響應國家加強基層管理信息化的號召，實行檔案管理信息化建設?？顚Ｓ谩Ｔ诠芾碓O備的投入上，鄉鎮政府應當及時引進先進的檔案管理設備和軟件，對現有的管理設備進行更新，對現有管理軟件進行升級，提高計算機的性能和存儲容量，對出現問題的設備及時維修，并做好監測和殺毒工作，保證檔案保管的安全性。

（二）健全檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設的進程在不斷加快，信息技術也在持續更新，因此，鄉鎮政府也應當針對信息化建設制定相應的管理制度，及時完善現有的規范和制度。通過檔案管理化信息制度的建立，能夠在檔案管理部門中建立職責和分工明確的工作體系，將信息化管理工作納入人員績效考核的范圍，將工作責任落實到具體的個人。同時，鄉鎮政府檔案管理部門應當充分利用網絡不受地域和時間限制的優勢，為信息需求者提供精準化的查詢服務，應當注意的是，鄉鎮政府檔案管理部門應當強調檔案信息的安全管理，設置信息查詢和檢索權限，防止檔案信息被竊取。

（三）培養和引進專業信息化技術人員

一方面，鄉鎮企業檔案管理部門應當加強對現有檔案管理人員信息化知識和技能的培訓，促使他們掌握檔案信息化管理的正確方法，適應信息化技術的運用，最終提升他們的職業素養和操作能力；另一方面，鄉鎮政府應當重點關注專業信息化管理人才的引進，充實檔案管理人員隊伍。

參考文獻

[1]管秀貞.鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑分析[J].中國管理信息化，2016（11）：193+194.