高校學籍檔案的數字化管理及實現探索

呂揚

【摘 要】新時期下，信息技術已經實現全面普及，被廣泛應用于各個領域中，都取得了較為顯著的成績。當前，高校在開展管理工作中，要積極運用信息技術，緊追時代發展的腳步，學籍檔案為高校管理工作中的重要內容，對高校發展具有重要作用。因此，本文將針對高校學籍檔案的數字化管理及實現進行探索，使其更好地為師生進行服務。

【關鍵詞】高校；學籍檔案；數字化管理

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：11007-0125（2018）20-0177-02

科學技術不斷發展，各個行業都在朝信息化、數字化發展。檔案管理也要符合社會的發展需求，積極運用信息技術，實現數字化管理。因此，高校在開展學籍檔案工作中，實現數字化管理，能夠有效提高檔案管理工作質量與效率，具有重要的作用。

一、高校學籍檔案實現數字化管理的重要性

高校實現學籍檔案數字化管理，滿足社會發展的需求。新時期下，社會經濟迅速發展，科學技術以及信息技術全面發展，在此環境下，改變了人們傳統的工作方式、生活方式?？茖W技術的快速發展，信息化與數字化水平不斷提升，很多行業在實際發展中，正在逐漸實現數字化建設，高校學籍檔案管理工作也要朝數字化發展。以往高校學籍檔案在開展管理工作中，因為工作形式沒有及時進行更新，無法有效提升工作效率，并在學籍檔案不斷增加的情況下，在很大程度上增加了管理工作的難度，為工作人員帶來了較大的負擔。檔案數字化建設能夠有效改善當前高校學籍檔案管理工作現狀，有效提升工作質量[1]。

另外，高校實現學籍檔案數字化管理，有效節省了大量資源。在以往高校開展學籍檔案管理工作中，工作人員被空間等因素控制。傳統的紙質形式的檔案會占用很大空間，檔案管理部門在實際工作中，因為學生數量的不斷增加，學籍檔案數量也會不斷增加。如果依然采用傳統的紙質形式對學籍檔案進行管理，將會嚴重影響檔案資源的進一步開發與利用。另外，傳統的管理形式存在很大問題，在查詢及搜索方面，會浪費一定的人力與物力。并且，數字化管理的實現，可以在很大程度上拓寬工作范圍。

二、高校學籍檔案數字化管理存在的問題

隨著社會的不斷發展，高校在學籍檔案管理工作上有了一定變化，下面將主要分析高校學籍檔案數字化管理存在的問題：

（一）沒有全面開展學籍檔案數字化管理工作

一方面，高校在引進數字化管理方式過程中，只是對以往的管理方式進行簡單的改變，并沒有足夠重視數字化管理方式。另一方面，高校領導并沒有意識到學籍檔案的重要程度，忽略對軟件的進一步開發與應用。實現學籍檔案數字化管理，硬件具有重要作用，在具備良好的硬件基礎上，要不斷完善管系統。但是很多高校忽略管理系統，從而無法真正實現學籍檔案數字化管理[2]。

（二）學籍檔案管理系統有待完善

當前，我國有很多高校實現了學籍檔案數字化管理，但是所使用的系統并沒有經過實踐考察。這一環境下，造成在實際使用中會發生漏洞，并且工作人員無法順利使用系統。另外，一些高校會購進系統，但系統與學校自身發展不相符合。

（三）工作人員專業水平有待提升

高校實現學籍檔案數字化管理中，要創建完善的管理體制。在設計管理系統中，對設計人員自身專業能力有著較高的而要求。既要具備豐富的經驗，也要掌握管理知識以及信息技術。但是，高校并不注重學籍檔案數字化管理人才自身的能力。

（四）缺少一定的資金作為支持

高校對資金的管理為重點內容，管理者通常會將經費進行分類，但是管理者沒有足夠重視學籍檔案管理工作，學籍檔案管理資金較少。通常管理者不會重視學籍檔案工作，沒有充足的資金作為支持，無法建立完善的管理系統，經費在學籍檔案的投資力度較小，缺少專業的技術型人才，無法確保管理工作的完善性[3]。

三、高校學籍檔案的數字化管理措施

想要保證學籍檔案數字化管理工作全面開展，必須要針對存在的問題，進行全面的解決，從而保證高校學籍檔案數字化管理工作的順利開展，保證高校檔案管理工作質量與效率。

（一）全面開展學籍檔案數字化管理工作

高校管理的工作具有一定的復雜性與繁瑣性，管理者在開展實際工作中，會有很多的瑣事。但是，管理者要意識到學籍檔案數字化管理的重要性，從而加強開展學籍檔案數字化管理工作。學籍檔案記錄高校的整個發展情況，記錄所有學生的成長情況，無論對學生還是高校自身發展，具有重要意義。因此，高校管理者在實際管理學校中，要注重學籍檔案管理工作的開展，從而促進管理工作的順利開展，才能保證學籍檔案數字化管理更加細致、有效地開展[4]。

（二）完善學籍檔案管理系統

在完善學籍檔案管理系統中，主要考慮兩方面內容：一方面要嚴格根據《檔案法》有關法律法規開展學籍檔案管理工作，高校要從根本上改變學籍檔案原有的看法，改變以往的意識。另一方面，高校管理者要結合自身發展情況，各個高校實際情況存在一定差異，高校管理者在開展學籍檔案管理工作中，必須要結合高校自身情況，制定符合高校學籍檔案的數字化管理系統。

（三）提升工作人員專業水平

高校實現學籍檔案數字化管理，想要保證管理工作順利開展，必須要創建一支專業的管理隊伍，合理對管理人員進行組合，將不同專業、知識、技能以及性格的人才進行合理搭配，從而最大程度發揮管理人員的價值。這一環境下，高校管理者要掌握人力資源相關知識，在選擇人才過程中，不僅要掌握基本的知識，注重人才的綜合素質。針對學籍檔案管理工作，需要考慮以下內容：一方面為知識結構。管理人員一定要具備專業的檔案管理知識，可以將檔案管理基本的理論知識有效運用到實際中，管理隊伍中必須要有一個專業的檔案管理人員，從而保證管理工作順利開展。另一方面，管理隊伍中要有年輕、充滿朝氣的員工。

另外，高校也要加強組織工作人員進行培訓。學籍檔案管理人員要全面掌握檔案管理相關知識以及計算機知識，進行數字化管理所運用的知識需要隨著時代的發展，科技的進步而變化，對工作人員提出了更高的要求。高校要積極組織工作人員進行培訓，根據實際情況學習相關的知識，從而提升工作人員信息技術運用水平，有效將檔案管理知識運用到實際中。高?？梢蚤_展培訓課程，積極鼓勵工作人員參與到學習中來[5]。

（四）加大資金投入力度

高校開展學籍檔案數字化管理，確保有效實現數字化管理，便要有足夠的資金作為支持，只有保證有充足的資金作為支持，管理系統才能不斷發展進步。在此環境下，必須要有一定的資金作為支持。高校學籍檔案管理工作無法產生相關的經濟效益，因此，高校需要通過相關政策進行扶持，或是捐贈等方式，來獲取相應的資金。所以，各地檔案管理部門要加大與本地的更高校管理者進行有效的交談，使學校領導意識到學籍檔案數字化管理對學校的重要性，也可以提出資金扶持的建議，不斷拓寬資金渠道，實現多渠道資金來源。

高校在爭取資金支持后，要合理運用資金。積極引進先進的學籍檔案數字化管理技術與方式，并且創設現代化的工作環境，為工作人員順利開展工作提供良好的環境。并且，高校要加大資金投入力度，聘請專業的人才，組織工作人員開展培訓工作，從而確保學籍檔案數字化管理工作的順利開展。購進先進的硬件，加強對軟件的開發力度，從而為師生提供更好的服務。

四、結束語

綜上所述，高校實現學籍檔案數字化管理過程中，依然存在很多問題。想要確保高校管理工作符合社會的發展，便要加強完善學籍檔案數字化管理工作，提高學籍檔案管理工作質量與效率，不斷優化學籍檔案管理各工作的相關流程。

參考文獻：

[1]于國偉.淺談高校學籍檔案管理信息化建設研究[J].科技經濟導刊，2018，26（03）：100.

[2]王瑋.基于成本管理的高校數字化檔案管理項目研究[J].經濟研究導刊，2017（29）：177-178+190.

[3]金梅.網絡教務環境中的高校學籍檔案管理研究[J].高教學刊，2017（18）：145-148.

[4]紀玲.高校學籍檔案管理數字化的探索與分析[J].辦公室業務，2017（05）：108.

[5]劉?？?基于數字化環境下的學籍檔案管理方法[J].科技資訊，2015，13（28）：114-115.