探討信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理

崔慧中

摘要：人力資源和社會保障監察檔案管理是將有關的監察檔案進行收集、整理及保管工作。由于其信息管理內容較多，并且工作量較大，傳統的檔案管理方式無法滿足較大的工作量。在隨著社會科技的不斷進步，信息化技術在各行各業中得到了不同層次的應用。在工作量巨大的監察檔案管理中，現階段也在不斷地應用信息化技術進行檔案管理的改革，通過先進的技術與現代化的信息化指導，能夠提高其檔案管理的工作效率及工作質量。

關鍵詞：信息化時代；人力資源；社會保障；檔案管理

人力資源和社會保障監察的檔案管理主要是指關于人力資源和社會保障有關的檔案收集、整理及管理的工作。而隨著社會的不斷發展，信息化在我國各個行業中的應用較廣泛。在人力資源和社會保障監察的檔案管理中，信息化的發展也較為普遍，而通過信息化的檔案管理不僅能夠提高管理的工作效率，也能保證其檔案管理的質量。所以，討論信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理具有其重要性。

一、信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理的重要性

隨著科技的不斷發展，每個行業都在進行著信息化的改革與發展。對于檔案管理部門來說，信息化從根本上改變了檔案管理的方式，其從一種手動的進行檔案管理逐漸的向信息化管理模式邁進。對于人力資源和社會保障監察部門來說，檔案管理工作應用信息化技術也是十分必要的。

首先，對于人力資源和社會保障監察的工作人員來說，其檔案管理的信息量較大，傳統的檔案管理方式使得他們的工作量較多，并且沒法更有效地提升工作效率。并且，由于傳統的檔案管理往往是進行紙質版的管理方式，這使得在管理的過程中可能會出現檔案丟失或破損的現象出現。而通過信息化的管理模式，通過一次性將檔案錄入后，可以通過計算機技術進行較永久的保存，并且減少了檔案破損等現象的出現。

此外，由于人力資源和社會保障監察的檔案為多部門提供資料，所以通過信息化建設后，會使得資源共享方面得到更好地提高，并且能夠加強各部門的工作效率。

最后，由于大數據化社會的不斷發展，檔案管理通過信息化的模式進行工作是未來檔案管理的發展趨勢。

二、現階段人力資源和社會保障監察檔案管理的現狀

（一）思想不夠重視

在信息化時代下要想更好地進行監察檔案管理工作，需要管理層對其檔案管理的發展具有足夠的重視，以保證在工作中，從領導到員工都能夠保證其工作的積極性及工作質量等。然而，其監察檔案管理管理的現狀的主要問題在于工作人員對信息化檔案管理的思想重視程度不夠。有的工作人員甚至是領導只是了解信息化檔案管理很重要，但是在實際的工作中則往往出現沒有使工作更好地應用信息化的現象。有的監察檔案管理工作部門沒有跟進配套的軟件和硬件設施。而沒有對信息化監察檔案管理的重視，則可能會導致信息化檔案管理建設進程較慢，并且限制了監察檔案管理信息化的發展及工作效率等。

（二）信息化建設的模式較單一

在現如今建立的監察檔案管理中，往往存在著信息化建設運營不到位的現象，其信息化建設的模式較為單一等問題。在一般的監察檔案管理中，由于信息化的建設處在較初級的水平中，所以，在具體的信息化應用方面就會出現缺乏有效性的問題。一般的檔案管理工作往往只是進行“查詢”的工作，并沒有形成一套有效的管理系統，且對于監察分析等功能也沒有進行較好地開發。導致在監察檔案管理中信息化應用不徹底。

（三）缺乏相關專業人才

無論對于河中工作中信息化建設的發展來說都需要相關專業的人才進行專業的操作、指導，甚至是軟件開發等工作。而在現在的監察檔案管理的部門，專業化的人員往往較少，一般來說均是對原有的工作人員進行培訓工作，而這種形式的工作人員僅能使用已有的軟件或硬件，但不能根據自身的工作特點進行軟件方面的改進工作。并且，在對工作人員進行培訓時也僅是對已有軟件和硬件的使用方法進行培訓，沒有對其原理等進行一定的講解，這導致了一旦軟件或硬件出現了任何問題時工作人員都無法進行相應的補救措施，至此到時其工作進程緩慢，甚至出現工作人員認為信息化工作的進程更慢等抱怨的出現。

三、信息化人力資源和社會保障監察檔案管理的對策

（一）增強領導重視程度

在監察檔案管理中應用信息化建設應該得到領導的重視。以此為信息化建設提供更多的資金、人力物力等方面的幫助與支持。并且領導應該意識到信息化檔案管理的重要性及對工作進程的幫助作用，以提高對工作人也工作成果的重視程度，通過領導對信息化監察檔案管理的重視，使工作人員意識到其信息化的重要性及發展的必然性，并以此提高工作人員對學習信息化先進技術的積極性，也提高工作人員在工作中應用信息化技術的重視程度。因此，通過增強領導對信息化監察檔案管理的重視程度，從根本上增進信息化監察檔案管理的發展進程。

（二）完善信息化監察檔案管理制度

任何一個工作領域應用信息化建設都需要建立一套完整的管理制度，對于監察檔案管理也不例外。在監察檔案的管理中，完善其管理制度能夠降低在工作中可能存在的一定風險和困難。首先，計算機技術等信息化技術往往存在一定的安全隱患，可能出現信息丟失的現象，所在在進行信息化建設是應該對其進行一定的安全技術培訓及安全操作問題的講解。以此確保工作人員在進行監察檔案管理中減少安全隱患的出現。其次，在何種運行規則中，一套管理系統往往會有很多的相關的配套技術，而對于這些配套的技術，也應該對工作人員進行這些技術的培訓工作，以保證在使用系統時能夠解決一些小問題的出現。并通過這些輔助的技術希望能夠幫助更好地進行信息化監察檔案管理工作。

（三）建立獨特的信息化技術

信息化技術的建設工作應該根據不同的實用領域進行不斷的改進。所以，在監察檔案管理中，應該根據其獨特的管理系統進行信息化建設。然而，在建設獨特的信息化建設中，應該進行不斷地提高其軟件功能及硬件設施。然而，這是一份較為需要的資金的過程。所以，在進行信息化時，不僅需要提高系統的硬件設施，并加強軟件技術。同時，也需要工作人員進行信息化功能和信息技術的培訓與學習，以此幫助信息化監察檔案管理的建設

（四）注重專業人才的培養

對于信息化建設，需要更多的專業人才進行工作。因此在對監察檔案管理工作中應用信息化技術，需要引進一定的專業人才。然而，引進人才需要大量的資金，且原有工作人員仍然對信息化技術工作沒有較好的理解，所以，在引進人才的同時還應該對現有的工作人員進行專業知識、技能的培訓。以保證在信息化建設中，不僅具有專業功底較強的專業人員，還有對檔案較熟悉的原有工作人員一起進行工作。通過兩類不同的專業人員的結合，才能保證人力資源和社會保障監察檔案管理的信息化建設的更好。在兩類專業人員進行工作時，為了能夠使工作效率更好，還需要建立完善的工作制度，并建立工作考勤制度，以評估的方式對兩類工作人員進行不斷的考核，以幫助信息化監察檔案管理工作進行地更加有效率。

四、結語

信息化時代的人力資源和社會保障監察檔案管理是社會不斷進程的必然結果，也是社會發展的大勢所趨?，F如今的信息化監察檔案管理仍然存在著一定的不完善，所以應該通過增強領導的重視程度、完善信息化監察檔案管理制度、建立獨特的信息化技術、注重專業人才的培養等方面提高信息化人力資源和社會保障監察檔案管理工作。

參考文獻：

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（作者單位：利津縣人力資源和社會保障局）