一種實驗室資產動態管理系統的設計與實踐

黃柯瑋　林冰濤　鄭海虹，賴麗容，莫大宏　許家熙　陳志民

摘要：為適應當前高校實驗室資產管理的需要，采用主流的Java EE技術和數據庫技術，開發一種現代網絡版的實驗室資產動態管理信息系統，克服當前高校資產管理系統中大多采用靜態管理模式未能反映資產的動態變化狀況和缺乏對低值品管理的缺陷。本系統能夠實現對實驗室固定資產的動態管理，以及對低值易耗品、耐用品的動態管理，有效提高目前高校實驗室的資產管理水平。

關鍵詞：資產管理；動態管理；實驗室資產；信息系統

中圖分類號：G482 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）29-0024-03

一、引言

隨著高等教育的改革與發展，各高校不斷加大對科學研究和實踐教育的投入，積極籌集資金建設實驗室，實驗室固定資產的規模越來越大，增長速度越來越快。但是，高校實驗室資產管理還存在許多不容忽視的問題，例如管理手段和管理工具落后，不少高校還在用傳統“賬、卡、物”相結合的方式來管理設備資產；有些學校雖然固定資產由資產管理部門統一管理，但是采用單機版管理軟件，容易出現數據不一致和難以動態掌握實際的資產變化狀況；有些高校雖然有統一的固定資產管理系統，但基本屬于靜態的固定資產登記系統，對具體實驗室的儀器設備在使用過程中的新增、報廢、借入、借出、轉移等動態變化信息未能反映，并且低值易耗品和低值耐用品的管理并沒有納入固定資產管理系統[1-3]。隨著“互聯網+”技術的發展，需要利用更為先進的信息網絡技術開發更先進的系統以滿足實驗室資產管理的需要，提高實驗室的管理水平。因此，本文在調研目前高校實驗室對資產管理的需求基礎上，采用主流的Java EE技術和數據庫技術，開發一種現代網絡版的實驗室資產管理信息系統，克服當前高校資產管理系統中大多采用靜態管理模式未能反映資產的動態變化狀況和缺乏對低值品管理的缺陷，能夠實現對實驗室固定資產的動態管理，以及對低值易耗品、耐用品的動態管理，有效提高目前高校實驗室的資產管理水平。

二、系統設計

1.設計目標。本文針對高校實驗室的儀器設備種類繁多、數量龐大，并且實驗室低值易耗品、耐用品使用頻繁的特點，利用現代信息技術設計和開發一種網絡化的實驗室資產動態管理信息系統，實現實驗室資產的信息化管理。通過該系統實驗室管理人員既能掌握實驗室固定資產的當前情況，也能掌握實驗室固定資產的動態變化情況，還能對固定資產、低值易耗品、耐用品同時進行管理，提高實驗室的資產管理效率，為實驗教學和科學研究提供良好的軟硬件條件。

2.系統的體系結構。本文采用主流的B/S（Browser/Server）體系結構開發系統，即系統以HTTP為傳輸協議，用戶通過瀏覽器訪問WEB服務器和與其相連接的后臺數據庫，服務器接收到瀏覽器的請求后，從數據庫中獲取數據并在WEB服務器上按業務邏輯運行處理后將處理結果傳回給瀏覽器的運行模式[4-5]。如圖1所示，采用B/S結構的系統適應當前高校實驗室資產管理的需要，系統的應用變得簡單，用戶無需安裝和配置客戶端軟件，采用計算機、筆記本電腦、平板電腦、手機等各種終端設備均可直接使用瀏覽器訪問系統，因而具有較好的易用性，同時也便于系統進行集中維護和升級。

3.系統的開發工具。系統采用主流的Java EE技術平臺，綜合應用SSM框架技術和MySQL數據庫技術進行開發，系統前端交互采用HTML+CSS+JavaScript技術規范，系統后臺采用MySQL數據庫實現。

三、系統功能與結構

系統采用模塊化設計，主要包括四大功能模塊：固定資產動態管理、低值品動態管理、統計分析和掃碼查詢。通過這四個模塊，系統實現了對實驗室設備、低值品的動態管理，以及利用移動終端對儀器設備情況進行快速查詢，同時提供了必要的統計分析功能。整個系統的功能結構如圖2所示，四大功能模塊下面又可分為若干個小功能模塊。

1.固定資產動態管理模塊。該模塊主要針對實驗室的固定資產設備進行管理，包括錄入或導入固定資產的基本信息（含設備名稱、儀器編號、設備型號、購買時間、廠家、領用人、用途等），動態記錄設備的新增情況、報廢情況、借入借出、歸還情況和轉移情況等。據調查，在目前很多高校的資產管理系統中，一般只登記了當前設備的基本信息，如果新增固定資產，就會增加添置的設備信息，如果報廢處理了某些固定資產，就會從系統中刪除該部分的設備記錄。這種系統所記錄的固定資產信息都是靜態的信息，即是記錄存儲當前時點的固定資產的存量信息。研究發現，這種資產管理系統往往存在一個明顯的缺陷，就是它不能反映過往固定資產的動態變化情況，例如管理部門想要動態掌握過去某段時間內的固定資產添置情況和報廢情況以及總資產的變化情況，應用傳統的系統來進行查詢和統計分析就比較麻煩。如果進一步想要掌握設備的轉移和借用情況，如在某段時間內實驗室的轉入設備和轉出設備情況，或某段時間內實驗室的設備借出情況和借入情況，應用傳統的系統就更難實現，因為它根本沒有記錄這些變化信息，只記錄了設備的最終存放狀態和使用狀態。而本系統不僅記錄了設備的購置、領用和存放信息，還記錄了設備的報廢、借入、借出、轉移等各種信息，因而能夠動態反映固定資產的變化情況，為實驗室提供動態的管理。

2.低值品動態管理模塊。該模塊實現對實驗室的低值易耗品、低值耐用品進行動態管理。高校實驗室一般都有各種實驗材料、試劑、配件、耗材等低值易耗品，同時往往也存在各種低價值的儀器。這些低價值的儀器由于價值較低，達不到辦理固定資產的條件，又由于它的使用周期和壽命較長，故一般稱之為低值耐用品。所以實驗室的資產除了固定資產外，一般都存有大量的低值易耗品和低值耐用品，合稱為“低值品”。由于低值品使用頻繁，流動性大，所以管理更為困難[6]。如果低值品不加管理，往往出現資產管理混亂，資產流失，甚至產生安全隱患，出現安全事故，因為某些低值品可能涉及到有毒有害等安全環保問題。本系統能夠針對低值品的特點，利用庫存機制，對低值易耗品和低值耐用品進行動態管理。對低值易耗品，購買則登記入庫，使用則領用出庫，動態登記出入庫信息；對低值耐用品，購買則登記入庫，使用則領用出庫，并貼上使用標簽，系統中記錄領用人、用途、使用時間和存放地點，為追蹤使用和循環使用提供完備的信息。

3.掃碼查詢模塊。基于目前高校資產管理一般在儀器設備上貼上一維碼或二維碼的固定資產標簽，而標簽中含有儀器設備的唯一編碼，因此本模塊的設計利用固定資產標簽通過掃碼實現對設備信息的查詢。在應用中，用戶可以隨時隨地通過手機等移動終端掃描設備上的條碼或二維碼進行實驗室資產信息查詢，了解固定資產或低值品的狀態信息和變動信息，管理員還可以通過掃碼登錄系統對設備和低值品進行管理，如更新設備的狀態信息等。

4.統計分析模塊。該模塊主要實現對實驗室資產信息進行統計分析以及低值品的智能預警。通過該模塊，系統對實驗室固定資產和低值品的購置、領用、存放、用途、類別等各種情況能夠進行有效的查詢和統計，對資產的變動情況包括新增、報廢、借入、借出、轉移等能夠分類統計，使管理員能夠直觀地了解到實驗室資產的各種統計信息。同時，由于低值品的使用頻繁，實驗教學對低值品的需求較大，當低值品存量不足時往往會影響實驗教學的進行，為此系統提供智能預警功能。當低值品庫存不足時，系統能夠及時預警，提醒實驗室管理人員及時補充庫存以保障實驗教學的正常運行。

四、系統的應用特點

實驗室是高校資產集中的地方，不但數量龐大，并且種類繁多，如何對實驗室的設備、低值易耗品和低值耐用品進行有效的管理，準確地掌握各種設備和低值品的信息，避免錯、亂、失等情況的發生，是高校資產管理中要解決的難題。該系統在調研高校實驗室資產管理現狀的基礎上，通過應用現代網絡和數據庫技術，實現對高校實驗室資產的動態管理，切合當前高校實驗室資產管理的需要，具有“動態化、規范化、便捷化”的特點，具體體現在以下幾個方面。

1.實現了實驗室設備的動態化管理。目前國內高校對實驗室資產的管理大多是靜態記錄資產的存量信息，一般只記錄資產的購置信息和當前狀態，而對資產的變動過程幾乎沒有記錄，缺乏流量信息。有的高校對設備的變動如借出、借入、歸還管理還在使用傳統借條手工登記模式，實驗室資產管理的水平有待提高。應用本系統，不僅能記錄實驗室資產的基本信息和當前狀態，還能動態記錄資產的新增、報廢、借入、借出、歸還、轉移等各種變動信息，為實驗室和管理部門準確掌握實驗室資產的變化情況提供充分的系統支持。

2.實現了低值易耗品、耐用品的規范化管理。目前國內高校大多只對大件物品（如價值1000元以上的固定資產）實現了信息化管理，但對實驗室經常用到的各種低值易耗品、耐用品則缺乏有效的管理。究其原因，低值品使用頻繁，使用量大，管理起來比較繁瑣。本系統通過應用庫存機制，對實驗室低值品的出庫入庫進行信息化登記，對低值易耗品的庫存量進行管理，對低值耐用品進行記錄追蹤，因而能夠幫助實驗室實現對低值易耗品、耐用品進行有效管理，提高實驗室的規范化管理水平。

3.使用手機等移動終端掃碼，可以便捷地查詢設備信息。用戶能通過手機客戶端隨時隨地查看設備狀態和低值耐用品狀態信息，管理員也可以通過手機訪問系統對設備和低值品進行管理。

4.具有智能的統計分析和預警功能。系統能夠對固定資產的當前信息和歷史變動信息進行智能統計，對實驗室經常使用的低值品，在庫存管理中提供智能預警功能，當庫存不足或達到臨界值時，就會提醒管理員及時補充物品庫存，以滿足實驗教學所需，保障教學的正常開展。

五、結束語

實驗室的資產種類多、數量大，既包括價值較高的固定資產，也包括價值較低的低值易耗品和耐用品。資產管理是高校實驗室管理的重要工作，關系到高校的資產安全和教學質量。如何提高實驗室的資產管理水平，準確把握各項資產信息，保障實驗室資產安全，為教學和科研提供良好的物質條件，始終是實驗室和資產管理部門的重要研究內容[7-8]。本文通過應用Java EE技術結合MySQL數據庫技術，開發了一種實驗室資產動態管理信息系統，克服了國內高校大多缺乏對資產的變動情況記錄不足和缺少對低值品管理的缺點，實現了對實驗室資產管理的全覆蓋和全程化。

參考文獻：

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