檔案文獻編纂轉錄加工環節的現代化探索

朱少禹

時代不斷進步，科技日新月異，尤其是進入21世紀以來，各種新技術層出不窮，新生事物不斷出現，大量信息充斥著這個世界，網絡逐漸普及，人們之間距離縮短，更加容易接受新生事物。在這樣的大背景下，檔案工作現代化、信息化進程不斷推進，檔案文獻編纂工作必須做出調整，抓住機遇，迎接挑戰，而作為檔案文獻編纂中非常重要一環的轉錄加工，也要不斷摸索，順應檔案工作現代化進程。

一、檔案文獻編纂轉錄加工現代化的必要性分析

（一）傳統方式已不能適應時代需求

首先是隨著互聯網、物聯網、云計算的不斷出現，很多數據被云計算發掘利用，大數據時代來臨，檔案逐年呈指數增長，各種新型載體檔案層出不窮，傳統的檔案轉錄加工方式基本是人工操作，耗費人力物力巨大，在新時代人工操作復雜的過程變得力不從心，因此繼續探尋現代化方式，節省人力物力，順應時代發展。其次是新技術的不斷出現和檔案工作現代化進程不斷推進，檔案文獻編纂也必須與時俱進，充分利用現代信息技術。許多現代信息技術的出現，為檔案文獻編纂工作提供了很大便利，作為其中一環的轉錄加工，也必須學習利用新技術，不僅改善傳統檔案的轉錄，還可以為更多新型載體檔案的轉錄加工提供條件。

（二）傳統方式已不能滿足人民日益增長的需求

時代不斷進步，群眾需求隨之改變，網絡逐漸普及，很多群眾對于檔案文獻編纂成果的需求也隨著時代不斷提高。互聯網覆蓋范圍不斷擴大，越來越多的群眾利用電腦、手機等接收信息，微博、微信等新興事物不斷出現，群眾對于信息獲取的時限有了更高要求。現代化背景下聯機檢索、跨庫查詢已不再是觸不可及的事情，為了滿足用戶需要，檔案文獻編纂工作必須適應時代發展，逐步跨入現代化階段。

二、檔案文獻編纂轉錄加工的現代化探索

（一）傳統載體檔案信息的轉錄加工

1.轉錄方式

對于傳統紙質檔案，以前采用手工錄入、電腦錄入和膠片攝影的方式，現階段要適應現代化潮流，則可以采用掃描攝入的方式。對于傳統非紙質檔案，甲骨檔案、金石檔案、碑刻檔案等，對于這類檔案的轉錄，借鑒考古學做法，可以采用拓片或攝影的方式，進行轉錄。拓片就是用墨把石刻和古器物上的文字及花紋拓在紙上后的成品，拓片是從原物直接拓印下來的，大小和形狀與原物相同，廣泛用于甲骨文字、銅器銘文、碑刻、墓志銘、古錢幣、畫像磚、畫像石等。拓印的方法包括撲墨拓印和擦墨拓印。攝影技術，結合考古學基本原理，綜合檔案載體情況，可分為野外攝影和文物攝影，野外攝影需要根據自然光、相機設置的輔助光及拍攝地點，選取合適的拍攝角度。文物攝影則需要根據照明燈，設置相機的前后測光或散射光，拍攝最完美的作品。3D打印技術的出現，對于金石甲骨類實物檔案，可以按照原貌進行一比一或同比例縮小或放大，進行打印，這樣可以更加反映檔案原貌。

2.注意事項

（1）行款格式處理

歷史檔案，由于特定政治制度或社會狀況，有一些不太容易被現代用戶理解的行款格式，比如表示尊崇的抬頭制度、表示謙卑的側書以及并書等，這些都是在既定歷史狀況下產生的，在進行轉錄加工時，為了方便用戶理解，一般不予保留，按照現代行款格式進行轉錄。但是對于一些上款、下款、具文時間和摘由等，則要根據與正文聯系及重要程度確定是否予以保留。

（2）批語標記處理

批語可酌情保留的情況有：批語記載了重大事件；從批語中可以了解檔案作者和受文者之間的特殊關系；批語內容重于文件正文；批語反映檔案文件內容承辦的結果，或者形式上是批語，實則為正文的重要批復。

檔案原件上的標記一般是文件處理過程或閱讀過程中留存的，并且在正常情況下可刪除，文件上鈐蓋的“密”“機密”“絕密”以及急件等戳記可酌情保留。文件上出自重要人物之手，對讀者理解和研究文件正文有一定啟示作用的批語應予保留，轉錄時可用腳注說明。其他參考價值不大的批語，則不必保留。

（3）標點分段

一些歷史檔案或建國初期檔案有些沒有標點分段，或與現行標準不同，為了方便閱讀和理解，進行必要的標準的標點和分段。

（二）新型載體檔案信息的轉錄加工

隨著時代的不斷發展，技術日益進步，出現了很多存儲于新型載體上的檔案文獻，這些新型檔案文獻包括照片圖片、音頻視頻、多媒體文件等，對于這類文獻的加工則需要更高的技術要求。對新型檔案內容的復制與遷移需要日常磁帶備份技術或異地遠程數據復制技術等來實現，可進行網絡共享備份、異地數據備份或自動智能化備份。

1.照片圖片類檔案

照片圖片類檔案的轉錄一般利用攝影或掃描的方式，在進行遷移或轉錄之后，在進行處理時，主要對圖片的污點劃痕、褪色、圖片增強、裁剪、拼接、改善字跡模糊、圖片分辨率等，需要利用一些專業軟件進行，例如Adobe Photoshop、光影魔術手、彩影等。

2.音頻加工處理

音頻文件儲存于磁盤、光盤或者硬盤上，這一類型的檔案文獻同樣不能直接在原件上進行處理，將文件通過備份技術保存到其他載體上，再利用一些專業軟件進行必要的技術性處理，主要針對音頻文件中的噪音、不宜公開內容的剪輯、聲音分辨率等進行處理，這些軟件包括GoldWave5.58、Cool Edit Pro等。

3.視頻加工處理

視頻文件的轉錄或遷移同音頻文件是同類的，視頻文件主要針對其分辨率、鏡頭剪輯、非線性編輯等，在處理視頻文件上比較實用的軟件有EDIUS、Adobe Premiere等。

4.多媒體信息加工處理

多媒體檔案信息的加工處理，編纂者可利用多媒體編輯系統組合文本、圖像、動畫、視頻、聲音等元素。多媒體編輯系統可直接調用各種格式的文本、圖片、電影、聲音等，并將其集成為獨立播放的多媒體程序，目前比較流行的多媒體編輯工具有Authorware，Director等。

上述新型載體檔案在轉錄時，要根據具體情況作出具體分析，選擇合適的設備。比如照片圖片要盡可能清晰可辨，轉錄時為了避免重復操作，盡量事先做好排序分類等工作。音頻視頻多媒體文件在轉錄時，更要注意文件格式，確保設備的安全。加工時盡量保持文獻原貌，音頻視頻及多媒體文件可制成光盤，附于檔案文獻匯編出版物之后，提高真實性，同時提高用戶利用的興趣。

（三）口述檔案信息的轉錄加工

口述檔案一般為錄音形式，在對口述（下轉63頁）（上接56頁）檔案進行加工處理之前，要先將其轉錄為文字內容，進行技術性處理之后才能匯編形成出版物。參照新聞采訪錄音轉錄，口述檔案將錄音轉錄為文字比較快捷的方式主要有兩種，一種是利用語音識別軟件，但是這種方式錯誤率較高，而且一般只能轉錄普通話標準的錄音，第二種方式就是找速記公司，這種方式相較于前者來說錯誤率低，但是費用較高。首先介紹第一種方式，利用語音識別軟件進行錄音轉化成文字的過程，常用的語音識別軟件有IBM語音識別輸入系統、AudioNote等。第二種方式是速記公司，但是很多口述檔案都涉及到方言，因此負責速記的人員必須在語言方面有一定研究，在轉錄時，對于方言的記錄也應根據具體情況，如果方言可被大多數人理解，則不必更改，如果不能被人理解，但是可以用普通話表述，則應在轉錄時將其表述為標準普通話，但是如果普通話無法清楚表達，則可用方言的音譯轉錄并在后加注釋。對于沒有任何實際意義的語氣詞，可酌情刪去。遇有不連貫、不規范的地方，可適當改變，使文意暢通，同時加一定的標記標明。不論是用語音識別軟件還是速記公司轉錄，都要注重后期的校對，尤其是語音識別軟件，很多地方可能會有差異，速記公司是專業機構，效率高、速度快，一般錯誤較少，務必給讀者呈現最完美的匯編成果。

三、檔案文獻編纂轉錄加工現代化轉變的原則

不論何種載體的檔案文獻，經過何種方式進行轉錄加工，都必須遵循一定的原則：存真原則，即在進行轉錄時，必須使檔案內容與原件保持一致，不做輕易的改動；求實原則，即在進行轉錄加工時，不要強加轉錄者的主觀意志，必須保證作者原意的體現，而一些歷史檔案，則不必須以現行的語言規范進行轉錄，能夠領會意思即可；存疑原則，即由于水平及條件的限制，對某些內容無法進行理解或無從考證，則可留給讀者自己尋求答案，這樣的“多聞闕疑”避免好多錯誤加工或過度加工；標注原則，即為了讀者能夠更明白哪些是檔案原文，哪些是編者加工過的地方，所有編者所進行的加工都需進行標注；保存原件原則，即不得在原件上進行加工，必須將原件進行復制或抄印，再進行加工。

（作者單位：天津科技大學 ）