淺析物流貿易合同全過程管理

馬述華

【摘要】物流貿易在迅速發展的同時，資金占用量大、貨權管控困難、交易風險高的特性也在不斷放大，物流貿易風險事件時有發生，如何有效管控風險，已經成為物流貿易企業亟待解決的問題。本文結合筆者多年的工作實踐，從客戶信用管理、合同簽訂管理、合同履行管理、合同檔案管理、合同糾紛處理五個方面，探討通過實施物流貿易合同全過程管理有效防控物流貿易風險，以期為同行提供借鑒和參考。

【關鍵詞】客戶信用 合同簽訂 合同履行 合同檔案 合同糾紛

中圖分類號：F272 文獻標志碼：A

一、物流貿易合同全過程管理的背景和意義

近年來，物流貿易在各行各業迅速發展，交易額呈逐年上升趨勢。與此同時，物流貿易資金占用量大、貨權管控困難、交易風險高的特性也在不斷放大，物流貿易風險事件時有發生，造成的經濟損失數額巨大。如何有效管控風險，已經成為物流貿易企業亟待解決的問題。

物流貿易合同作為開展物流貿易業務的重要依據和保障，通過對其實施全過程管理，可以實現對物流貿易風險的有效管控，大大降低風險發生的可能性。

二、物流貿易合同全過程管理的內容

結合物流貿易業務流程，物流貿易合同全過程管理具體包括五個方面，即客戶信用管理、合同簽訂管理、合同履行管理、合同檔案管理、合同糾紛處理。

（一）客戶信用管理

客戶信用管理是為防范客戶信用風險所開展的一系列工作，包括客戶資信調查、客戶信用評級、客戶授信管理和客戶信用檔案管理。

1.客戶資信調查。在物流貿易合同簽訂前，先對客戶的資質證照和信用狀況做全面深入的調查和了解，并根據收集到的有關資料，填寫《客戶資信調查表》，具體內容可根據實際管理需要設計。對持續開展業務的客戶，應當按季度對客戶資信資料和《客戶資信調查表》進行更新，期間如果發生變化，及時補充相關資料，重新填寫《客戶資信調查表》，做到對客戶資信狀況的動態了解和掌握。

2.客戶信用評級。資信調查工作完成后，應當對客戶信用等級進行評定。客戶信用評級可以采取定量與定性相結合的方式，對客戶的信用狀況進行綜合評價。定量可以從注冊資本、股東背景、企業性質、所涉行業、企業規模、應收賬款保障能力、合作歷史及誠信度、經營業績、管理水平、技術裝備、不良欠款、違約行為、債務糾紛、企業虧損、被查封或凍結財產、其他影響業務開展的情形等方面對客戶進行量化評價，確定信用得分；定性可以從喪失償債能力、違法經營、停業整頓等方面對客戶信用進行一票否決，取消信用評級資格，列入黑名單。通過對客戶進行信用評價之后，可以將客戶分為不同等級，如A級、B級、C級，相應代表客戶信用程度的高、中、低三等。

3.客戶授信管理。客戶信用等級評定后，應以擬開展的業務是否涉及資金占用為標準，來確定是否需要進行客戶授信。客戶授信包括授信額度和授信期限，授信額度是給予客戶賒賬或預付款的最高額度，即客戶占用資金的最高額度；授信期限是給予客戶的信用持續期間，包括回款期限和到貨期限。客戶授信管理，是對客戶授信審批、執行、監督、評價和調整各環節進行的動態化、閉環式管理活動。

（1）授信審批。業務部門在前期客戶資信調查和客戶信用評級的基礎上，分析評估業務模式、貨物來源及流向、貨物（權）交接方式、貨款結算方式等風險，就客戶授信提出書面申請，風控、財務部門審核后報公司領導審批。客戶授信獲得批準后，方可在授信額度和授信期限內與該客戶簽訂合同。

（2）授信執行。客戶授信的執行由業務部門負責，具體體現在合同的簽訂和履行過程中。合同簽訂時，應根據授信額度和授信期限，約定合同數量和結算期限等相關內容；合同履行時，應當嚴格按照客戶授信和合同約定預付或收取貨款，及時與授信客戶對賬、清賬。

（3）授信監督。客戶授信的監督工作由風控和財務部門負責，應當建立授信客戶月度、季度、年度檢查審核制度，對客戶授信實施動態管理，發現超出授信額度和授信期限的預付款或賒銷欠款的，應及時提出預警，督促、協助相關業務部門采取有效措施，將款項壓縮至授信額度以內。

（4）授信評價。客戶授信的評價工作由財務部門負責，應當每月對客戶授信執行情況進行評價，并填寫《客戶授信情況執行評價表》。

（5）授信調整。客戶授信調整由風控部門負責，根據財務部門提供的《客戶授信執行評價表》和業務部門提交的書面報告，就是否調整客戶授信提出明確意見，并擬定客戶授信調整方案，連同相關材料一并報送公司領導審批后，作為下一步客戶授信的執行依據。

4.客戶信用檔案管理。客戶信用檔案應當按照“一客戶、一檔案”原則建立，在客戶信用管理過程中不斷收集和整理，具體包括以下資料（1）客戶資質證照；（2）《客戶資信調查表》；（3）《客戶信用風險評定表》；（4）《客戶授信審批表》；（5）《客戶授信執行評價表》；（6）各業務部關于授信客戶的書面報告；（7）客戶授信調整方案；（8）其他與客戶信用有關的資料。

（二）合同簽訂管理

合同簽訂管理包括審批和簽約兩個方面。

1.合同審批。所有物流貿易合同在簽訂前均應履行審批程序，由公司各相關部門和人員，依據職責分工，分別對合同條款進行專業性審查，并提出明確的審查意見和建議，最終提交公司主要領導批準。

2.合同簽約。物流貿易合同審批通過后，方可簽約。簽約時，應按照合同約定生效條款簽字或蓋章，確保合同簽訂有效；簽約后，應將及時生效的合同原件歸檔。

（三）合同履行管理

合同履行是物流貿易的重要環節，也是最易發生風險的環節，應當從嚴從細管理。

1.合同履行臺賬。建立合同履行臺賬，在合同簽訂后，記錄合同履行情況，如收（發）貨日期、數量、質量驗收情況、貨款支付（收取）日期、發票開具日期等。

2.合同履行憑證。在合同履行過程中，應當及時收集合同履行的憑證原件，如過磅單、質量驗收單、結算單、發票、收款收據或憑證、付款憑證、發票等，并整理歸檔。

3.合同履行管控。與同一客戶簽訂多個合同的，如果先前合同沒有履行完畢，或履行異常的，應暫停簽訂下一個合同；對未經審批簽訂的合同或未簽合同的客戶不予收付款；在收付貨款、開具發票時，嚴格執行合同約定和客戶授信；對違反合同約定或超出客戶授信的貨款不予支付。

4.合同變更。對合同履行過程中發生變化的，應及時與對方協商解決，并就變更情況簽訂書面補充協議，杜絕口頭變更合同約定或變通履行合同。

5.合同解除。合同簽訂后，經雙方協商終止履行的，應及時以書面形式予以解除。

6.合同違約處理。在合同履行中，對方發生違約行為，應中止合同履行，督促對方糾正違約行為，必要時果斷采取應對措施。

（四）合同檔案管理

物流貿易合同檔案是記載物流貿易業務開展情況的文字材料，也是維護企業合法權益的重要證據。

1.明確合同檔案管理部門，應當由一個部門指派專人統一管理。

2.按照“一合同、一編號、一檔案”原則建立合同檔案。為每個合同建立獨立的檔案，并編制合同檔案清單。

3.合同檔案資料齊全、有效。“齊全”，即與合同有關的資料都應當作為合同檔案資料保存；“有效”，即合同檔案資料應當是合同履行情況的原始記錄，一般應為原件。

4.定期清理核對合同檔案，如有遺失、損毀，應當查明原因，及時補救。

5.合同檔案借閱應當辦理相關手續，原件資料無特殊情況不得外借。

（五）合同糾紛處理

物流貿易合同糾紛處理主要有三種方式，即協商解決、民事訴訟、刑事報案，具體選擇哪種方式最有利于企業，要綜合考慮成本、效果、期限等各種因素。

1.協商處理。物流貿易合同糾紛主要發生在資金和貨物方面，如逾期付款、逾期交貨等違約行為，一旦發生，應當立即了解客戶違約的具體原因，研究解決方案和應對措施。如果與客戶溝通協商，能夠達成在一定期限內結清貨款或交付貨物的意向，應當以補充協議等書面形式予以確認并嚴格執行。如果與客戶溝通后，確定在寬限期內不可能付清貨款或交付貨物的，應當與客戶協商其他途徑和方式清償貨款，達成意向后以書面形式予以確認。在這個過程中，需要對客戶做全面的分析和評價，如客戶違約的原因、綜合實力、信用狀況、補救措施的可行l生等。

2.民事訴訟。對通過協商無法解決的物流貿易合同糾紛，應當及時采取民事訴訟方式處理。在民事訴訟過程中，應當把握幾個關鍵點：第一、管轄法院的選擇至關重要，應當在物流貿易合同中明確約定，首選己方住所地人民法院，其次選擇原告住所地人民法院；第二、訴訟保全必不可少，在起訴時一并提交財產保全申請，法院立案后，及時向法院提交已掌握的客戶財產線索，積極配合法院完成財產保全工作；第三、證據收集全面細致，收集的證據材料應當妥善保管原件，證據之間應當具有關聯性和一致性，能夠相互印證，對存在矛盾的證據應注意取舍；第四、勝訴判決執行要抓緊，對不執行判決的客戶要及時申請法院強制執行，對暫時無執行能力的客戶，應保持溝通和聯系，積極探尋其他可行方式執行判決。

3.刑事報案。對涉嫌犯罪的物流貿易合同糾紛，在掌握確鑿證據的情況下，應當及時向公安機關報案，爭取盡早立案，為公安機關提供偵察線索，爭取最大限度追償損失。

三、物流貿易合同全過程管理的作用

（一）物流貿易合同全過程管理，突破了傳統的合同管理鏈條，向前拓展至客戶選擇，向后延伸至糾紛處理，形成了對物流貿易合同的閉環式、動態化管理。

（二）物流貿易合同全過程管理，將合同管理貫穿于具體業務之中，理順了業務流程，規范了業務操作，實現了合同管理與經營管理的深度融合。

（三）物流貿易合同全過程管理，以風險管控為出發點和落腳點，做到事前預防、事中控制、事后補救，大大降低了物流貿易風險，促進了物流貿易企業健康發展。