對基層事業單位數字檔案室建設的幾點思考

趙寶山

摘要：隨著網絡技術和數據庫應用技術的迅速發展，基層企事業單位的辦公自動化水平大幅提升，數字檔案室建設正當其時。本文主要針對基層單位在數字化檔案室建設內容、目標、存在的問題及對策進行了思考。

關鍵詞：數字檔案室；電子檔案；數字化；規劃

2014年國家檔案局出臺的《數字檔案室建設指南》，明確了數字檔案室的概念，并圍繞基礎設施、應用系統建設、數字資源建設、保障體系建設等內容進行了詳細闡釋，開啟了檔案工作的新起點。各行各業的檔案工作者開始進行數字檔案室建設的實踐探索和理論研究并取得了許多成果，但這些實踐和研究大多集中在市級檔案館、行政機關檔案（館）室，對基層事業單位涉及較少，基于此，怎樣在自己的能力范圍內實現檔案館（室）的改造升級，以信息化為支撐加速檔案的規范化、科學化管理，是基層事業單位必須思考并盡快予以研究、明確的問題。

一、基層事業單位建設數字檔案室的必要性

（一）事業改革發展需要。隨著大數據時代的來臨，對數據信息的可靠性、真實性、準確性，提出了更高的要求，檔案的參考作用和憑證作用日益凸顯，各單位調取檔案用于材料上報、信息查詢、決策參考等工作日益頻繁。而依托辦公自動化系統，規范工作流程，強化聯動協作，提升規范化、精細化管理水平，是目前行政事業單位的辦公發展趨勢。

（二）檔案工作發展需要。數字檔案室已經成為檔案發展趨勢。檔案工作已經從過去管理的文書檔案逐步發展為當今多門類、多載體的綜合檔案，年代久遠的紙質檔案面臨較大的存儲難度，且無法滿足檔案后期利用，迫切需要通過信息化改造。

二、基層事業單位數字檔案室建設內容

數字檔案室需要實現檔案庫房管理、檔案利用信息化，檔案數據、檔案實體管理一體化，檔案數據和辦公自動化系統交換智能化等功能。

如對檔案室開展全方位的改造升級，基層事業單位至少需要開展以下建設。

（一）檔案庫房改造。按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應現有檔案資料和今后一定時期內數字檔案增長規模的數據管理、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的信息化、無人值守的現代化檔案庫房。

（二）檔案柜、架設備升級。大多數單位檔案室使用的檔案柜、架為老式立柜、架，已不能滿足正常使用要求及日益增長的檔案存量，因此設計為移動式密集架，安裝防磁柜，涉及工程建設的單位還需要安裝底圖柜，用于存放不可折疊的大型工程圖紙。

（三）建設庫房智能化管理系統。采用國際先進的智能化控制技術，將溫濕度檢測控制技術、防盜報警技術、視頻監控技術、防火滅火技術、信號采集技術等，集成到庫房安全保護綜合智能管理系統中，實現溫濕度自動監控、各設備自動啟動、自動消毒滅菌、報警事項自動記錄、火警事件自動報警、門禁智能自動登記等。每

（四）實現檔案數字化智慧管理、利用。配置個性化檔案管理系統，配備高性能的符合信息安全要求的網絡設備和設施，檔案數據網絡應相對獨立，與外部網絡實現物理或邏輯隔離。預留端口與辦公自動化系統進行鏈接，依托辦公自動化系統文檔檢索和存儲功能，實現檔案管理工作與日常公文處理工作的有機結合。

（五）加強檔案工作人員管理和業務培訓。進一步健全檔案管理網絡，制定一套合乎單位實際和檔案存儲實際的行之有效的檔案管理制度，理清檔案領導小組、專職檔案管理員、兼職檔案管理員的權責脈絡。支持和鼓勵檔案工作人員開展檔案學術研究。

三、對基層事業單位建設數字檔案室的建議

（一）注重檔案信息安全。整個項自建設過程中必須嚴格依照《檔案法實施辦法》《檔案信息系統運行維護規范》等規章制度和標準規范，切實加強檔案實體和信息安全保護，制訂安全與保密檢查、“三員”管理等制度。建立檔案數據安全管理制度，加強對電子檔案容災備份工作的管理，保障安全高效可信應用。

（二）注重實用性、合理性。要對本單位現存檔案資料、未來增量檔案資料的數量、類型、存儲方式等進行系統性的摸底和分析，制定出合理的檔案工作遠期規劃，結合數字檔案室建設規劃形成一個科學、完整的檔案發展網絡。要重視系統集成工作，集成在數字檔案室建設中屬于主題式的存在，對數字檔案室進行開拓性地組合創新，以適應本單位的個性化需要。

（三）注重與數字檔案室相適應的檔案管理組織機構建設和管理人員素質提升。數字檔案室建設對檔案管理者提出了更高的要求，需要建立健全科.學有效的檔案工作管理體制和管理網絡，嚴格按照各類檔案歸檔制度及時整理歸檔。

（四）注重強化單位檔案使用效率意識。建設數字檔案室歸根到底就是讓檔案更好的、更方便的為的為單位發展、社會進步服務，讓檔案的利用率達到最高。要主動將檔案工作與單位改革發展重點工作聯系起來，設立檔案工作專項經費，保證檔案管理各項工作有效運行。

在辦公自動化水平日趨完善、先進的今天，數字檔案室建設是基層事業單位檔案工作的全新要求，更是其邁向規范化、科學化正軌的一次難得機遇，但卻面臨諸多困難，各基層事業單位需要給予充分的認識，在不斷提高自身檔案管理綜合水平的基礎上，積極進行審慎的探索和嘗試，推動基層檔案室的建設和發展。

參考文獻

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