大數據時代背景下的檔案管理探討

肖偉莉

【摘要】大數據時代是信息的時代，同時也是知識經濟的時代，大數據的應用和發展對提升我國企業檔案管理工作的質量有一定的幫助。本文基于檔案資料對企業信息安全和管理的重要作用，從提升現代企業應用大數據進行檔案管理的方法策略人手，研究在現代企業檔案數量和安全要求不斷提升的現實環境下，提升企業檔案管理水平的相關措施。

【關鍵詞】大數據 檔案管理 探討分析

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

大數據也被稱為巨量資料。顧名思義，其攜帶的數據量已經超過了目前人們熟知的靜態化數據存儲模式，而且需要更加新鮮的處理模式才能完成對大數據信息的獲取及處理。大數據具有數量大、速度快、多樣化、價值密度高、真實性好等五個方面的特點，目前已經成為現代社會運行的基本數據模式。在大數據的影響下，現代企業檔案管理工作也面臨著全新的挑戰。一方面，檔案信息更新速率加快，數據量增加，對檔案管理人員的操作能力提出了一定的要求；另一方面，雖然基于大數據應用的檔案管理工作效率得以提升，但是管理質量和信息安全性面臨質疑。因而在這一情形下針對大數據與檔案管理的結合進行探討具有一定的意義。

一、大數據與檔案管理工作結合的途徑

（一）將檔案變成大數據中心

信息技術革命與經濟社會活動的交融催生了大數據，大數據是經濟社會、現實世界、管理決策的片斷記錄，蘊含著海量碎片化信息。信息時代的檔案包羅更多數據信息，比如交易數據、訪問數據、管理情況數據等，同時數據量也有了極大的擴張。以全社會7億網民所能帶來的數據交互和傳播量來看，囊括這一數據的檔案信息體量將達到數千TB，當檔案信息規模擴大到一定程度時，檔案數據本身便已成為大數據的一部分，將大數據應用于檔案數據的歸集、分類，實現數字化的檔案管理的同時也便形成了檔案大數據，這樣能夠進一步方便企業對檔案的利用，促進檔案管理工作的進一步完善。

（二）利用大數據技術發揮統計檔案的決策支撐作用

目前針對電子化的海量數據與全面的檔案管理還有一定的差距，而隨著大數據技術的不斷發展，其計算技術將能夠在未來增加對海量數據的解讀與分析功能。這是大數據技術支持檔案管理的未來發展情形。憑借這一改進，檔案的決策作用將愈發凸顯，能夠為企業的經營、市場的拓展、收益的持續增加提供基于歷史的數據分析，使企業能夠更加方便快捷地借鑒過去的經營經驗。對競爭日趨激烈，同時信息生產速率加快的現代商業社會而言具有積極的推動作用。

二、目前企業檔案管理工作中存在的問題探討

（一）成熟的檔案管理指標體系尚未建立

目前我國大多數企業在進行檔案管理工作時還采用較為傳統和保守的管理思路，管理不成體系，同時對不同類型檔案資料進行分別管理的能力較差，主要表現為檔案管理指標較為簡單，同時缺少客觀性指標，人為主觀因素較多。檔案管理的具體執行過程與公司戰略發展不相契合，檔案管理過程隨意，重要檔案管理地位不突出，這些都制約著檔案管理效率的提升。檔案管理指標體系的建立需要企業擁有先進的檔案管理理念，對于現代企業而言，一方面身處國際化的大潮之中，另一方面市場競爭加劇，對管理工作的要求也日益提升，檔案管理要服務于企業的發展和建設，而不能僅僅只是將數據收集起來。眾所周知，檔案管理理念指的是依據檔案管理的具體任務的形式界定管理的規程和執行的方法，確定檔案管理制度的權利與義務，這一理念往往未被現代企業所重視并應用，導致檔案管理工作隨意l生較大，無法突出檔案管理的實際作用。

（二）企業對應用信息化系統管理檔案的重視不足

應用信息化體系管理檔案本質上是檔案管理流程的梳理和再造的過程。現代管理學將信息化平臺看作一個資源富集的存儲器。通過信息技術手段實現數據的存儲、分析、提取，繼而實現檔案信息本來的作用，促進檔案管理效能的提升。基于信息化系統進行企業檔案管理過程的優化主要是利用信息技術的設計模式，保證實現檔案數據本來的作用。但是由于部分企業在信息化實踐方面較為落后，信息化應用增加成本的同時對提升檔案管理效率的幫助有限，因而大部分企業不愿大規模部署信息化設備用以管理檔案，使得檔案管理過程仍舊偏向于傳統的人工化管理，其中信息的錯漏和數據量的不足已經凸顯。但由于多年來企業對檔案管理作用的認知缺乏，使得檔案管理低效率的事實沒能得到有效的緩解。

（三）檔案管理人員素質不足，檔案信息安全性問題凸顯

健全的檔案管理工作需要管理人員不斷努力，然而由于一直以來對檔案管理工作重要性的認識不足，檔案管理部門缺乏具有專業檔案管理知識的員工對其負責，檔案信息系統化管理不足。同時由于網絡安全性不足，企業檔案信息時常面臨著數據丟失、盜錄等安全性問題。

三、基于大數據背景下的檔案管理探討

（一）設立有效的檔案管理管理監督措施，保證檔案管理合理有效

有效地針對檔案管理工作進行監督突出了對目前企業檔案管理體系松懈、持續監管能力不足的問題的針對性舉措。管理制度需要相應的監督體系保證其運行過程平穩有效，但是目前大多數企業的檔案管理缺乏體系，管理弱化，由于檔案管理內容逐漸增多，在實際管理過程中無法更好地把握要點，存在錯漏，主要表現在檔案數據的更新缺乏有效保障，檔案數據的有效利用不足，檔案管理體系化未能很好地開展。為此，需要針對性地建設檔案管理監督措施，設立企業級監督系統和部門級監督系統，貫徹公司的檔案管理理念，以通過檔案管理為企業的持續經營發展服務為基本管理理念，加強對檔案管理體系運行方式的監督，應用信息化系統完善各部門大數據檔案的建設工作，繼而完善檔案為現代化企業運營決策和經營支持的作用。

（二）增加企業對檔案管理信息化的管理投入

企業檔案管理由人工管理向大數據管理的轉型發展的過程中必然會存在諸多的漏洞，造成檔案數據安全缺乏保障體制或者無法滿足各個部門不同信息需求的問題。目前這一問題在中小型企業中較為常見，但是要實現信息化的檔案管理過程，就必須要加快對檔案管理工作質量和效率的全面提升。企業管理層要設立專門的巡查督導組完善網絡信息部門日常工作的監督，對工作人員進行檔案管理信息化教育，使其明確企業檔案管理的重要性，明確建立企業級的大數據檔案對企業實現全面管理，提升管理效率所具有的巨大作用。企業要增強對檔案管理員的管理。管理員的疏忽造成檔案信息安全受到威脅的情況數不勝數，此舉雖然也可歸因于企業內部管控措施的疏忽，但是更不如說是檔案管理人員自身管理的漏洞。檔案信息的安全對企業互聯網的安全和保密性提出了挑戰，要做到網絡信息安全管理的真正有效和嚴謹，企業管理層和網絡信息部門負責人就要在加強網絡信息安全宣傳之余加強對直接管理人員的監督和管控。力求每個檔案管理從業者明確網絡信息安全工作的底線，切實保障檔案管理過程的信息安全。

（三）培養高素質信息技術人才，形成檔案管理+互聯網人才應用模式

高素質人才是企業檔案大數據得以應用和完善的基礎，時下信息資源極大地便利了人才培養，信息技術人才和會計人才的交集更加擴大，企業有針對性地分析和引導才能形成具備信息化工作能力的會計人才梯隊。對于現代化企業而言，檔案信息與企業的運行發展密切相關，其中不僅涉及到財務數據、產品信息，同時也涉及到企業員工的數據，一些財務數據由于涉及到商業機密，因而在日常管理過程中絲毫不能馬虎大意，這就要求企業領導層對管理人員進行系統化的培養，不僅要灌輸基本的檔案管理知識，還要加強檔案管理信息化技術和安全意識的培訓，定期開展大數據與檔案管理的技術培訓活動，對檔案管理人員進行培訓與考核，促使其不斷學習信息化技術，強化其獲取信息、管理信息、分析和應用信息的能力。在提升傳統檔案管理技能的基礎上，保障企業的檔案管理人員能夠熟練操作信息化的檔案管理系統，提升其工作效率。

四、結語

綜上所述，檔案管理對于現代企業的經營和發展具有重要意義。可以說檔案管理工作已經融入了現代化企業管理的工作過程，成為明確企業發展軌跡、審視企業未來發展道路的一個重要途徑。雖然檔案管理具有十分重要的價值，但是受到傳統檔案管理工作理念和工作方法的影響，檔案管理效率較低、難以貫徹新時期對檔案管理工作的創新要求，特別是在互聯網時代快速發展催生的大數據應用下，檔案管理亟需尋求新的發展路徑。因而企業內部檔案管理工作具有非凡的重要性，而檔案數量的激增和落后的管理手段要求我們對其進行管理方式的變革，這就凸顯了互聯網時代下信息化檔案管理的重要作用。本文通過分析大數據時代將普遍存在的大數據應用與傳統檔案管理工作相結合這一基本形勢，明確了企業檔案管理過程中存在的問題并提出相應的對策。本文旨在通過這一研究為大數據時代下企業檔案管理提供可資借鑒的經驗，促進企業檔案管理工作的快速進步。