以檔案資源為核心的企業知識庫構建

王玉龍

一、以檔案資源為核心的企業知識庫

（一）企業知識庫

現有研究認為，企業知識庫是運用科學的方法對不同來源、不同層次、不同結構、不同內容的知識進行綜合和集成，實施再建構，使單一知識、零散知識、新舊知識、顯性知識和隱性知識經過整合提升形成新的知識體系。企業知識庫的主要內容包括顯性知識和隱性知識。以咨詢設計企業知識庫為例，顯性知識主要包含設計圖紙、設計文件和管理文件等設計檔案，還包含規章制度、客戶文件、圖書規范等資料，隱性知識包含員工進行設計開發時的技巧、經驗、想法等。需要指出的是，企業知識庫并不等同于企業信息數據庫，“信息數據庫屬于知識庫的一部分，但知識庫的內容要廣泛得多。企業知識庫應盡可能包含所有與企業有關的信息和知識，使知識庫真正成為信息源和知識庫。”

（二）檔案資源是企業知識庫構建的核心

1.檔案資源是知識庫的主要內容，是企業顯性知識的重要組成部分。在企業顯性知識中，如設計藍圖、設計合同、設計文本、質量記錄等完成運轉后，都將歸檔生成檔案資源，而這些資源是企業業務生產與管理的原始記錄與憑證，記錄企業發展的全過程，蘊含著企業人員的智慧，是企業的核心資源；同時，在數量方面，企業檔案資源的數量在企業信息資源中占據決定優勢。以某咨詢設計企業為例，截止到目前，館藏檔案中設計圖紙有1284765張，設計文本73453本，設計合同5635份，總計約18萬卷冊，占企業全部信息資源的90%以上。

2.檔案資源是組織有序的信息資源，是企業知識庫構建的基礎。檔案資源由專門的機構和專業人員進行有序管理，檔案資源經過整理（鑒定、分類、著錄標引、編目）變得規范有序，而有些個別的信息資源由于缺乏專門規范化的管理，在搜集、整理和利用方面面臨諸多困難，因此，檔案資源更便于利用和轉化生成知識，是企業知識庫構建的基礎。

3.檔案資源是企業員工的主要需求源。在企業中，企業生產與管理的思想理念、技術方法、經驗等很大一部分都蘊含檔案中，甚至有些檔案可以直接轉化為企業員工的知識，應用于企業工作。因此，在實踐中，企業員工對檔案資源的需求是巨大的。

二、以檔案資源為核心的企業知識庫構建原則

（一）以資源為基礎

企業知識庫構建和利用需要以一定數量和質量的信息資源為基礎。一方面，企業知識庫不僅要包含檔案資源，還囊括符合企業需求的其他各類信息資源，不僅要注意顯性知識的采集，還要搜集員工頭腦中的創意、經驗、技巧等隱性知識，為企業知識庫的構建奠定量的基礎；另一方面，企業還應注重提升企業信息資源的質量，不僅要對現有檔案進行提升型管理，還要對其他缺乏規范性管理的信息資源進行歸聚、分類、編目、著錄標引，為知識的深度挖掘和檢索利用等提供良好的質量條件。

（二）以需求為導向

企業知識庫的構建要以企業和員工的實際需求為導向，緊緊圍繞企業核心業務開展，同時由于企業的需求隨著企業的發展在不斷變化，尤其是在當期環境下很多企業處在轉型升級的關鍵期，企業知識庫的構建應該注意到這一變化，與時俱進，主動迎合企業不斷變化的需求。因此，企業知識庫的構建需要對企業和員工的需求進行深入調研，了解需求的資源類型、內容、數量，據此設計企業知識庫的功能。

（三）以安全為前提

無論是檔案資源、客戶資料、管理文件等顯性知識，還是創意、經驗、技巧等隱性知識，都含有一定的商業機密，一旦被非法竊取或將影響企業的核心技術，導致企業競爭失利，尤其在當前各種數字網絡環境下，各種信息資源以數字形式，容易遭遇網絡技術攻擊，這就要求企業知識庫的構建要以安全為前提，采取有效措施確保信息資源的安全。

（四）以組織為保障

企業知識庫的構建是一項系統性復雜性的工作，涉及企業的各部門各方面，需要設立專門的組織機構來統籌協調各項工作，這是企業知識庫的構建的組織保障。基于檔案資源是企業知識庫的核心，這要求在組織機構建設中考慮到這一特殊性，將檔案部門列為協調組織的重要對象。

三、以檔案資源為核心的咨詢設計企業知識庫的功能需求與設計

進行功能需求分析，并依此進行功能設計，是企業知識庫構建的基礎和關鍵。“需求分析的好壞，直接決定了企業知識庫構建的優劣。”在構建企業知識庫之前，進行需求分析有助于明確企業對知識庫在知識提供（廣度和深度）、知識庫功能要求、方便利用和安全性等方面的期望，將企業的需求精確化、完全化，能夠以此來指導企業知識庫的設計和構建。

（一）知識采集

企業檔案是企業員工開展各項業務工作的主要依據，圖書、圖集、資料、期刊論文、標準規范、法律信息、市場動態信息等外部資料是員工開展業務工作的重要參考，生產管理的經驗、技巧、方法、各類會議匯報材料等隱性知識是企業員工不可或缺知識來源。企業知識庫的采集既要注重知識采集的全面性，全面采集企業內外部的顯性和隱形知識，以滿足企業員工的不同需求，還要有一定的重點性和針對性，緊緊圍繞企業的核心業務和員工主要需求進行采集。以某咨詢設計企業為例，該企業知識庫系統既涵蓋了內部檔案、資料、企業動態新聞的采集，同時也將外部購買的圖書規范、圖集、商業性數據庫等知識資源囊括在內，除了顯性知識，為了收集企業員工的創意想法、員工小結、撰寫的論文等隱性知識，還設計了合理化建議窗口，來采集關于企業發展的各項建議（圖1）。

（二）知識組織

在數字化時代，企業產生了海量的數據信息，很多信息處于冗余混亂的狀態，導致員工在獲取所需的信息時經常陷入迷茫而無所適從。這就要求我們在構建企業知識庫時采用知識組織方法，使雜亂的企業信息有序化，有序的信息知識化，最終有效地服務于企業服務。常見的知識組織方法有知識分類和知識著錄標引。

知識分類是企業知識庫構建的基礎。根據不同的標準，知識可以分為不同的類別。不過，“在構建知識庫時，應選擇好適合本企業的分類體系。針對不同類別知識，確定不同的描述標準、存儲路徑以及屬性說明。”。企業知識庫無論以何種方式分類，都應該堅持圍繞核心業務來分，體現企業業務的特點。

知識著錄標引是指對企業知識進行描述，它是企業知識庫知識數據質量的重要保障。企業應針對不同的知識資源特點，建立各自規范的著錄標引準則和體系，嚴格按標準錄入。企業知識庫的設計應能夠體現咨詢設計特點與需求。以某咨詢設計企業為例，該企業知識庫的檔案知識庫根據需要，著錄標引的元數據項目（圖2）主要有：工程的編號、工程名稱、案卷名稱、分類號、設計階段、專業名稱、編制日期與編制人等。

（三）知識檢索

成熟、高效的企業知識檢索技術一直是知識庫應用中所面臨的一個難點，目前大部分企業知識庫采用網絡技術進行建立，且檢索技術方面采用了各式各樣的知識檢索方法。企業知識庫不同于一般的數據庫，尤其在檢索功能設計方面需要更強的功能。

全文檢索。隨著知識管理的逐漸深入和只是挖掘技術的成熟，企業的技術人員不僅希望能夠檢索到圖紙、文本等的標題和目錄信息，還希望能夠檢索到全文的信息，甚至是全文內部的信息知識。

智能檢索。企業知識庫的知識檢索方法應致力于檢索語言的開發，要做到能將專業術語與自然語言相結合，并能從不同的角度提供檢索的入口，既要滿足專業用戶的需要又要能方便普通用戶的使用。在檢索語言的選擇上，應盡量避免單獨使用分類號等專業術語作為唯一的檢索標識。

知識導航與知識地圖。對于知識需求模糊、知識水平不高的用戶，可借助知識導航系統與知識地圖服務檢索所需知識。“知識導航系統是引導用戶，使用檢索工具、檔案知識資源庫等獲取所需檔案知識的服務系統。”而知識地圖可以“用可視化圖形等格式告訴用戶在哪里或怎么樣可以找到所需的知識資源”。

（四）知識利用

知識利用是企業知識庫構建的最終目的，也是企業知識庫的價值實現的關鍵。知識利用歸根到底還是企業人員對企業知識庫的使用，因此，企業知識庫利用的功能設計要了解企業設計人員的實際需求。

根據利用需求，企業知識庫不僅要設計瀏覽訪問、下載等功能，還要通過信息推送技術，根據知識訪問量、點擊率推薦給用戶熱點知識和推薦知識，這樣便于用戶瀏覽信息變化的新情況和趨勢，從而動態地選取需要深入了解的信息，大大提高了知識檢索效率。為了促進知識的共享和人員的協作，還應該設計一定的共享功能。當然，由于很多知識資源具有商業機密，考慮到安全性和一定的保密性，這種共享只能在企業內部按照權限共享。

四、以檔案資源為核心的咨詢設計企業知識庫的構建難點與建議

（一）隱性知識的采集與管理

相較于顯性的檔案知識，隱性知識主要來源于人們頭腦中的隱性知識，而且沒有一定的形成、存在規則，采集、管理起來存在較大困難。同時，不同人員產生的隱性知識，在質量方面存在差異，“如果沒把好質量關，知識庫內容混亂，則僅能充當數據庫的角色，并不能起到知識庫的作用”。因此，如何把控質量也是一個難點。此外，由于工作經驗總結、培訓教材等企業內部知識一般都是員工個人在工作過程中逐漸積累的經驗和方法，凝聚著員工個人的心血和創造價值，涉及到個人的知識產權，采集時可能會遇到一定的法律問題。

基于以上考慮，筆者認為有幾點建議：其一，知識庫內容輸入需要有一個統一的編碼規則，對各類非結構化知識進行結構化，知識庫內容上傳時必須符合編碼規則及質量標準；其二，實行知識準入流程，每份資料入庫之前必須通過相應的審核流程；其三，為了尊重個人勞動成果、避免不必要的知識產權糾紛并鼓勵員工創新，組織內應營造一種創新環境，在信息資源共享時必須標注作者、來源和出處；其四，企業知識庫必須建立一套有效的激勵措施，鼓勵員工進行知識總結和創新，同時愿意與大家共享學習。

（二）知識的更新與維護

知識管理系統與信息管理工具的一個很大區別在于，知識管理系統是一個活的有機體，其生命力在于不斷地更新。當員工不斷地從知識庫中提取有用的數據，放入新的內容，知識庫將會保持活力。相反，長期不使用的知識庫將會降低知識庫內容的可用性。從知識的可用性來看，有些知識的可用周期很長，但有些知識的可用周期很短，如果不定期地對知識庫中的知識進行評價，那么庫內的知識不僅不能支持員工高效率工作，而且還會產生誤導。因此，不斷地周期性地對知識庫的內容進行評價，對數據庫的可用性十分重要。然而企業知識庫的更新與維護是一項長期的復雜的工作，涉及到技術、管理等各方面，需要采取有效措施。

因此，筆者有以下幾方面的建議：其一，知識庫的更新維護必須依靠強有力的技術支持，在系統中安裝具有提醒更新維護功能的組件，能夠準確有效地提醒哪些數據已經失效，哪些數據需要更新。知識庫管理人員根據系統提醒，對相關數據進行檢查核實，確認是否進行更新維護；其二，企業應建立長期的更新維護機制，確認更新維護的人員、時間、權限等；其三，企業知識庫的內容涉及到企業發展的各個領域，其更新維護既是一項技術性工作又是一項專業化的管理工作，這需要培養復合型的多面手人才。

（作者單位：中交第三航務工程勘察設計院有限公司）