《企業檔案工作規范》解讀

第七章 企業檔案工作業務建設

三、企業文件的整理與歸檔

7.3.3 文件歸檔時間

歸檔時間是指文件材料的形成部門將按照一定要求進行整理后的應歸檔文件向企業檔案部門移交的時間。正確地規定歸檔時間，對于維護企業檔案的完整與安全，確保企業各部門和檔案部門的正常工作秩序，具有實際意義。企業應當根據企業文件的形成規律和特點做出具體規定。

企業文件材料的歸檔時間主要有兩種：定期歸檔和隨時歸檔。定期歸檔是指按照有關規定，企業文件在形成處理完畢一段時間之后再向檔案部門移交。按年度歸檔、按項目結束時間歸檔或按工作階段歸檔等方式都屬于定期歸檔，這是企業文件材料歸檔的典型方式，管理類文件、科技類文件、會計類文件等材料的收集歸檔適用此種方式。隨時歸檔是指在企業文件形成時就將其歸檔，或形成處理完畢后立即歸檔。臨時歸檔、即時歸檔等方式都屬于隨時歸檔，這是收集企業文件材料的補充形式，也是確保企業文件材料完整、準確、系統的有效方式，產品更新、項目改擴建、設備開箱等材料的收集歸檔適用此方式。一些臨時性的重要工作、重大事件以及一些外出考察過程中形成的文件材料往往被企業忽略了及時歸檔，這就要求企業檔案部門及時了解本企業的工作動態，加強與各部門的溝通聯系，及時指導有關人員隨時注意做好有關文件材料的形成和收集工作，以確保本企業歸檔文件的完整、準確、系統。有些暫時未納入本企業文件材料歸檔范圍內、但又確實有保存價值的文件材料范圍，還可以制發《臨時歸檔通知單》給有關材料形成部門，以確保將本企業有價值的文件材料盡可能地收集齊全。

7.3.3.1 經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔

經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔，即按年度歸檔。對于一些特殊的文件材料，可以針對具體情況適當放寬歸檔時間。例如，一些未結案的政治、刑事和經濟案件，可以等到整個案件結案，將形成的文件材料整理好，根據辦案部門的需要可以繼續保存一年后再行歸檔；對于企業產品銷售工作中形成的市場信息、用戶調查等動態信息，可采用復制的辦法將原件按階段歸檔。

7.3.3.2科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。

綜合各種科技類文件的形成特點，其歸檔時間大致可以劃分為以下幾種類型：

1.按項目結束時間歸檔（即在項目鑒定、竣工驗收前歸檔）

按項目結束時間歸檔是指在一項科技、生產活動（如一項科研課題、一個新品生產、一個基建項目等）結束后歸檔。科技文件的形成是科技活動的一個重要組成部分，一項科技或生產活動結束后，圍繞該項活動的科技文件的形成過程也告結束，這是把有保存價值的科技文件經過系統整理后及時歸檔，該項活動才能劃上句號，這既符合科技和生產活動的自然過程，又易于保持科技文件的完整，也是歸檔工作和科技、生產活動的鑒定驗收工作相協調。一般來說，形成周期不太長的科技文件，較適用于采用這種方式歸檔。

2.按工作階段歸檔

形成周期較長的科技文件，可以按科技、生產活動的完成階段歸檔。當一項科技或生產活動按照其流程完成了一個工作階段后，即可將該階段形成的科技文件整理歸檔。這種按時間歸檔，主要是為了方便科技部門的工作和便于保護科技文件。有些科技、生產項目，從開始到結束周期很長，往往需要三年五年、十年八年，甚至更長的時間，由于時間跨度比較大，如果不分階段而等到項目完結后歸檔，大量的科技文件長期的散放在形成部門，特別是有些工作人員更換比較頻繁，時間長了文件很容易就找不到了，這無疑對形成部門是個負擔，而且不利于維護科技文件的完整與安全。所以，對形成周期較長的科技文件，按階段進行歸檔是必要的。

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