解決“3+1”管理盲點(diǎn)的財務(wù)管理體系變革研究

/北京航天自動控制研究所

一、財務(wù)管理體系的工作與實(shí)踐

1.總體思路

為全面提高財務(wù)管理與服務(wù)水平,研究所財務(wù)處針對這一共性問題深入分析、思考,挖掘出排隊(duì)現(xiàn)象背后存在管理的無序問題,具體體現(xiàn)為“3+1”管理盲點(diǎn):一是財務(wù)審核標(biāo)準(zhǔn)不對稱,財務(wù)人員按照領(lǐng)域分工審核,各自為戰(zhàn),對于財務(wù)制度的理解與審核把關(guān)的尺度不一致,審核過程中主觀因素較強(qiáng);二是業(yè)務(wù)人員對財務(wù)制度、政策掌握不對稱,財務(wù)制度只是掛在網(wǎng)上,當(dāng)業(yè)務(wù)人員遇到問題時,大部分會選擇效率最高的口口相傳的方式了解規(guī)則,使不正確的規(guī)則快速傳播;三是業(yè)務(wù)與財務(wù)時間信息安排不對稱,業(yè)務(wù)與財務(wù)人員的時間信息安排不對稱,雙方都不掌握對方的時間安排,導(dǎo)致無法得知是否能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員報銷總是出現(xiàn)有時近乎沒有,有時排成長龍的現(xiàn)象;財務(wù)信息化管理不閉環(huán),網(wǎng)上報銷是研究所內(nèi)用戶量最大的數(shù)據(jù)媒體,所有的過程數(shù)據(jù)交互均在網(wǎng)報系統(tǒng)中進(jìn)行。但是報銷業(yè)務(wù)的信息采集渠道單一(業(yè)務(wù)人員只能見面報銷),辦理業(yè)務(wù)的時間沒有管理,面向?qū)徍说娜蝿?wù)推送沒有規(guī)則,數(shù)據(jù)開環(huán)、手工加工環(huán)節(jié)多。

因此,探索出適合財務(wù)工作的管理模式,系統(tǒng)解決以“排隊(duì)”問題為代表的“3+1”管理盲點(diǎn),成為財務(wù)處管理工作的重點(diǎn)所在。立足于研究所進(jìn)行實(shí)踐,以先解決內(nèi)部矛盾,以內(nèi)部管理提升帶動整體服務(wù)提升為理念,開展為期2年的管理體系變革工作,從組織架構(gòu)、崗位分工、基礎(chǔ)工作方式變革、信息化手段拓展幾方面著手,系統(tǒng)開展管理系統(tǒng)建設(shè)工作。

2.實(shí)施方案

一是聚焦內(nèi)部管理,打破分工格局、建設(shè)財務(wù)審核標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)施前后臺崗位分離,以分組管理提升財務(wù)前臺服務(wù)及后臺財務(wù)管理工作的集中性和有效性,將財務(wù)工作引入更為專業(yè)化的分工協(xié)作模式。

改變財務(wù)審核工作始終執(zhí)行型號主管分工、各審核人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)固化在既定的領(lǐng)域的工作狀態(tài),積極構(gòu)思“無差別”審核工作模式,實(shí)現(xiàn)審核人員能夠處理各類費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)的新工作要求。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),財務(wù)處于2016年2月開展審核標(biāo)準(zhǔn)化手冊編制工作,成立編寫工作小組,集合集體智慧,群策群力,整合研究所內(nèi)現(xiàn)行財務(wù)制度、上級財務(wù)制度11項(xiàng)、結(jié)合ACS標(biāo)準(zhǔn)要求、日常財務(wù)業(yè)務(wù)處理過程中存在的高頻率問題214條,財務(wù)處經(jīng)過5輪內(nèi)部討論與修改,于6月最終形成研究所財務(wù)審核標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊。手冊共分為3部分21項(xiàng),分別為財務(wù)審核原則、財務(wù)審核要點(diǎn)、分類審核要點(diǎn)。一方面作為審核進(jìn)行各類業(yè)務(wù)辦理的學(xué)習(xí)教材,另一方面為統(tǒng)一各審核的業(yè)務(wù)辦理把握尺度,為消除審核業(yè)務(wù)壁壘、有效提升日常報銷效率、持續(xù)提升財務(wù)服務(wù)水平打下基礎(chǔ)。

二是面向業(yè)務(wù)受眾,開展多層次財務(wù)交流工作。在分析員工業(yè)務(wù)辦理效率不對稱的原因時,發(fā)現(xiàn)員工對于財務(wù)制度與要求的理解、辦理財務(wù)業(yè)務(wù)的頻次與量級存在很大差異。財務(wù)處在明確財務(wù)服務(wù)與日常報銷問題的基礎(chǔ)上,以審核標(biāo)準(zhǔn)化工作為基礎(chǔ),以“通俗易懂、便于操作”為宗旨,編寫財務(wù)日常應(yīng)用指南作為指導(dǎo)員工進(jìn)行日常業(yè)務(wù)報銷的指導(dǎo)手冊。財務(wù)處主動收集各科室的交流意向和時間安排,完成11個一線研究室的地毯式交流。在交流過程中,由最初的“我先講”,轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔蚁嚷牎薄Ｍㄟ^方式的轉(zhuǎn)變,員工的提問和意見明顯上升,涉及的業(yè)務(wù)面也擴(kuò)大許多,形成涉及五大類51項(xiàng)具體問題的匯總報告。同時,也將財務(wù)制度的重點(diǎn)要求帶出了財務(wù)處,走下了所OA。

三是使用信息化手段,讓財務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息對稱、管理閉環(huán)。2016年3月,以高效、便捷、透明、信息對稱為原則,形成了以影像輸入為渠道,以時間管理為指控,以網(wǎng)銀入卡為輸出的一攬子“尊享VIP財務(wù)報銷三部曲”的信息化變革需求。2016年4月,初步形成了一攬子解決方案1.0。網(wǎng)銀入卡、影像輸入2個模塊進(jìn)行適應(yīng)性修改后引進(jìn)上線,時間管理模塊完成開發(fā)。2016年5月～7月,完成4次相關(guān)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)、1次全所意見征集、1次調(diào)查問卷,形成待解決問題清單。主要問題如下:

影像采集渠道單一問題。報銷的原始憑證只能通過掃描儀進(jìn)行采集,對于越來越普及的電子發(fā)票及電腦中自然生成的原始憑證(通知、結(jié)論、審批表、文件等圖像文件)還需要打印再掃描采集,增加了多余環(huán)節(jié)和無效工作量。

一方面，行政機(jī)構(gòu)多項(xiàng)稅制改革作為國庫支付制度改革、政府收支分類改革的基礎(chǔ)，可以使財政資源使用效率得到很好的改善。

掃描儀設(shè)備管理問題。影像掃描儀要發(fā)揮其高效的作用就要擴(kuò)大配置范圍。作為研究所儀器設(shè)備資產(chǎn),其特殊用途要求只能連接網(wǎng)報致使其資產(chǎn)利用率低,同時資產(chǎn)歸口管理及后續(xù)維護(hù)工作量大。

保密問題。軍工科研單位的保密管理存在著嚴(yán)格的要求,大范圍配置影響掃描儀在信息化分級測評中很難通過。

多附件采集效率問題。對于特殊類型的原始憑證存在多附件一次性報銷的情況,當(dāng)附件張數(shù)達(dá)到一定量時,掃描儀的效率及網(wǎng)上審核的謹(jǐn)慎性很難把握。

影像業(yè)務(wù)的審核管理問題。影像采集提交到財務(wù)處后,對其任務(wù)沒有管理規(guī)則,如任務(wù)分配、處理周期、效果統(tǒng)計(jì)等。

影像信息的挖掘使用問題。影像采集可以作為不見面報銷的審核途徑,提升了業(yè)財交互的效率。但后期對于影像數(shù)據(jù)的提取應(yīng)用還未解決,存在有影像卻用不了的問題。

業(yè)務(wù)人員辦理習(xí)慣問題。業(yè)務(wù)人員辦理業(yè)務(wù)有固有的習(xí)慣,同時對于信息化手段的應(yīng)用方式也存在差異。一刀切的方式可能會適得其反,違背最初讓管理有序的原則。

通過“走出去”的廣泛交流、實(shí)地調(diào)研形成的問題清單,對于財務(wù)處觸動巨大,特別是存在的渠道單一、審核管理、辦理習(xí)慣的問題,使財務(wù)處認(rèn)識到通過有序的管理提供可選擇的服務(wù)的重要性。2016年9月,協(xié)調(diào)形成了解決方案1.1。升級影像模塊,強(qiáng)化開發(fā)時間管理模塊,突出時間管理模塊作為指控中心的作用。并形成了問題解決清單,解決清單如下:

影像采集對應(yīng)本地機(jī)。影像采集以本地機(jī)中的影像數(shù)據(jù)為采集源對象,解決了渠道單一、設(shè)備管理、保密要求、多附件效率等問題。

時間管理模塊的任務(wù)管理及時間信息對稱。強(qiáng)化時間管理模塊對于任務(wù)科學(xué)分配、特殊分配的管理、審核時間智能設(shè)置、辦理業(yè)務(wù)時間可自主預(yù)約等功能,形成了任務(wù)管理的指控中心。提供優(yōu)質(zhì)可選擇的見面、非見面服務(wù)模式,將財務(wù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理變得有序。

影像數(shù)據(jù)的信息提取。在時間管理模塊中嵌入影像數(shù)據(jù)提取管理功能,通過對影像數(shù)據(jù)的識別與提取,解決發(fā)票真?zhèn)尾樵儭⑼鶃韱挝唤y(tǒng)計(jì)、發(fā)票內(nèi)容合規(guī)性識別,發(fā)票金額、稅號提取等數(shù)據(jù)的深加工。

二、實(shí)踐效果

通過2年的不斷探索與完善,財務(wù)處逐漸形成一套符合研究所實(shí)際需要的工作模式,有效解決了無序所帶來的服務(wù)難點(diǎn)與管理短板。特別是財務(wù)信息系統(tǒng)成為支撐財務(wù)業(yè)務(wù)管理精細(xì)化的一把利器,強(qiáng)大的功能體現(xiàn)在以下方面:

1.時間管理指控中心

一是業(yè)務(wù)辦理時間管理。從不同角度和維度對業(yè)務(wù)人員辦理業(yè)務(wù)的時間進(jìn)行管理。隨時對業(yè)務(wù)人員可預(yù)約的日期進(jìn)行調(diào)整配置,并且可根據(jù)需要啟用法定節(jié)假日及封賬期,以便處理緊急業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)人員可根據(jù)自己合適的時間選擇相匹配的預(yù)約日期和時間段,還可通過系統(tǒng)的顯示清楚了解自己的辦理時間及財務(wù)人員,使業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員時間信息互相對稱、透明。如遇到緊急情況,業(yè)務(wù)人員不能如期去財務(wù)辦理業(yè)務(wù),也可以對已預(yù)約的單據(jù)取消預(yù)約,重新選擇合適的時間。

二是審核處理業(yè)務(wù)時間管理。一方面是工作時間和特殊時間配置管理,審核能夠選擇自己合適的時間處理業(yè)務(wù),對自己的工作時間進(jìn)行相應(yīng)劃分和配置。另一方面是待處理業(yè)務(wù)時間管理,審核人員可以實(shí)時掌握業(yè)務(wù)人員來辦理的時間,掌握每天的工作節(jié)奏,如審核遇臨時任務(wù)無法辦理業(yè)務(wù),可以對自己未處理的單據(jù)進(jìn)行變更,變更給其他有富余時間的審核。

2.任務(wù)管理中心

一是正常任務(wù)管理。在通審原則下,正常任務(wù)分1種情況,上傳影像的單據(jù)會以每天每個審核處理的影像單據(jù)最少原則進(jìn)行分發(fā)。或是無影像的單據(jù),這類任務(wù)系統(tǒng)會根據(jù)每個審核工作時間和不同單據(jù)類型的附件審核時間,計(jì)算出每天每個時間段能夠處理的最大附件數(shù)。業(yè)務(wù)人員在預(yù)約時可參考每個時間段的預(yù)約數(shù)量,再根據(jù)自己的時間選擇合適的時間段,預(yù)約的原則是優(yōu)先選擇所選時間段內(nèi)剩余時間最多的審核。

二是特殊任務(wù)管理。針對一些特殊的預(yù)算單據(jù),可進(jìn)行特殊的配置管理,通過指定特殊預(yù)算的單據(jù)給某個審核處理,同時也可選擇在此期間是否還接收別的業(yè)務(wù)。

3.統(tǒng)計(jì)管理中心

一是工作量統(tǒng)計(jì)。可統(tǒng)計(jì)每個審核每天每個時間段處理的預(yù)約單據(jù)數(shù)和影像單據(jù)數(shù),每個數(shù)字均可穿透查詢,包括具體的預(yù)約時間、審核實(shí)際處理時間及處理時長,為管理者對每個審核的績效考評提供依據(jù)。

二是失約統(tǒng)計(jì)。該頁面顯示了預(yù)約后沒有按時去財務(wù)處辦理,致使預(yù)約過期被財務(wù)退回的單據(jù)記錄。

三、后續(xù)思路

當(dāng)前財務(wù)管理提升與變革工作取得了階段性成果,也成為研究院財務(wù)管理提升的有效途徑,其時間管理中心所蘊(yùn)含的強(qiáng)大功能能夠解決院屬各單位的報銷管理問題,后續(xù)財務(wù)處將會在研究院內(nèi)廣泛推廣這一成果,并為后續(xù)申報專利積極準(zhǔn)備。財務(wù)處將會持續(xù)開展后續(xù)的升級與完善工作,在內(nèi)部管理方面重視審核標(biāo)準(zhǔn)的持續(xù)提升,報銷服務(wù)方面通過信息手段不斷提升與優(yōu)化,整合信息流,著重發(fā)揮對財務(wù)風(fēng)險控制的支持力度,主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

一是影像信息提取。未完成工作主要集中在對于出租車發(fā)票、卷簾機(jī)打發(fā)票的識別。

二是將網(wǎng)報內(nèi)信息流打通。未完成工作主要集中在將收款憑證開具信息、請款信息、往來款信息全面打通,形成收款確認(rèn)職能分揀、個人借款與應(yīng)收賬款的過程跟蹤與實(shí)時監(jiān)控。

三是實(shí)現(xiàn)向經(jīng)營管控平臺推送數(shù)據(jù)的智能配置。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)報與經(jīng)營管控平臺的數(shù)據(jù)鏈建設(shè),將網(wǎng)報中的交互數(shù)據(jù)可智能、自主、重構(gòu)的向經(jīng)營管控平臺輸送。

四是產(chǎn)品化的發(fā)展。對時間管理模塊的使用性、人機(jī)交互的友好性持續(xù)改進(jìn),并進(jìn)行產(chǎn)品封裝設(shè)計(jì),向產(chǎn)品化發(fā)展。

以影像輸入為渠道,以時間管理為指控,以網(wǎng)銀入卡為輸出的一攬子“尊享VIP財務(wù)報銷三部曲”實(shí)現(xiàn)了財務(wù)報銷不排隊(duì),在進(jìn)入智能化管理和財務(wù)共享服務(wù)中心時代,面對日新月異的管理需求,財務(wù)管理體系變革將繼續(xù)優(yōu)化。