針對高校招標(biāo)采購中內(nèi)部控制相關(guān)問題的對策研究

李雄平 趙玉鳳 閆芮菲

摘要：隨著高校教育體制不斷改革，招生人數(shù)逐漸增加，基礎(chǔ)建設(shè)、科研場地及實(shí)驗(yàn)器材等的需求和要求也越來越高，由此高校招標(biāo)采購成為高校發(fā)展日益重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之一。然而，隨著采購項(xiàng)目的多元化、精細(xì)化與復(fù)雜化，與招標(biāo)采購相關(guān)的問題逐漸浮出水面。本文從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，詳細(xì)分析了目前高校招標(biāo)采購的幾大問題，并提出相關(guān)對策建議，減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效率，推動(dòng)高校招標(biāo)采購朝著科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校；招標(biāo)采購；內(nèi)部控制

所謂內(nèi)部控制，指在一定環(huán)境下，單位為了提高經(jīng)營效率、充分有效地獲得和使用各種資源，達(dá)到既定管理目標(biāo)，而在單位內(nèi)部實(shí)施的各種制約和調(diào)節(jié)的組織、計(jì)劃、程序和方法。高校內(nèi)部控制最初是由企業(yè)內(nèi)部控制發(fā)展而來，然而依據(jù)COSO內(nèi)部控制框架，高校內(nèi)部控制與企業(yè)內(nèi)部控制在控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、內(nèi)控活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)督這五個(gè)要素方面都有所不同，具體區(qū)別不再贅述。我國自2012年起運(yùn)用《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》來指導(dǎo)高校內(nèi)部控制工作。高校是行政事業(yè)的重要分支，但顯然兩者在招標(biāo)采購方面存在顯著差異，高校在科研、實(shí)驗(yàn)、產(chǎn)業(yè)方面的研究眾多，需要的儀器設(shè)備比較精密，帶有很強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，采購數(shù)量龐大且種類繁多。由此在采購前中后一系列過程中的內(nèi)部控制自然不同。

一、從內(nèi)部控制角度看高校招標(biāo)采購

高校采購主要有五種形式，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)以及單一來源采購。本文中涉及到的招標(biāo)采購指公開招標(biāo)。相較于公開招標(biāo)，邀請招標(biāo)自主選擇邀請哪些投標(biāo)法加入競標(biāo)，大大限制了投標(biāo)方的競爭，且極容易滋生暗箱操作及腐敗行為，在這一點(diǎn)上公開招標(biāo)具有相對優(yōu)勢。雖然公開招標(biāo)在高校招標(biāo)采購中應(yīng)用最廣，但是也存在一定的問題，如招標(biāo)環(huán)節(jié)多且復(fù)雜，管理不嚴(yán)格容易導(dǎo)致高校內(nèi)部滋生腐敗，影響采購效益，為高校發(fā)展帶來不利影響。因此，嚴(yán)格采購內(nèi)控制度，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展提高應(yīng)對措施是十分必要的。從內(nèi)部控制的角度來說，高校招標(biāo)采購中可能涉及的問題主要有以下幾個(gè)方面：

（一）預(yù)算控制不科學(xué)

部分高校對采購預(yù)算較為輕視，使得預(yù)算編制沒有計(jì)劃性。采購預(yù)算的編制，需要組織專家進(jìn)行論證，做好前提調(diào)研工作，部分高校忽視此前提的重要性，在沒有經(jīng)過實(shí)地調(diào)研和論證的基礎(chǔ)上，往往發(fā)生預(yù)算不足或者預(yù)算與實(shí)際市場價(jià)格存在較大差異的情況，破壞正常的采購秩序，且部分院校并未設(shè)置預(yù)算委員會(huì)，對內(nèi)控環(huán)境造成了極為不利的影響。

（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)傳遞程序繁瑣，效率低下

目前，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為我國經(jīng)濟(jì)及社會(huì)發(fā)展的方向，互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)不是簡單的兩者加和，而是將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)深度融合，創(chuàng)造新的發(fā)展業(yè)態(tài)，提升效益。傳統(tǒng)的招標(biāo)采購要經(jīng)過編制計(jì)劃、組織論證、項(xiàng)目審批等程序，整個(gè)招標(biāo)采購市場大約在3個(gè)月左右。由于高校采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)傳遞方式進(jìn)行報(bào)送審批，其間又可能因?yàn)椴淮_定因素導(dǎo)致時(shí)間延長，一些緊急需要的器材設(shè)備無法及時(shí)獲取，對科研、教學(xué)、實(shí)驗(yàn)工作等造成了不利的影響。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大時(shí)代背景下，隨著高校的不斷發(fā)展與擴(kuò)招，高校招標(biāo)采購需求不斷增加，對采購的時(shí)間、質(zhì)量要求也越來越高，現(xiàn)行的招標(biāo)采購模式已不能滿足高校建設(shè)發(fā)展的速度要求。

（三）崗位與人員設(shè)置不合理

雖然國內(nèi)許多高校建立了獨(dú)立的采購部門，但大多數(shù)依然處于初級階段，人員配備不合理，大多數(shù)人一崗多職，且缺乏必需的專業(yè)采購知識(shí)經(jīng)驗(yàn)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)技能，執(zhí)行能力差，導(dǎo)致采購預(yù)算工作效率效果差。大多數(shù)高校的內(nèi)部控制部分建設(shè)不完整，沒有獨(dú)立的內(nèi)控部門，已有部門兼職內(nèi)控職能不在少數(shù)，不相容職務(wù)區(qū)分不嚴(yán)格，嚴(yán)重降低了獨(dú)立性要求。面對高校招生人數(shù)的不斷增加與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日趨頻繁，財(cái)務(wù)工作越來越復(fù)雜化、精細(xì)化，現(xiàn)有的采購與內(nèi)控崗位設(shè)置人員不足，迫切需要響應(yīng)國務(wù)院號召，建立總會(huì)計(jì)師崗位。

（四）信息溝通存在缺口

在針對高校內(nèi)部控制規(guī)范的實(shí)施障礙一文中有內(nèi)容顯示，在對20所高校進(jìn)行調(diào)研分析后結(jié)果表明，樣本高校對于資產(chǎn)信息系統(tǒng)的信息通報(bào)占百分之九十以上，絕大多數(shù)高校對于高校資產(chǎn)重視度較高。但是在高校采購相關(guān)業(yè)務(wù)的定期信息分類統(tǒng)計(jì)與通報(bào)一項(xiàng)卻只占五分之二，信息透明度與公開性不高，校方不及時(shí)進(jìn)行管理，影響信息的真實(shí)性及可信度，存在較大的信息缺口。

二、提高高校招標(biāo)采購內(nèi)部控制的對策建議

高校招標(biāo)采購部門應(yīng)積極建立完善的內(nèi)控制度，完善招標(biāo)采購的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，為高校學(xué)科建設(shè)與人才培養(yǎng)提供有力協(xié)助。高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該給予采購事宜以充分的重視及關(guān)注，樹立內(nèi)部控制理念與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高管理水平與工作效率，給予采購部門以足夠的支持與幫助。

（一）建立前期調(diào)研工作監(jiān)察機(jī)制

在一些高端儀器設(shè)備的采購上，采購人員需要充分了解機(jī)器設(shè)備的專業(yè)要求和市場價(jià)格，只有經(jīng)過充分的市場調(diào)研與論證，才能有一個(gè)比較清晰的了解。在大數(shù)據(jù)背景下，可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)等快捷方式進(jìn)行多方面查詢，在必要時(shí)實(shí)地調(diào)研，保證獲取信息的準(zhǔn)確性，在此基礎(chǔ)上出具前期調(diào)研報(bào)告。為監(jiān)督前期調(diào)研工作，保障工作質(zhì)量，高校可以設(shè)立一定的監(jiān)督機(jī)制，規(guī)定采購要求的難度或者金額達(dá)到一定限度需要內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)攝入調(diào)查，采購人員有義務(wù)配合監(jiān)察人員工作回答所有有關(guān)采購事宜，從而促使采購前期準(zhǔn)備充足，為下一步招標(biāo)采購工作有序開展做好準(zhǔn)備。

（二）建立健全電子招標(biāo)采購規(guī)章制度

國家發(fā)改委公布2013年5月1日起施行《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》，成為我國招投標(biāo)行業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要里程碑。推行電子招標(biāo)投標(biāo)，為充分利用信息技術(shù)手段解決招標(biāo)投標(biāo)領(lǐng)域突出問題創(chuàng)造了條件。例如，通過匿名下載招標(biāo)文件，使招標(biāo)人和投標(biāo)人在投標(biāo)截止前難以知曉潛在投標(biāo)人的名稱數(shù)量，有助于防止圍標(biāo)、串標(biāo)行為的發(fā)生。此外，由于電子招標(biāo)投標(biāo)具有整合信息、提高透明度、如實(shí)記載交易過程等優(yōu)勢，有利于建立健全信用懲戒機(jī)制、防止暗箱操作、有效查處違法違規(guī)行為。“互聯(lián)網(wǎng)+”招標(biāo)采購是一個(gè)應(yīng)時(shí)代背景下新生的行業(yè)，規(guī)章制度建設(shè)還處于起步階段，高校可進(jìn)一步建立健全電子招標(biāo)的操作流程與行為規(guī)范，明確技術(shù)支撐等，努力提高校招標(biāo)采購工作效率。

（三）科學(xué)設(shè)置崗位，保證權(quán)責(zé)清晰

高校采購崗位應(yīng)該堅(jiān)持類似審計(jì)的獨(dú)立性，堅(jiān)持不相容職務(wù)分離，如財(cái)務(wù)部門一人不能同時(shí)兼任記賬員和收納員，設(shè)置專門的專業(yè)型采購人員，建立崗位制衡規(guī)范，確保以下崗位分別設(shè)置：采購需求制定與采購文件審核，合同履行與驗(yàn)收管理等崗位。同時(shí)高風(fēng)險(xiǎn)采購環(huán)節(jié)多名職員共同參與，實(shí)施定期輪崗制度，權(quán)責(zé)清晰，防止因權(quán)力過分集中而產(chǎn)生廉政問題。

（四）拓寬信息溝通渠道，引入外部監(jiān)督

建立內(nèi)部通報(bào)體系，構(gòu)筑信息化交流平臺(tái)，制定一定的標(biāo)準(zhǔn)或流程、規(guī)章制度將信息自上而下、自下而上進(jìn)行傳遞。可以通過微信公眾號、微博及學(xué)校官方網(wǎng)站的形式多渠道即時(shí)傳達(dá)信息，及時(shí)推送最新消息并完備后臺(tái)服務(wù)，完成信息的縱向及橫向傳播。將財(cái)務(wù)部門、使用部門以及采購部門三個(gè)重要的采購環(huán)節(jié)形成緊密的聯(lián)系，不同部門分工協(xié)作，將工作程序串聯(lián)起來。同時(shí)引入外部監(jiān)督，對采購過程進(jìn)行全方位多方面的立體監(jiān)督，提高信息的使用率。

三、結(jié)語

綜上所述，招標(biāo)采購的一些固有問題經(jīng)過嚴(yán)格的內(nèi)控制度規(guī)范是可以有效化解的。通過建立監(jiān)察機(jī)制，科學(xué)崗位與人員設(shè)置，加強(qiáng)溝通的順暢度，以及順應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化投入電子招標(biāo)的新態(tài)勢，可以使得高校招標(biāo)采購朝著透明化、公開化、科學(xué)化、規(guī)范化的道路前進(jìn)，為高校教育管理工作助力，為其健康發(fā)展提供有力的保障和支持。

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