論“互聯網+”背景下高校收發室的建設

陸偲佳　徐苗苗　宋雨

摘 要 “互聯網+”背景下，高校收發室應積極提供服務、發展業務。通過調查杭州某高校收發室現狀，探尋高?！盎ヂ摼W+收發室”職能轉變途徑，促使其更好地為廣大師生服務。

關鍵詞 互聯網+ 收發室建設 高校建設

中圖分類號：G710 文獻標識碼：A

2018年1月，杭州某高校17級屠同學在收發室看到了許多堆積的信件。在得知該處信件積壓長達一年之久后，該同學主動開始了長達四個月的整理工作，最終整理出兩百余條信件信息。

如今，互聯網發達，高校收發室也不應只作為信件的儲藏室，更應該主動提供服務、拓展業務。本文調查了杭州某高校收發室現狀，探尋高校“互聯網+收發室”職能轉變途徑，為其建設與發展提供參考意見，促使其更好地為廣大師生服務。

1高校收發室現狀

該高校收發室位于校園北門，占地面積約為15 平米。主要職能為：代收在校教職工的快件、代收學生EMS的包裹、代寄單位EMS包裹；代收教職工訂閱的報紙，整理分發至教職工信箱。

通過對師生的線下采訪與問卷調研，我們發現收發室存在以下問題：

1.1缺少環境的舒適性

該高校收發室位于校園小北門，環境昏暗。進門后有兩排閑置的信報箱，信件堆積在兩張課桌及窗臺上。值班老師或學生在一張辦公桌上工作，身后是堆積的郵政快件。

1.2缺少業務的多樣性

目前，收發室的主要業務替師生代收郵政快遞、訂閱的雜志以及信件。師生郵寄信件只需在門口鐵桶處投遞，等待國家郵政局的工作人員取件。

1.3缺少服務的主動性

目前，學校收發室的上班時間為工作日8：00-11：30，13：30-16：20。 2017年前，收發室會主動將信件分類，送至學生宿舍樓下。后因后勤部對宿舍樓環境進行整改，不允許閑置物品的放置，且收發室人手不夠（共三名工作人員），便不再進行這一項工作。

1.4缺少取件的便捷性

目前，除掛號信、郵政快件由收發室值班老師保管，需實名取件外，明信片、平信等取件需收件人自行在百余封信件中查找。除個別有長期寫信習慣的同學愿意主動前往收發室查詢信件外，多數同學都表示不知道有沒有自己的信件，干脆不去查找，以免浪費時間。

總之，因缺少服務的主動性，業務面又不廣，收發室只作為信件的中轉站，其職能名存實亡。

2“互聯網+收發室”的建設與發展

讓收發室不僅是信件的中轉站，拓寬業務面，積極服務，轉變職能，我們作了以下規劃。

2.1以“信件收發”為基礎業務，增加服務的便捷性

據屠同學反映，整理信件時，她發現了許多信件上的個人信息多為昵稱。如此，盡管分揀員篩選出了這類信件，也無法準確投遞。

2.1.1利用大數據，規范收件人信息，主動分揀

為了便于信件的分揀與投遞，同時又保障收件人的基本信息不被泄露，我們建議學校利用大數據，規范郵件信息，主動投遞。具體操作如下：

第一，將收發室數據庫與師生edu郵箱、教務處師生基本信息相連。將收發室改革信息發送郵件，明確收件人信息可填真實姓名，或以學號代替。示例：學院+真實姓名或學院+學號。

第二，分揀信息時，將收件人信息錄入數據庫，由edu郵箱主動給收件人發送信件，通知領取。

第三，將信件或包裹按照寢室樓或學院統一分類，便于取件。對于異常信件，如收件人信息不完整、不真實的，應列入“異常信件”欄，取件時需帶上收件人的有效證件，并做登記。

2.1.2定期清理信件，主動投遞

收發室應定期清理信件，對于超過一月（可變更）無人領取的信件，通過教務處師生基本信息查詢，主動聯系收件人，或投遞至寢室樓、辦公室等其他地方。

2.2以“概念郵局”為主體業務，創建校園文化品牌

2.2.1打造舒適、溫馨的“概念郵局”場地

將收發室重新整修，購置辦公桌、信件收納箱、打印機等硬件設施，再結合“概念郵局”的業務，打造成溫馨的書吧或學生自修場所。

2.2.2形成專業、全面、便捷的業務領域

在“互聯網+”的戰略背景下，將“互聯網”技術與傳統郵政相融合。一方面為師生提供定制校園文化創意產品的服務，另一方面提供線上查詢信件物流以及線下代收發件服務。為擴大經營層面、方便學生生活，可利用現有工具拓展業務，如租借場地、提供打印、提供書籍閱覽等。這符合學生經濟方便的消費心理，容易贏得學生的支持。

第一，提供設計。包括自制校園明信片、文具、紀念幣等文化用品，其獨特之處在于：

（1）提供技術：消費者提供主題要求，幫助設計；

（2）提供創意：設定主題并設計，讓消費者選擇；

（3）提供工具：消費者自己設計，幫忙制成成品。

第二，提供服務。包括代購明信片、出售郵票、信件投遞等，其獨特之處在于：

（1）私人訂制：消費者可根據自身的需求呼叫各類服務；

（2）我是你的眼：消費者無法購買到的郵政周邊，可以提供代購。

（3）電商平臺：利用電商平臺，出售郵資等，線上交易，節約消費者的時間與體力；

目前，我們已設計出包括明信片、信紙、信封、紀念章等紀念品，在校師生中進行了市場調研。隨著旅游業的大力發展，明信片已成為極具代表性的旅游紀念品。尤其在青少年游客中，一張明信片、一只紀念戳，已成為他們留念、傳遞情誼的方式之一。就校園文創品牌市場而言也是如此。

校園文創用品仍是一個小眾市場，受眾為在校師生或訪學的游客。利用好文創用品設計這一品牌，有利于擴大學校的知名度、增加在校師生對學校的文化認同感。對于充滿著理想的青年學生而言，更是希望能走遍每一所名校，購置一些名校紀念品，給自己留下紀念，或送給朋友，傳達祝福。

我們從校園明信片出發，希望借由明信片便宜、紀念價值高的特性，推出不同樣貌的明信片搭配多種營銷活動來拓展市場。消費者也可以參與定制、DIY等。此外，我們特制的紀念戳、紀念幣、便簽本、帆布包等，更增添了校園文化產品的價值，受到了師生的歡迎。

3發展意義

3.1便利師生信件交流

大多數高校內設有專門的郵政服務點，但在該校只有一個小小的收發室，且僅限于日常收發。而在收取信件時，往往需要收信人自行前往收發室查找，耗費時間與體力；在寄信時，沒有滿意的信紙、缺少郵票，或者不方便前往收發室……諸多問題使得學生在利用“郵政”進行交流時出現了許多不便。通過互聯網錄入郵件信息、線上交易，大大提高了效率。

3.2拓展學生創業機會

越來越多的消費者在互聯網上進行消費，互聯網為學生提供了更多的創業平臺。利用“互聯網+收發室”，將收發室的改進項目變成學生的創業、就業項目，讓收發室成為學生就業的工作室，加大了學生創新創業意識，拓展了實踐。

3.3增加學生的校園文化認同感

該校正在不斷發展，缺少一些有代表性的紀念品。從自身學校品牌做起，設計學校相關明信片、紀念戳、書簽、信封等，不僅滿足在校師生的需求，而且在訪學游學、校際交流、畢業生臨別贈品等方面有著重大的作用。打造校園文化品牌，更是在加強學生對校園的認同感。

作者簡介：陸偲佳（1995年—）、女、江蘇昆山、浙江外國語學院中國語言文化學院學生；徐苗苗（1997年—）、女、浙江嘉興、浙江外國語學院中國語言文化學院學生；宋雨，（1997年—）、女、浙江杭州、浙江外國語學院中國語言文化學院學生。

參考文獻

[1] 張斌.淺談高校后勤收發室信息化服務管理[J].現代農業科學，2008（06）：96-98.

[2] 金印，劉琦，榮天驕.“互聯網+”助推大學生就業創業的思考[J].通訊世界，2016（02）：290.