高校檔案館數字資源管理與存儲優化策略研究

曹琳

一、高校檔案館數字資源管理與存儲的現狀及問題

（一）信息化設備陳舊與存儲空間不足致使檔案數字資源的管理和存儲規范難以實現

隨著高校檔案館信息化進程的推進，檔案數字資源的增加，檔案數據庫數據量及并發用戶數量也隨之增多，一臺先進的信息化設備在信息化建設中起著至關重要的作用，據筆者在一些高校調研中發現不少高校檔案館在信息化建設過程中由于缺少相關部門的支持及配套的資金，致使檔案館信息化設備陳舊，陳舊設備的性能和有限的存儲空間無法適應新的數字資源管理及大量數據存儲，其結果常常出現數據庫服務器吞吐量降低、響應時間長、死機等問題；甚至有些高校為節省資金將檔案數據資源與圖書館數據資源共用同一存儲設備，使得圖書與檔案大量數據堆積導致存儲服務設備常常陷于癱瘓狀態，嚴重滯礙了檔案館與用戶之間的交互體驗及檔案館的信息化建設進程。

（二）數字化工作外包、監管力度不夠致使數字資源安全性管理得不到保障

對于高校檔案館來說信息化建設首要工作就是將紙質檔案數字化，但是目前大多數高校檔案工作人員缺乏相關數字化技術操作培訓，且人手有限，所以除了少數高校自己開展數字化掃描外，大多數高校檔案館采用數字化掃描業務外包模式，這樣雖然能夠加速檔案館數字化建設速度，但由于缺乏相關規范性監管制度及嚴格的數據驗收把關手段，使得外包公司數字化工作人員一些不規范及失誤操作產生錯誤數據、丟失數據及泄密等現象出現，同時對于掃描后數據質量難以保障，這些現象若得不到及時處理，對于后期原文掛接和數字資源管理帶來了很大的障礙。

（三）系統管理人員計算機知識缺乏，致使檔案資源管理系統成為簡單查詢、數據堆砌的工具，無法真正發揮管理系統自身價值

在大數據、大網絡時代，數據資源形式出現了多樣化發展趨勢，而檔案資源管理系統也相應朝著更廣泛的網絡型B/S結構發展，且成為網絡時代發展主流，這就需要工作人員具有更高的信息化技術與檔案管理能力。而目前大多數高校檔案館由于條件限制缺乏相關技術人員，無法及時優化檔案資源管理系統性能及合理分配資源存儲空間，無法將不同結構的數據有效管理，故而檔案資源管理系統成為了簡單的數據堆砌與簡單查詢工具，數字化成果成為“死”檔案。

（四）工作人員思想觀念陳舊且對檔案數字資源管理缺乏責任心，使得檔案數字資源安全保密性得不到保障

筆者在各高校調研中發現不少高校檔案館由于存在工作人員年齡偏大，思想觀念傳統，信息化意識淡泊甚至抵觸信息化工作成果，抱著混日子的想法對檔案數字資源管理漫不經心，對于相應制度不予執行，像對在數據錄入過程中出現的不完整數據，重復數據，不規范數據、無用數據等，不予及時處理，導致管理系統數據存儲空間不堪重負；對數字資源存放沒有規范每當利用時經常找不到相關資源；對資源管理系統管理權責不明使得人人可以登錄系統隨便擅改數據且出現問題時相互推卸責任；用戶使用數字資源后沒有嚴格事后審查制度可以隨意將之帶出檔案館；元數據備份不及時每當出現問題時無法及時恢復等現象，對檔案數據的安全性、保密性造成嚴重威脅。

從以上系列問題可以看出，檔案信息化建設并不是簡單購置了設備、管理系統、數字化了紙質檔案就稱為信息化建設，信息化建設最終目的是使檔案數字資源發揮最大的價值，滿足用戶需求.而要使檔案數字資源發揮價值的前提必須是能對數字資源進行有效的管理和存儲，只有這樣才能為挖掘與開發數字資源的利用價值打造良好的基礎環境，為信息化建設進程的推進做好鋪墊。

二、高校檔案館數字資源管理與存儲優化的作用

通過對檔案數字資源的管理與存儲進行優化不但能夠增強數字資源的安全保密性，而且能夠減少不必要的資源與服務時間浪費，將員工從繁瑣重復的利用工作中解脫出來.為員工提供更多時間從而提升學習及資源開發創新等工作，為檔案館的發展提供有效前提。

通過對檔案數字資源的管理和存儲進行優化能夠使數字資源在收集、整理和利用、保存過程更加安全和規范化，剔除不必要數據使存儲空間更加合理化，數據庫訪問更加流暢便捷，為以后整合各類資源，跨平臺對接起到了有效的推進作用。

通過對檔案數字資源的管理與存儲進行優化能夠轉變檔案工作者傳統思維模式，使得他們了解到信息化技術強大的功能，有了開發信息化建設的愿景，加強了參與信息化建設的積極性。

三、高校檔案館數字資源管理與存儲優化策略

經過筆者對部分高校檔案館數字資源管理與存儲狀況的調研分析，筆者認為對高校檔案館數字資源管理與存儲優化可以分為以下幾個方面進行。

（一）利用信息化方法優化檔案工作人員的思維模式，提高工作人員的信息化意識及管理責任

檔案管理人員是檔案信息化工作開展的基礎，他們信息化思維觀念的強弱直接關系到信息化建設的成敗、數字資源管理與存儲優化是否有效。為此利用信息化多媒體技術定期對檔案工作人員進行業務和知識培訓，加大信息化宣傳力度，多讓工作人員走出去開闊視野，學習其它院校信息化成功經驗，積極讓每個人員參與到信息化建設當中，讓他們充分意識到信息化的優越性；同時大力培養信息化專業知識，使工作人員多方位，多才能發展；增強工作人員創新性思維及責任心，使得他們在資源管理和存儲上能夠群策群力，集思廣益，充分挖掘與開發信息化工具性能，為檔案資源管理與存儲優化的可行性打下基礎。

（二）利用信息化技術優化檔案數據庫服務器，加強數據資源的防護及存儲管理

1.服務器系統與性能優化：服務器是數據資源存儲與管理的核心，其操作系統的選擇與性能的配置對數據管理與存儲是非常關鍵的。服務器操作系統與普通操作系統相比具有更加穩定及安全特點，為此選擇一款相適應的服務器操作系統對數據的存儲及安全保障極其有利的。例如目前比較熱門的操作系統windows2012 r 2服務器版，它具有著強大的安全性保障及獨樹一幟的虛擬存儲管理特性且操作相對簡單，對于高校檔案館來說起到一箭雙雕的作用。在服務器性能方面不但要盡量選擇高穩定、高性能的服務器，而且要利用一些信息化技術來優化配置服務器性能來增強系統的安全性，如在數據資源安全上可以通過設立二級身份認證方式封堵隱私漏洞、特權賬號、系統轉存等漏洞；安裝防惡意代碼軟件并及時更新版本和惡意代碼庫； 選擇操作系統最小安裝的方式，系統補丁及時得到更新；隨時在網絡邊界處監視端口掃描、留意木馬攻擊、緩沖區溢出攻擊、IP碎片攻擊和網絡蠕蟲攻擊等攻擊行為，使得數據資源安全性最優。在存儲方面除日常清除多余數據，優化磁盤外，可以采用內置硬盤、外掛云盤、建立磁盤陣列等方式或建立分級存儲方式來獲得更多存儲空間。

2.檔案數據庫自身性能優化：在檔案館信息化建設過程中，通常都具有一個用以存放數據資源的數據庫，如SQL Server、Oracle、Sybase等，無論使用哪種數據庫存儲數據，數據庫自身性能的設置與優化，對于檔案資源管理系統的順利運行與檢索利用起著關鍵性的作用。為此在數據庫選擇上首先版本的選擇盡可能選擇較新的版本，因為每個軟件的新版本性能及兼容性要比舊版本高不少，在管理上會省不少力。像SQL Service數據庫，由于其08之前版本對于非結構化數據的管理不是很占優勢，而08后版本則對非結構化數據有了相應的解決方案，為不同結構數據存儲打開便捷之門。其次，在數據庫性能方面可以通過對數據庫實例配置或用SQL語句優化來提高數據庫安全性能；最后，采取一些技術方法來優化數據庫安全性能，如對數據庫訪問權限及數據庫對象安全性進行核查；設立數據有效性檢驗功能，保證通過人機接口輸入或通過通信接口輸入的數據格式或長度符合系統設定要求；監控數據庫狀態，發現數據庫性能瓶頸；定期對數據庫存儲檢查，對數據庫碎片進行重組、數據分析及容量規劃；定期對數據采取多樣備份以應急在非正常狀態下的數據及時恢復等，盡可能保證數據庫性能最優化。

（三）利用信息化技術對檔案資源管理系統優化，降低數據資源重復和浪費，確保數據資源的質量管理

檔案資源管理系統是檔案信息化建設中數據管理的倉庫，它管理資源的好壞直接關系到信息化后期建設的發展。當前市場上檔案資源管理系統種類繁多，功能強大，適合高校的品種很多，但大多數管理系統只能滿足檔案資源管理共性而不能滿足個性需求，為此首先選擇一款適合自己院校的滿足基本功能需求且具有系統二次開發性的檔案資源管理軟件是十分必要的；第二根據高校自身檔案數字資源特點來開發檔案資源管理系統的各項功能，巧妙將各類功能結合起來進行優化，最大程度實現自身個性需求，如：通過配置系統內各門類數字資源錄入規則，剔除錯誤數據、不規范數據和無用數據，來釋放數據庫存儲空間；通過啟用訪問控制功能，依據安全策略控制用戶對資源的訪問，根據權限需求下放各個端口給用戶，來保證每個用戶權限獨立，杜絕幾個人共同使用一個權限的現象出現；通過及時刪除多余的、過期的賬戶，來避免共享賬戶的存在；通過提供用戶身份標識唯一和鑒別信息復雜度檢查功能，來保證應用系統中不存在重復用戶身份標識，身份鑒別信息不易被冒用；通過實行個人對個人的數據負責的方式，杜絕非相關人員對數據的操作，加強數據安全保密性，盡可能做到數據管理最優化。

（四）利用信息化挖掘技術與資源管理系統結合，整合數字資源，實現辦公效率最優化，數字資源利用價值最大化

借助信息挖掘技術與資源管理系統相結合方式，對數據庫中數字資源進行深層整理、分析、篩選、挖掘出更有利用價值的數據，對這些數據進行二次整合分析建立共享式檢索，實現線上線下利用者及工作人員互動，在線檢索與辦公，為用戶提供各類檔案知識服務使利用者不用到檔案館就能得到需求信息，實現辦公效率最優化，資源利用價值最大化

（五）建立完善數字化外包監督審查制度，訂立嚴謹的外包合同，數據質量驗收評估體系，保密協議等

對數字外包工作實行全程監管，利用信息技術對USB端口及外網進行控制，同時將IP地址的限定結合資源管理系統用戶權限密級設置，令數據資源安全性及保密性實現最大優化。

（作者單位：內蒙古大學檔案館）