新時期檔案管理思路研究

劉慧艷

摘要：隨著社會主義現代化建設的不斷加速，社會保險事業迅速發展，參保人數、覆蓋范圍向規模化方向發展，社會保險業務量和檔案數量也在與日俱增，社會保險檔案的基礎性地位和服務性功能日顯重要。本文對社會保險檔案管理的重要性進行分析，并就新時期、新形勢下社保檔案管理的思路和方法進行討論、總結，探究出適合本地區發展的社保檔案管理體系。

關鍵詞：檔案的分類；改革制度；創新與完善

檔案是每一個從業人員的各種綜合能力和人品的體現，在一個人的職業生涯中占有很重要的位置。而新時期的檔案管理，能夠分析職位價值，劃定職位邊界，分析職位如何為組織創造價值，實現整體目標。明確其在現階段是組織哪部分的構成單元，進行綜合評定確定組織的戰略、目標和計劃。

一、新時期檔案數據庫的建設

從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數量龐大、內容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類。對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。在檔案信息管理的范疇內，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內不同類別的檔案就要采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務部門單獨保管的管理方式。

但邏輯分類法在新時期檔案數據庫的內容管理中有著非常普遍的應用。我們知道，檔案的實體整理必須按照其形成時的本來面貌去管理，但檔案內容信息是極為豐富多彩的，人們對這些內容的需求也是多樣化的，但和現實世界中檔案實體的排序只能有一種一樣，在數據庫中我們一般通過有限的基本表來反映檔案實體的記錄信息。

二、撇棄傳統的檔案管理方法

長期以來，檔案人員一直從事著以紙質為存儲介質的檔案管理工作，習慣于傳統的管理方法和管理模式，面對現代化技術而形成的新型載體檔案，應有充分的思想準備，更新傳統的管理觀念，對于計算機知識已不局限于計算機基礎知識的掌握，更應該了解計算機信息管理和開發利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業務環節的應用。隨著科學技術日新月異地發展，信息技術在檔案工作中不斷地更新與發展，檔案專業人員的專業素質也應及時地改進與提高，還應加強檔案專業人員科學研究工作，提高其創新能力，樹立高素質檔案專業人員新形象。

三、建立新型檔案管理制度

新型檔案載體的應用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規范、標準。當新型載體檔案出現時，整個檔案界顯得有些措手不及。創立適合于新型載體檔案的管理制度、法規已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環節；由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應的法規來維護與確定。

四、完整與安全的保管檔案

無論是紙質檔案還是電子檔案，都是以一定的物質形態存在的，需要具備相應的保管條件和設施維護其完整與安全。紙質檔案是以案卷作為最小的保管單位，構成其基本保管條件有卷皮、卷盒、檔案裝具、庫房，以及檔案保管的技術設備，由于紙質檔案存儲信息量小，形成的案卷較多，隨著時間的推移，紙質檔案會日益增多，這無疑會給庫房增添壓力，在目前檔案庫房緊張的情況下，這無疑是無法克服的矛盾。

五、對檔案管理體系要進行創新

要想建立一個完善的檔案管理體系，我們就要進行創新，同時這就與電子化、信息化、科學化分不開。目前在我國，電子文件管理已經成為目前檔案信息化進程中不可回避的課題。電子文件是信息化環境中業務過程和業務成果的真實記錄，因此保證電子文件的真實、完整、可用具有非常重要的意義。電子文件生命周期理論認為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個完整的運動過程，對電子文件生命全程的管理和監控措施應當前置到電子文件管理系統的設計之中，包括對其運動全程的狀態記錄。新時期的檔案數據庫在電子文件管理環境中能夠更好地發揮作用，這與電子文件管理理論是分不開的。

由于電子檔案形成與存儲介質的特殊性，其管理方法和具體的管理環節上也相應有所改變。電子的檔案保管，與紙質檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質為對象進行保護管理，只不過是存儲介質不同而已。由于兩者存儲介質不同，檔案保護的標準、條件也不相同，所提供的保護設備、防護設施也有差別。

六、檔案管理理論的更新與完善

新信息技術在檔案工作中的應用與發展，給檔案工作帶來新的生機和活力，同時也給檔案管理提出新的思考。我們可以形成這樣的共識：現代信息技術的發展，新型載體檔案必然取代傳統形式的紙質檔案，這是未來檔案管理工作發展的基本趨向，但電子檔案還沒有完全克服其自身缺陷，當紙質檔案還沒有條件完全適應現代化管理方式時，要經歷一段并存發展的過程。在這個時期里，如何處理，協調好電子檔案與紙質檔案互相依存，共同發展的關系，深入研究和探討并存時期檔案管理的新策略、新方法，這是時代賦予檔案工作者的歷史職責。

七、結語

在企業當中，我們為了能夠清楚的看到所貢獻的價值，就不得不進行檔案管理。在本文中，對于新時期的檔案管理，我們進行了系統的分析，比如檔案數據庫的建設、檔案管理的新制度、檔案管理設施的改進與完善等，通過對新時期檔案管理的創新與改進，使我們能夠更加明確組織的目標，更好更快的發展下去。

參考文獻：

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