新形勢下檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策

白獻陽

摘要：目前，計算機技術(shù)發(fā)展日新月異，對傳統(tǒng)檔案工作進行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計算機技術(shù)、大容量信息存儲技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，利用計算機技術(shù)進行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化不斷取得進展，從而與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。為此，本文在充分了解檔案管理現(xiàn)代化概況的基礎(chǔ)上，對新形勢下檔案管理現(xiàn)代化常見問題進行了分析，并提出了幾點相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；常見問題；對策

一、檔案管理現(xiàn)代化的概況

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，檔案管理由傳統(tǒng)手工操作向以計算機管理轉(zhuǎn)變，目前檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理者必須面對的課題。只有實現(xiàn)現(xiàn)代化才能使檔案管理跟上時代步伐，從而為社會提供更好的服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化是指以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，通過應(yīng)用現(xiàn)代管理的理論和方法，采用計算機信息技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行檔案的收集、錄入、保存、傳輸與共享等，從而使檔案管理達到無紙化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多元化、智能化、市場化以及社會化，從而發(fā)揮出檔案的最大利用價值。

檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統(tǒng)的手工管理方法，在新的形勢下產(chǎn)生了一系列問題，檔案管理的現(xiàn)代化已成為一種必然趨勢。檔案現(xiàn)代化管理需要達到以下的幾個基本條件：

1.科學(xué)的管理理念和機制，具體包括先進的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協(xié)調(diào)銜接工作。

2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，具體包括檔案著錄標(biāo)引工作、檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作。

3.設(shè)備技術(shù)條件，一是要選擇適用的計算機技術(shù)裝置，二是檔案現(xiàn)代化管理專業(yè)人員的配備。

二、新形勢下檔案管理現(xiàn)代化常見問題

（一）檔案管理現(xiàn)代化重視程度不夠

目前檔案管理現(xiàn)代化觀念不強，首先是領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理現(xiàn)代化工作認識不清楚，其次是有的檔案管理人員還沒有從傳統(tǒng)檔案管理的思維中轉(zhuǎn)變過來，依舊存在部分工作使用傳統(tǒng)的工作手段，阻礙檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)與普及。許多人以為在檔案管理工作過程中已使用了計算機技術(shù)進行檢索，也采用了縮微技術(shù)與光盤等，但這并不能證明已實現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化。

（二）檔案管理人才少，素質(zhì)不高

檔案管理現(xiàn)代化不僅需要掌握先進科學(xué)技術(shù)知識，熟練操作日常設(shè)備，對計算機進行升級與維護，而且具備先進管理才能與高素質(zhì)文化素養(yǎng)的人才。但現(xiàn)階段即有檔案管理知識，又掌握現(xiàn)代科技知識的檔案管理人員不僅數(shù)量不多，分布不均，而且隊伍整體素質(zhì)不夠高，影響檔案管理現(xiàn)代化的推進。

（三）檔案管理投入不足，設(shè)備落后

要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必須有先進硬件設(shè)備和先進技術(shù)。而這些都需要投入大批資金。由于人們對檔案管理現(xiàn)代化的認識不足、重視不夠，投入資金與技術(shù)太少，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備與技術(shù)相對落后，信息化程度不夠高。

（四）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低

現(xiàn)階段我國檔案管理基礎(chǔ)工作不到位，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。很多部門的立卷、編目、檢索與保管等工作沒有按照檔案局制定標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范操作，使得許多案卷質(zhì)量不夠高，整理規(guī)格不統(tǒng)一，檔號與案卷標(biāo)題不規(guī)范，卷內(nèi)目錄內(nèi)容不全面，頁碼與組卷混亂等。

三、推進檔案管理現(xiàn)代化的對策分析

（一）重視檔案管理的現(xiàn)代化

從檔案管理自身發(fā)展的角度來看，檔案管理的現(xiàn)代化是我國檔案事業(yè)當(dāng)前及未來較長一段時間的必然趨勢和實現(xiàn)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的需求；從組織發(fā)展的角度來看，檔案管理的現(xiàn)代化不僅大大拓寬了檔案工作原有的服務(wù)領(lǐng)域，信息存儲量得以大大提升，對全面有效把握國際國內(nèi)變化情況，了解過去、現(xiàn)在及有效預(yù)測未來能夠提供更為及時、全面、真實及準(zhǔn)確的信息資料。同時，也更有助于檔案信息的開發(fā)和綜合利用，為組織的發(fā)展提供良好的信息支持。因此，在重新審視檔案工作的同時，要提高對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重視程度。

（二）夯實檔案管理基礎(chǔ)性工作

檔案管理現(xiàn)代化的集中表現(xiàn)為現(xiàn)代檔案管理手段與工具的科學(xué)與廣泛應(yīng)用。但另一方面信息技術(shù)在檔案管理中的高效率是基于標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理的基礎(chǔ)性工作，只有進一步夯實基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化運作，才能為先進管理技術(shù)的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)，從而真正地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。參照國家檔案管理規(guī)定，結(jié)合組織內(nèi)部實際情況，科學(xué)地制定、貫徹與修訂、完善檔案工作的各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作有科學(xué)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。進一步完善檔案管理工作的一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法的管理體系，保證檔案管理工作的開展有據(jù)可依、有章可循。

（三）檔案管理理念的現(xiàn)代化

檔案管理本身經(jīng)歷了從簡單到復(fù)雜的過程，從其自身發(fā)展的規(guī)律來看，檔案管理的現(xiàn)代化既是管理技術(shù)的現(xiàn)代化，更是管理理念的現(xiàn)代化及管理機制的現(xiàn)代化。因此，要準(zhǔn)確定位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)，即以先進的管理理念、機制及技術(shù)為支持的管理環(huán)境，從而更能有效地發(fā)揮檔案管理的經(jīng)濟效益與社會效益。

（四）檔案管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化

檔案管理的自動化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成效，但要特別關(guān)注幾個方面。

（五）檔案管理人員的現(xiàn)代化

檔案管理人員要積極承擔(dān)起促進檔案管理現(xiàn)代化工作的角色和責(zé)任，尤其是對于檔案管理新技術(shù)、手段的認識與掌握，努力創(chuàng)新提高工作質(zhì)量。從組織層面來看，要更加重視檔案人員隊伍的建設(shè)，包括建立健全激勵機制；加大人才引進力度；加大培訓(xùn)投入，做好培訓(xùn)的整體規(guī)劃等。

（六）檔案保護的現(xiàn)代化

當(dāng)前隨著檔案管理現(xiàn)代化，尤其是檔案管理的現(xiàn)代化和自動化的實現(xiàn)，對于檔案保護提出了新要求，除繼續(xù)加強檔案庫房、設(shè)施設(shè)備、檔案載體等的保護，要針對新型載體檔案的保護，檔案信息內(nèi)容的安全性、完整性等的保護，加大研究與創(chuàng)新的力度，形成有效保護和保管檔案載體的方法與手段，進一步強化檔案管理現(xiàn)代化的成果。

四、結(jié)束語

綜上所述，在檔案管理現(xiàn)代化過程中，由于方方面面的原因，檔案現(xiàn)代化面臨著許多的問題。如檔案管理現(xiàn)代化意識淡薄；檔案管理人才少，素質(zhì)不高；硬件投入少；檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化低等。目前許多單位的檔案管理仍處在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理水平上，遠遠落后于形勢，不能適應(yīng)需要，或不能與外界接軌。因此，要充分發(fā)揮檔案的功能，更好地提供利用，必須加快檔案管理現(xiàn)代化步伐。

參考文獻：

[1]李林，曲金玲.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].湖北經(jīng)濟學(xué)院學(xué)報（人文社會科學(xué)版），2015（06）.