檔案資源體系建設中的問題及對策

楊萬歡

一、檔案資源體系建設的意義

檔案工作是一項重要的基礎性工作，它為各個行業的發展提供必要的信息支持和決策參考，對社會、經濟的進步具有重大意義?！度珖鴻n案事業發展“十二五”規劃綱要》明確提出，“‘十二五期間全國檔案工作要全面推進和完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系建設”。“三個體系”的建設思想對檔案工作進行了全面的概括，也為檔案事業的發展提出了要求、指明了方向。“三個體系”相互作用、有機聯系，構成一個整體，又具有不同的工作任務和發展方向，其中檔案資源體系的建設處于核心地位。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》又提出，“繼續實施‘以人為本、服務為先、安全第一戰略，深入推進‘三個體系建設，加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力，為奪取全面建成小康社會決勝階段的偉大勝利作出積極貢獻”。并提出檔案資源的發展目標是“檔案資源多樣化。依法管理檔案資源，各級國家機關、團體、企業事業單位檔案實現應歸盡歸、應收盡收；檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善?！?“有效推進檔案資源體系建設”是全國檔案事業發展“十三五”的主要任務之一。

檔案資源建設是指檔案部門對本區域、本部門的檔案信息資源進行合理配置、分工協調，形成檔案信息資源庫而開展的一系列創造性工作，它是一項需要長期堅持實施的系統工程。建立一個種類齊全、結構優化、管理有序，能為社會各行各業提供有效服務的檔案資源體系，是信息化建設的基本要求。檔案資源體系建設在檔案工作中處于基礎性的地位，決定著檔案信息資源收集的廣度和利用的深度，決定了檔案工作在社會現代化建設中發揮的作用，是信息化建設工作的起始點，對社會的發展進步有著重大意義。

二、檔案資源體系建設存在的問題

（一）檔案資源收集上存在的問題

在多數人心里，個人檔案體現了他們在工作上的價值，代表了自身的榮譽，是比較珍貴的，不能放心地將其交給檔案部門，而且，在移交檔案的過程中以及在后續使用時，需要辦理很多相關手續，給自己增加了不必要的麻煩，以至于大多數人不積極、不情愿提供自己的材料。給檔案資源的收集工作帶來了很多的困難，致使檔案收集不全面、收集效率不高。

因檔案資料自身的龐大數量，文件遺漏或重復，缺乏價值鑒定等，這也增加了檔案人員的工作量，造成了收集上的困難。一方面，檔案資料收集的工作量非常大，有時需要進行嚴格排查防止遺漏，還需要對收來的資料做好整理，防止重復歸檔。另一方面，缺乏鑒定機制，文件歸檔時的取舍問題就需要對其進行價值鑒定，按照規定保存有價值的檔案。有的檔案機構在歸檔時，一味追求工作效率，把一些看似不重要的文件丟棄，或者將一系列文件全部收集，造成檔案資源的缺失或重復存儲，影響檔案資源的整體質量。

在計算機高速發展的今天，功能性軟件越來越多，為各行各業提供了便利。從歸檔的角度來說，電子檔案的確顯現了操作的高效和便捷，是檔案工作者的一大幸事。但總的來說，電子檔案的發展還缺乏相關標準的指導和有力制度的約束，各地區電子檔案歸檔標準不一，各自為政，有的地區已經完全實行電子檔案制，有的仍以傳統紙質檔案為主，發展參差不齊。檔案載體的轉變沒有良好的發展環境，兩種載體間關系不協調等都嚴重阻礙了檔案資源體系建設。

（二）檔案資源管理上存在的問題

對收集到的檔案資源進行有效管理，使之結構合理、存放有序，是檔案資源利用的前提，為檔案資源體系建設提供保障。館藏結構單一、缺檔漏檔、雜亂無章的檔案資源不僅不利于檔案資源的保管，也不能進行合理的利用，更嚴重阻礙了檔案資源體系建設的宏偉目標。檔案資源管理要解決“誰來管、管什么、如何管”的問題。隨著檔案載體形式的改變，檔案利用方式的改進，在檔案管理人員、管理內容、管理方式上也要做出相應的變化。

首先，誰來管。目前來說，大多數檔案部門存在管理人員不足、并且業務水平低的問題，復合型人才少之又少。由于很多檔案部門不被重視，編制少、待遇低、幾乎沒有發展空間，這使得人員嚴重短缺，專業人才進不去。許多檔案管理人員的管理水平還停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。人員組成又太單一，熟練計算機操作和維護人才缺乏，阻礙了檔案資源體系建設的進程。

其次，管什么。檔案資源體系的建設，檔案載體形式和檔案內容形式都發生了變化，使得檔案管理工作也由最初的管理檔案實體向管理數據轉變，再堅持傳統管理方法已經不能順應發展。

最后，如何管，也是檔案資源管理要解決的最關鍵問題。檔案管理機構不健全、制度不完善、范圍不明確等，都是亟需解決的問題。在我國檔案界現行的法律法規中，一些法規、標準老套，沒有及時做出更新，與現有的檔案管理工作相互脫離，監督檢查和督促指導力度明顯不夠。

（三）檔案資源利用上存在的問題

檔案資源利用是檔案價值和檔案工作價值實現的必經之路。因此，檔案的價值體現歸根結底是對館藏資源的充分有效利用。目前，僅有一些檔案人員或歷史學者對檔案進行密切關注，少數檔案利用者會因開具憑證的需求，才會到檔案部門查檔，大多數是接觸不到檔案的，檔案給人一種神秘的色彩。長此以往，館藏資源無法得到充分利用，檔案的價值體現不出來，浪費了國家資源，阻礙了社會文化、經濟發展。

談檔案的利用不得不說檔案資源的開發。目前，大多數檔案機構在進行檔案信息化時，僅僅局限于對檔案載體的轉換，或者對檔案進行著錄與標引，實現數字化檔案檢索與利用層面，并沒有真正意義上發揮檔案信息化的本質意義，制約了檔案的開發水平。

隨著網絡平臺的搭建，數據的海量積累，信息處理技術的進步，人們更需要綜合而便捷的信息資源，這就促使人們去探索信息資源整合與共享。其中，在圖書館文獻信息資源的整合與共享的研究與實踐中，已有成熟的理論和一些成功的案列，但是針對檔案資源的整合與共享的專門研究與實踐卻寥寥無幾。信息時代，檔案信息具有豐富的社會價值和經濟價值，推動國民經濟和社會的發展。然而，要真正實現檔案資源的全面開發和充分利用，還是要對現有的檔案資源進行整合，實現檔案信息的全社會共享。

三、檔案資源體系建設的對策

（一）加大檔案收集整理力度

1.加強領導，重視宣傳，強化存檔意識。切實加強政府部門對檔案工作的領導，組織對檔案法和檔案工作的宣傳，使人們充分認識到檔案的重要性，以及做好檔案工作能夠給自己帶來的利益，強化全員的存檔意識。同時，在管理程序上要方便信息歸檔工作和提高信息提檔工作，以便于檔案貢獻者對檔案提檔的需要。

2.將檔案工作和其他工作同時進行規劃、部署與落實。保證檔案資源的全面和不同載體形式的收集，促進檔案歸檔的時效性和資源的完整。同時，將檔案的接收模式由被動化為主動，有利于檔案資源的有序性和專業性。

3.更新存檔技術。隨著檔案信息數量的驟然增加，檔案載體形式的多樣化，要加大經費投入，更新老舊設備，及時對操作人員進行技術培訓。如引進新技術的密集架存放檔案，將無序存放的檔案實體進行檔案數據的高效管理，既方便了前期的信息錄入，也有利于后期的質量檢查和數據更新。

（二）重視人才培養與引進

一方面要著力提高檔案工作人員專業素養。一直以來，檔案機構的多數檔案人員都不是科班出身，但是其在常年的檔案管理工作中積累了豐富的經驗，這又是難能可貴的。針對這些人員，檔案機構要專門制定培養計劃，對其進行專業培訓、繼續教育等，提高業務能力和知識水平，適應新形勢下的檔案工作。檔案工作除了具有很強的專業性外，載體形式在變化，知識結構也在不斷更新，這些變化都要求檔案管理人員及時進修學習，不斷更新管理理念、知識、技術等。只有檔案管理者的專業素養和業務能力跟上了時代發展，檔案事業的發展才有保障。

另一方面要適時引進具有多方面知識結構的復合型高水平人才。建設檔案資源體系，將檔案信息進行深層次的開發，將檔案數據進行語義挖掘，將檔案信息進行整合和共享等，這些需要檔案學知識、數據庫知識、軟件開發經驗等，并且要將這些知識進行融合。因此，政府機關等相關部門要加大經費投入，做出合理規劃，重視引進相適應的高水平人才，建設檔案隊伍，以推進檔案資源體系的建設，推動檔案事業快速發展。

（三）整合檔案資源

1.系統的整合。建設檔案資源體系首先要利用計算機軟件、硬件設備將檔案信息管理起來。近些年，規模較大的檔案部門一般都進行了檔案信息化，建設了信息條件的軟硬件設施，但各地區間、各檔案部門之間各自為政，獨立建設，硬件設施型號各異，管理軟件標準不統一，造成各地間的信息無法傳遞，形成信息孤島，不能達到共有共享。針對這些狀況，各檔案部門應相互支持和積極配合，構建一個統一的網絡管理平臺，實現檔案資源的共有共享。

2.信息的整合。不同的管理系統配備了不同的數據庫，也就有了不同結構的檔案數據，從系統來看，這些數據處于雜亂無序，分散孤立的狀態。檔案系統整合后就要進行信息資源的整合，將各種結構類型的檔案信息通過數據庫間的關聯整合在一起，實現檔案數據的自由交換和流動，實現信息資源共享。

3.管理的整合。檔案信息資源的整合的關鍵是管理上的整合，不同地區、不同檔案機構的信息服務部門之間統一觀念、統一步調、合作與協調，實現網絡管理平臺間的相互聯接。依靠先進的技術，創造與之相配套的管理環境，將檔案的管理進行整合，以促進檔案資源的整合。

4.服務的整合。如今，許多檔案機構為了自身的宣傳，以及對外提供便捷的查詢服務，開發了網站主頁和信息門戶，這對檔案事業的發展是不小的進步。但是，這些網站之間并沒有建立聯系，不能相互協作起來聯合工作，因此，檔案部門整合的重點要放在為用戶提供全方位和深層次的信息資源服務，將檔案信息服務進行有效整合，實現用戶“在任何時刻，從任何地點，都可以獲取任何取向的信息”，并且在任何一個界面和檢索入口就能檢索到同一主題的完整信息。

（作者單位：長沙學院）

注：本文基金項目：地方本科高校教育人物檔案資源建設及利用方法研究——湖南省檔案科技項目，項目編號2017-H-17