新時代背景下如何做好初中檔案管理工作

李雄英

【摘 要】檔案管理員是當前初中學校眾多職位中重要的一個職位，其主要職責包括檔案收集、保存、鑒定、統計、利用等多個方面。在保障學校教研以及學生管理等兩項活動正常運轉方面，發揮著不可替代的作用。那么，本文中我想從初中檔案管理員的角度談談當前初中學校檔案管理方面存在的一些問題，并在新時期針對檔案管理方面提出一些可行的改革建議。

【關鍵詞】初中院校 檔案管理 探究

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2018.17.191

檔案管理對于絕大多數人來說是一項“遠在天邊，也近在眼前”的職業。之所以說其遠在天邊，是因為很多人在日常生活中雖然聽過檔案管理這類崗位名稱，但如果本身不從事檔案管理這一職業，絕大多數的人很難概括出檔案管理員需要擔負的責任和日常工作內容和范圍。而又說檔案管理崗位“近在眼前”，則是因為檔案在我國現有的教育制度和社會體制下有著非同尋常意義。舉例來看，對于中國人來說，基本在接受教育之初就會形成一個檔案，而我們在未來工作、學習、生活中的不同節點，具有特殊標記性的經歷都會錄入檔案之中，人未來發展的過程中檔案會隨著我們人事關系的變動而變動，也可以算作是個人履歷的象征，人生經歷的記錄，尤其是學生階段檔案中記錄更加頻繁。當然這里我們所要探討的檔案不是狹義上的個人經歷檔案，而是在通過文字、圖表、音像等各種各樣的形式所留存下來的，帶有一定歷史意義的信息和內容，從而為未來的文化發展活動奠定基礎，這一廣義的檔案定義基礎上，有針對性的探討學校教育過程中檔案管理的重要性。

對于學校教育來說的，檔案一般分為兩類：一類是學生檔案；一類是教研檔案。前者往往是針對學生管理而形成的檔案，包括學生的個人信息統計，學生的學習情況匯總等；而后者則是以保存具有教學、教研價值的學科內容為主，從而為日常教學提供充足的信息資源，為教師不斷地進行科研，豐富學科教學內容和提升教學技能積蓄力量，實現一代又一代的教學內容和模式上的創新，進而實現教學效果的步步高升。所以針對這兩類檔案管理來看，我們能夠清楚的定義檔案管理這一崗位的職責：即進行檔案的收集、整理、保管、轉調、鑒定、提供利用等一系列活動，從而為學校、學生、教師等群體提供盡可能詳細，且具有權威性、可信性的信息服務。而新時期，隨著學校教育體制和人才培養模式的改革，對檔案管理工作也提出了新的要求，這就要求身處檔案管理崗位的我們擔負起更高質量的檔案管理工作，將自身的素養與專業性融入日常工作中，做好以上所列出的所有檔案管理工作。那么本文中，我就以初中學校檔案管理工作為例，談談當前檔案管理工作的現狀以及改革建議。

一、明確檔案管理的重要性和必要性

對于檔案來說，不論是個人檔案還是資料類的檔案，如非需要，一般不會交到個人手中。所以對于檔案很多人持懷疑甚至是不認同的態度，尤其是個人檔案會被認為是多此一舉，甚至是舉例和國外的制度進行對比。對此情況在我看來，國情不同必然會導致制度的不同，所以檔案的存在一定會有其價值和意義。所以要想做好檔案管理工作，我們必須從心理上認可檔案管理的價值和意義，進而在工作過程中不斷發現問題，并積極解決問題。

首先，對于檔案管理員來說，我們要明確檔案對于學校學生管理和學校教育科研的意義所在。一方面對于學生管理來說，學生進入學校，學校就要保證學生的學習和安全，而檔案中通常會采集學生的個人信息，通過整理和分類可以對學生的家庭和學習情況一目了然，從而為未來學生教育以及家校共育方面提供便利。而另一方面，從教育科研的角度來看，檔案的存在實現了對于教學精華和高質量信息的記載與傳承，從而有利于一代代的教師承接前人成果，并持續的進行教學內容和方法創新。

其次，作為檔案管理人員我們要明確自身肩負的責任。因為檔案管理最終目的就是踐行“以人為本”的素質教育教學理念，從而切合學校教書育人的辦學初衷。所以，作為檔案管理員，做好檔案的收集、整理、保管等一系列的工作，也是對于培養人才的一種支持?？傊鳛闄n案管理員，我們要先從心理上明確并認同檔案管理的必要性，才能在工作過程中積極進取，為接下來剖析問題，并實現管理改革做好準備。

二、“學生為本”，做好教學引導工作

新時期伴隨著教學體制等多方面的改革，在檔案管理等各方面也提出了新的要求，因此也就暴露出了一部分問題，這就需要我們在工作過程中認清當前工作現狀，找出問題，分析問題。

首先，在檔案管理方面，信息收集、整理、保存、利用等一系列環節都是依賴檔案管理員進行的，所以人才的儲備尤為重要，但當前我國的檔案管理人才專業起步較晚，所以高素質、專業性人才培養量少，缺口大，同時即使是已經入職的檔案管理人員，也呈現出質量上的良莠不齊，這就容易拉低日常學生管理和教學教研方面的總體效率，最終反饋到學生身上就是教學效果不理想。

其次，當前學校檔案管理方面制度建設不足，管理形式向相對落后，且信息化、數字化水平較低。我國專業性檔案管理人才的缺失以及檔案管理人員素質的良莠不齊，勢必會導致制度建設方面出現漏洞，管理模式方面墨守成規，進而導致檔案缺失、更新滯后等情況，并且檔案多是紙質形式，電子化、信息化轉化效率低。

三、做好檔案管理制度和模式改革，加強人才建設

找到問題的下一步就是解決問題，所以在明確問題之后，我們就要針對問題進行具體分析，進而解決問題。首先，學校檔案管理員的職責明確，工作內容鮮明，所以面對人員素質良莠不齊的問題，我們無法從根源人才培養方面入手，但可以從后天的素質、能力提升方面做好糾正，作為檔案管理員，在日常工作中也要樹立不斷學習，不斷鉆研的工作理念，抓住各類培訓機會，不斷的提升自身素質和能力。

其次，在檔案管理工作中，學校和檔案管理員要做到步調一致性，結合新時期的新要求，結合學校檔案管理工作實際需要，建立健全檔案管理制度，創新檔案管理模式，尤其是在信息收集、整理和分類等方面，提升工作效率和質量。

總之，檔案管理工作雖然表面看和實際的教學活動沒有直接的關系，但從教學實際來看，其為提升教師的教學能力，為豐富各學科的教學內容都能起到重要的影響作用。所以作為檔案管理員，我們在日常工作中要明確自身工作的重要性，擺正態度，不斷提升自身能力，從而為學校教育各項活動的展開奠定堅實的基礎。