微信公眾號在檔案工作中的有效利用探究

李海燕

摘要：微信為用戶帶來的全新的互動模式，為檔案館宣傳檔案、服務公眾帶來了機遇和挑戰。檔案利用服務工作是檔案館聯系社會的窗口，是衡量檔案館工作好壞的主要標志。本文試以檔案微信公眾號為例，對檔案服務的優化作些探討。

關鍵詞：檔案工作；微信公眾號；教學方法

國家檔案局局長李明華指出：當今世界，以信息化為基礎的科技創新正在深刻影響著各個行業的發展，檔案館也正從“紙與鐵”的時代加速邁入“數與網”的互聯網時代。在這個大變革的背景下，檔案工作者首先要從思想觀念上樹立起全新的互聯網思維，認真審視信息技術給檔案流轉方式、檔案管理手段、檔案用戶體驗、檔案價值實現、檔案文化傳播等檔案館工作各個環節帶來的變化，從開放、協作、共享的角度思考檔案館的服務模式，克服檔案行業的轉型陣痛，積極迎接共建共享時代的來臨。

一、微信公眾號在檔案管理工作中的應用現狀

“因為微博、微信功能側重的不同，其在政務公開中扮演的角色也不一致。”北京大學政府管理學院副教授黃璜認為，微博主要是快速發布信息，微信更大的優勢則在于業務服務，其公眾號可以提供一些接口，和政府的業務系統進行連接，讓老百姓直接通過微信就能辦理一些事務。檔案館的業務，老百姓最關心的是查詢檔案和政府公開信息，這個業務站在老百姓的角度是檔案利用，站在檔案館的角度就是檔案利用服務。目前，我國很多地方的檔案館都開通了微信公眾號，如，中國第一歷史檔案館的“皇室檔案”微信公眾號，向社會介紹其館藏和工作；天津、上海、福建、湖北、四川等地的檔案微信公眾號圍繞檔案講述本地區發展歷史，獲得了很高的社會關注度。但我們也要看到，雖然檔案行業微信公眾號已有長足發展，但能滿足檔案館的主要職能需求、真正在微信平臺上實現查詢開放檔案和主動公開政府信息的不多。

二、檔案館微信公眾號的設計要點

辦好檔案館的微信公眾號，我們首先要對公眾號的特色和功能等進行合理設計：首先，從公眾視角設計微信賬號。賬號認證、菜單設計和首次問候方式，是公眾關注檔案微信號后得到的第一印象。微信公眾號只有通過認證，才能獲得更豐富的高級接口，提供更有價值的的個性化服務。如果想簡單的發送消息，達到宣傳效果，建議可選擇訂閱號；如果想用公眾號獲得更多的功能，例如開通微信支付，建議可以選擇服務號。其次，注重公眾號信息發布的效果。檔案微信號閱讀數不僅來源于賬號粉絲的直接閱讀，更多來自于朋友圈分享和轉發，但目前檔案微信號的閱讀數普遍少于送達人數。因此，信息發布應注重傳播效果。一方面，檔案微信公眾號應當注重發布內容的質量和吸引力，多推送與民生相關的實用性信息和公眾普遍關心的時政類信息，且能較為巧妙地將地方文化、社會輿論、重要節慶、熱點事件等與檔案相結合，通過有層次的、差異化的選題類型，來滿足公眾對信息豐富性、多元化的要求，從而推動檔案微閱讀的傳播。另一方面，發布形式上要充分利用音頻和視頻等媒體，以設計出集文字、圖片、語音、視頻等多種元素于一體的，形式多樣、質量高效的多媒體檔案信息。第三，提升公眾號在線服務能力。目前，很多檔案館微信公眾號的具體業務仍未實現網上辦理，用戶仍需前往檔案館查閱。有些微信號的菜單直接利用網站鏈接提供檔案查詢，但由于微信對功能接口和界面布局的限制，微信平臺雖能顯示電腦端的網頁，其界面、功能等操作性都有不同程度的破壞。這說明，大部分微信公眾號的服務功能尚未被充分利用，還有很大的提升空間。

三、微信公眾號在檔案管理工作中的有效應用策略

1.充分認識微信公眾號在傳遞信息、拓展服務方面的作用。微信公眾平臺的出現為檔案事業的發展帶來新的機遇，據統計，25%的微信用戶每天打開微信超過30次，55.2%的微信用戶每天打開微信超過10次；用戶關注公眾號主要目的是獲取資訊的占41.1%，方便生活占36.9%，學習知識占13.7%。我們應準確把握這次機遇，認真分析民眾利用檔案的新需求、新特點、新趨勢，結合微信公眾賬號在信息傳遞中的優勢，提供精準的信息服務。

2.建章立制，規范檔案微信公眾賬號的管理。目前，檔案微信公眾號還沒有出現其他行業公眾號為吸引關注而采取誘導分享、低俗內容、故意欺詐等手段的現象。但是，部分檔案公眾號也存在轉載不注明原創造成不經意侵權等混亂現象。為了檔案公眾號的健康發展，更好地為檔案事業服務，應參照國家有關網絡管理的法律規定迅速制定檔案微信公眾號的管理規定，從公眾號的定位、名稱使用、信息發布、功能設置、組織實施、知識產權保護、激勵表彰等方面強化對微信公眾號的管理，建立一套行之有效的激勵機制和操作規范。

3.挖掘館藏資源，突出檔案特色。檔案作為社會信息的母資源，在信息傳播中具有舉足輕重的作用，它具有其他社會信息所不具有的特征。因此我們在發送信息的定位上一定要瞄準“檔案”二字，突出“檔案”特色。首先要充分挖掘檔案館藏資源，在發送信息的內容上體現檔案特色。比如天津市檔案館微信公眾號，所發送的信息有90%以上就是具有天津特色的歷史事件、風土民情、方言俚俗以及天津歷史名人和抗戰英雄故事。其次，在信息的形式上也要體現出檔案的特色，比如江蘇檔案推出的信息“讀‘檔一面——袁曉園檔案”既有文字又有圖片，圖片中既有個人證件又有任職命令，還能清晰地看到歸檔專用章。

4.提高運用技巧，打造綜合性檔案信息宣傳平臺。目前，檔案館微信公眾號很多只是簡單發送信息。但微信公眾號不僅只有信息發送功能。它是面向名人、政府、媒體等機構推出的合作推廣業務平臺，它除了精準的消息發送外，還可以進行即時對話，也可以在會話界面底部按需設置自定義菜單，且可為自定義菜單設置響應動作，可以通過點擊菜單，收到指定的消息或跳轉到指定的網頁。還可以通過添加關鍵詞自動處理一些常用的查詢。也可以通過微信公眾導航網站——微信聚，利用網站的關注排行、推薦關注、搜索等服務，免費將你的公眾號發布在微信聚上，讓所有微信用戶關注到你。此外，還可以與檔案信息網站、QQ、微博等相互鏈接，形成以微信平臺為主，輻射其他信息宣傳平臺，實現檔案信息的廣泛傳播和深度滲透。

參考文獻：

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[2]王越.基于微信平臺的檔案信息服務效果分析[J].蘭臺世界，2017（18）