人才流動引發(fā)的人事檔案管理問題思考

木拉丁江·阿依丁

摘 要：人事檔案管理能夠為人才資源利用及配置提供依據(jù)，因而有效開展人事檔案管理也就具有重要作用。在人事檔案管理中，人才流動情況的出現(xiàn)會影響檔案的實際管理，因而應當對人才流動而導致的人事檔案管理問題加強認識，從而保證更好地開展人事檔案管理工作，使人事檔案管理質(zhì)量得到更好保證。

關鍵詞：人才流動；人事檔案管理；問題；思考

一、人才流動環(huán)境下人事檔案管理的新問題

1.1人事代理檔案管理混亂

部分用人單位已經(jīng)不再由用人單位自身進行檔案管理，而是委托人事代理人或機構進行管理，這原本是一個很好的現(xiàn)象，能夠很大程度上減少用人單位繁復的檔案管理工作和在檔案管理工作上需要付出的人力、物力、財力，但是真正的現(xiàn)象并不是這樣樂觀。由于用人單位對人事檔案管理的重要性認識不足，對檔案管理意識淡薄，加上和代理人或代理機構的溝通不夠，常常導致檔案不能很好地交接，甚至會出現(xiàn)檔案遺漏、缺失等情況。由于這種代理缺乏良好的制度保障，在實際操作過程中出現(xiàn)錯漏是常有的事，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案不完全等不良情況。對此，用代理人、代理機構都必須提高重視程度，及時去調(diào)整、改革，不然不僅會造成用人單位用人機制出現(xiàn)問題，還會給檔案的所有人帶了很大的麻煩，更有甚者容易留下安全隱患。

1.2“重建檔案”增加

一直以來，“檔隨人走”是人事檔案管理的重要制度和默認共識，檔案是一個人求學、工作等等經(jīng)歷的縮影，記錄著一個人曾經(jīng)走過的時光，目前擁有的經(jīng)驗和基本能力，能夠客觀地反映一個人的總體情況。但是隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，隨著人才被重視并快速的流動，“檔隨人走”這一制度已經(jīng)受到了很大的沖擊。目前，很多用人單位甚至地方政府并不足夠重視檔案的重要性，只要能夠吸引人才為自己的用人單位或是機構添磚加瓦，他們甚至會開出“綠色通道”幫助一些人重新建立檔案，而重新建立檔案的人只需要提供一些個人證明等簡單手續(xù)。這種對人才的惡性競爭嚴重破壞了人事檔案管理制度，導致人事檔案管理出現(xiàn)混亂、重復等問題。“重建檔案”問題是一個很嚴重的問題，現(xiàn)在重建檔案的情況越來越多，足可見社會對人事檔案管理的忽視程度。重建檔案同時也會造成人才流動的不規(guī)范性，難以保障經(jīng)濟社會的合理可持續(xù)發(fā)展，甚至會為一些違法亂紀行為埋下禍根。

1.3“人檔分離”等現(xiàn)象越來越多

隨著現(xiàn)在社會經(jīng)濟和民眾思想觀念的變化，用人單位的用人機制、個人的擇業(yè)觀已經(jīng)發(fā)生了變化。用人單位更加重視員工的實際能力和高學歷，只要能夠留住高質(zhì)量人才，用人單位已經(jīng)不再重視“檔隨人走”的規(guī)則，只要能夠留住人才，就不會強制要求員工上交檔案。很多用人單位都只是看一看應聘者的學歷證書、個人簡歷、工作經(jīng)驗證明等材料就可以決定錄用與否，在引進人才之后也不會對他們的檔案多加關注，嚴重缺乏檔案的調(diào)查。另外，現(xiàn)在的社會發(fā)展迅速，經(jīng)濟發(fā)展迅猛，就業(yè)的機遇越來越多，很多人才會選擇更好的崗位進行就業(yè)，因此人才跳槽現(xiàn)象十分普遍。有時用人單位通過扣留檔案的方式希望可以留住人才，但是這一點大多數(shù)時候并沒有用處，甚至會導致人才直接跳槽，出現(xiàn)“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象，讓人事檔案管理更加混亂。用人單位的用人機制的改變很大程度上助長了這種不良風氣，讓人事檔案管理工作難以進行，而個人的擇業(yè)觀也是一大影響因素，這樣的風氣很不利于社會吸收優(yōu)質(zhì)人才，反而會讓一些有過不良記錄的人渾水摸魚，成為一種隱患。

二、人才流動的人事檔案管理對策

2.1加強人事檔案信息化管理

在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，其通常均選擇紙質(zhì)檔案管理模式，對于這種檔案管理而言，不但占據(jù)空間比較大，耗費人力物力比較多，并且其安全性相對而言比較差，很容易出現(xiàn)損壞以及遺失情況。另外，這種檔案管理模式，在出現(xiàn)人才流動情況下，也很難調(diào)取及留樣，這對人事檔案管理均會產(chǎn)生不利影響。所以，在人事檔案管理中，應當注意加強信息化建設，積極實現(xiàn)人事檔案信息化管理，構建人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉變成為電子檔案，在此基礎上也就能夠保證較好實現(xiàn)人事檔案動態(tài)化管理，即便有人才流動情況發(fā)生，也能夠及時更改檔案信息[4]。此外，在人事檔案信息化管理的基礎上，可使開放式檔案管理得以實現(xiàn)，也就能夠更好實現(xiàn)信息共享，使人才流入的單位能夠更好接收以往人才檔案信息，也就能夠有效避免重建檔案情況發(fā)生，保證人事檔案管理能夠更加高效，使人事檔案管理質(zhì)量得到更加理想的保證。

2.2加強人事檔案社會化管理

就當前實際情況而言，大多數(shù)人事檔案均由企業(yè)管理，在實際管理方面缺乏權威性國家部門。所以，為能夠使人事檔案管理質(zhì)量得到更好保證，使其作用得以更好發(fā)揮，應當注意構建權威性國家部門，從而保證有效管理人事檔案，使人事檔案與單位能夠?qū)崿F(xiàn)分離，在這種情況下即便有人才流動情況發(fā)生，也不會對原本管理模式造成影響。另外，在構建權威性國家人事檔案管理部門時，應當對專門部門職責明確規(guī)定，以避免在實際工作過程中有相互推諉情況出現(xiàn)，從而保證人事檔案管理水平能夠得以有效提升，使人事檔案管理工作中存在的問題能夠得以有效減少，使人事檔案管理的有效性能夠得到更加理想的保證。

2.3改革人事檔案管理制度

由于人事檔案管理及人事管理兩者之間存在密切關系，針對當前人才流動所產(chǎn)生的各種人事檔案管理問題，為能夠更好實現(xiàn)人事檔案管理，應當對當前人事檔案管理制度進行改革，通過制度形式明確人事檔案管理部門的職責。在人事檔案管理制度中應當規(guī)定，企業(yè)及單位內(nèi)人事檔案管理部門，不但要繼續(xù)保管現(xiàn)有人事樓案，并且應當通過一定途徑向流出人才當前所在單位提供相關信息共享服務，從而使人事檔案管理中的實際信息需求能夠得到較好滿足。

2.4創(chuàng)新人事檔案管理理念

在人事檔案管理工作過程中，為能夠有效應對人才流動所產(chǎn)生的問題，應當從根本上將人事檔案管理理念轉變，應當使市場經(jīng)濟條件下人才流動對于人事檔案管理所提出內(nèi)在要求得到滿足。由于人才流動在社會發(fā)展中屬于常見現(xiàn)象，且人事檔案管理為人事管理服務，所以人事檔案管理應當以滿足社會實際需求為立足點，通過運用現(xiàn)代化人事檔案管理方法使實際需求得到滿足，對于人才流動所產(chǎn)生的相關問題認真積極思考，在此基礎上才能夠使人才流動所導致人事檔案管理問題得到較好解決，使人事檔案管理工作能夠取得更加理想的效果。

總結

總之，隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的發(fā)展、社會風氣的變化、用人單位用人機制的改變、個人擇業(yè)觀的轉變等等因素，就業(yè)者有了更廣闊的就業(yè)選擇空間，人才流動是不可避免的。但是人才流動已經(jīng)給人事檔案管理工作增加了難度，所以相關專家學者需要對人才流動環(huán)境下人事檔案管理出現(xiàn)的新問題及時進行調(diào)查研究，抓住問題的根源和本質(zhì)，并研究制定相應策略以解決人才流動環(huán)境下人事檔案管理工作存在的問題，保障人事檔案管理工作能夠更好地進行和落到實處，為社會的穩(wěn)定發(fā)展做出保障。

參考文獻

[1]歐陽婷婷.人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策分析[J].辦公室業(yè)務，2017（13）：143.

[2]張躍民.試論人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策[J].人才資源開發(fā)，2016（20）：129-130.

[3]黃慧蘭.做好人事檔案管理工作的對策與建議[J].企業(yè)技術開發(fā)，2017（17）.

[4]耿潔.流動人才人事檔案管理存在的問題與對策[J].城建檔案，2016，09：57-58.

（作者單位：烏魯木齊市人才服務中心）