辦公室文秘工作效率提高策略探討

侯偉偉

摘要：本文主要以辦公室文秘工作效率提高策略為重點進行闡述，結合當下辦公室文秘工作效率提高的重要性為主要依據，從注重對辦公室文秘進行職業培訓、創建完善的晉升考核制度、創建合理有效的獎懲機制、提升辦公室文秘的創新能力這幾方面進行深入探索與研究，其目的在于加強辦公室文秘工作效率，提升整個辦公室的工作效率。

關鍵詞：辦公室；文秘；工作效率

辦公室在企業中的位置是非常重要的，其是處理中心，辦公室文秘的工作內容繁瑣，工作量較大，因此，辦公室文秘工作水平和質量直接影響著企業的管理和經營。辦公室文秘工作效率的提高可以提升企業的整體競爭能力，并且在一定程度上也影響著企業長期穩定的發展。因此，企業需要結合自身的實際情況，通過合理有效的策略，來提高辦公室文秘的工作效率。本文針對辦公室文秘工作效率提高策略進行深入研究。

一、辦公室文秘工作效率提高的重要性

辦公室在企業中是非常重要的，其針對其他部門來講，具有較強的領導地位，是行政工作的主要地點[1]。在日常工作中，辦公室的工作量較大，并且工作環節較多，工作流程較為復雜。身為辦公室文秘，需要把工作情況及時上報給上級領導，并且還要和下級部門進行及時交流溝通，在工作過程中需要保證不能出現差錯。辦公室文秘是各個部門之間信息的傳達者，需要對各個部門的工作內容進行協調。領導除了需要注重提高辦公室文秘工作效率以外，還需要注重員工之間的關系，只有員工之間關系和諧，才可以保證工作的順利開展。因此，想要有效提高辦公室工作效率，就需要提高辦公室文秘的工作質量和水平，從而保證其可以協調各個部門之間的關系，使企業中各個部門的整體工作效率有所提升。因此，提高辦公室文秘工作效率是非常重要的。

二、辦公室文秘工作效率提高策略

（一）注重對辦公室文秘進行職業培訓

身為辦公室文秘，需要具備較強的專業能力和豐富的知識儲備，加強對企業發展相關知識的學習，不斷提升自身的認知能力與知識儲備，只有這樣才可以保證自身的工作效率和質量[2]。辦公室需要定期對文秘進行培訓，例如，培訓文秘針對企業內部相關規定、業務知識的學習，使文秘可以順應時代的發展，運用新的知識進行文秘工作。并且辦公室還需要培養文秘職業精神，定期對其進行職業精神的教育，使其具備良好的風險精神與服務意識，通過實際行動對各項工作進行服務，從而使其充分發揮出自身的價值和作用。

（二）創建完善的晉升考核制度

創建完善的晉升考核制度有助于激起工作人員的熱情和積極主動性，可以有效督促工作人員認真仔細的完成工作，提升工作效率。因此，辦公室需要創建完善的晉升考核制度。首先，辦公室可以以半年或者是一年為一個周期，針對文秘完成工作的實際情況、和其他人相處的實際情況、是否按照相關規章制度工作的情況等進行考核，最終經過領導和辦公室工作人員一起挑選出表現較為優秀的文秘。其次針對挑選出來的文秘進行全面的了解與考察，針對具有較強工作能力、綜合素養較高的文秘，可以將其輸入到提拔人員的信息庫中，為其晉升職位提供可靠的依據。此外，辦公室需要在實踐中對晉升考核制度不斷進行完善，使晉升考核變得更加公正客觀，使表現突出的文秘可以得到重用，從而為單位做出更大、更多的貢獻。

（三）創建合理有效的獎懲機制

想要有效提高辦公室文秘工作效率，還需要創建合理有效的獎懲機制。利益是工作人員行為的重要動力，如果沒有合理的利益或者利益設置不夠合理，工作人員會降低工作的積極主動性，而適當的增加利益，可以激起工作人員的工作熱情和積極主動性。在企業中，因為每個工作人員的綜合素養有所不同，因此在工作表現上就會存在一定的不同。如果針對工作表現良好和表現差的文秘給予一樣的待遇，那么會在一定程度上影響文秘的工作積極性。因此，需要針對工作表現良好的文秘給予一定物質獎勵和精神獎勵，針對工作表現差的文秘給予一定的懲罰，通過這樣的獎懲機制，來激勵文秘全身心的投入到工作中。例如，針對工作表現良好的文秘，可以在待遇上給予一定的優待，或者可以在年底評優時給予表揚和獎勵等等；針對工作表現差的文秘，可以適當對其進行崗位調整等等。合理有效的獎懲機制，可以有助于激起文秘工作的積極主動性，從而提升企業整體的工作效率，使企業工作環境充滿活力。

（四）提升辦公室文秘的創新能力

在新時代背景下，企業對于辦公室文秘的要求越來越高，為了可以順應時代的發展，企業需要提升辦公室文秘的創新能力[3]。企業想要長期穩定發展就需要對工作模式進行創新。一般情況下，辦公室作為企業的主要部門，文秘長時間都處于精神緊張的情況，因此，大部分文秘在工作中都沒有足夠的活力。盡管在工作中非常認真負責，可以及時根據上級領導的要求完成任務，但是在思想和行為方面沒有自身的見解。企業為了可以長期穩定發展，辦公室需要在工作方式上進行創新，在工作中不斷探尋新的工作模式，從而可以保證工作質量和水平。辦公室可以在日常工作中鼓勵文秘進行創新，運用自身擅長的工作方式進行工作，對各個部門的關系進行協調，使各個部門之間關系可以變得更加和諧，從而促進整個企業的工作效率。

三、結束語

總而言之，辦公室屬于綜合的協調部門，并且在企業中起著重要的作用，因此提高辦公室文秘工作效率是非常重要的。企業需要順應時代的發展，結合自身的實際情況，注重對辦公室文秘進行職業培訓，創建完善的晉升考核制度，創建合理有效的獎懲機制，提升辦公室文秘的創新能力，來提升辦公室文秘的工作效率。只有使辦公室文秘工作效率提高，才可以保證企業的整體工作效率和質量。

參考文獻：

[1]張雪莎.辦公室文秘工作效率提高策略分析[J].成功：中下，2017（11）：18-20.

[2]何慧.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].企業文化旬刊，2015（7）.

[3]呂小莉.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].商品與質量：消費研究，2014（2）：84-85.