煤炭技術檔案管理的信息化建設

鄭鳳梅

摘要：在信息技術飛速發展的當今，煤炭企業若想得到更長久的發展，在煤炭技術檔案管理工作中，需要尤其重視信息化建設工作，以此跟上時代腳步。本文簡要分析了煤炭技術檔案管理工作中存在的問題，并提出了相應的解決方案，以最短的時間內縮小差距，提高企業的競爭力。

關鍵詞：煤炭；技術檔案；管理；信息化建設

當前我國的煤炭企業信息化水平總體較低，信息化應用的廣度和深度也均不夠，無法適應社會迅速發展需求。基于此，提升煤炭企業檔案管理工作的信息化建設，在煤炭轉型發展的現階段尤為重要。

一、煤炭技術檔案管理工作的現存問題分析

第一，檔案管理散亂。當《檔案法》頒發之后，檔案管理工作既迎來了新機遇的同時也遇到了新挑戰，具體不規范現象為：卷宗編制內容不完整，體制不規范，未有完整有效的管理體系，同時也缺少相應的管理工具。與傳統檔案的管理相比較，信息化檔案管理有其優勢，但是在轉變的過程中也存在問題，其中一部分煤炭企業中，檔案管理工作是以領導的意識為轉移的，另一部分煤炭企業的檔案管理工作止步不前，檔案管理信息化建設重視程度不夠，投入比較少，依然處于傳統的管理階段，進而造成檔案管理工作滯后。

第二，管理團隊的溝通、建設較弱。在大多煤炭企業的檔案管理中，多數的管理團隊均是分割開來的，即各個單位的檔案管理相對獨立，上下級單位之間檔案管理往來也相對比較少。同時煤炭企業檔案具有復雜性，各個企業的檔案管理體系均不相同，比更加的繁復，在具體管理細節上，各單位之間存在標準不一、協調較難的一些弊病，造成檔案信息不能充分地共享，進而阻滯檔案信息化建設的步伐。另外，管理團隊的建設需創新，在進行檔案管理的過程中，目前我國煤炭企業檔案管理隊伍中，管理檔案的專業人員比較少，缺少高級的管理人員等問題也比較突出的。

第三，信息技術化在檔案中的應用較少。從當前的煤炭企業發展現狀看，普遍檔案管理水平未得到提升，其中一部分企業依舊沿襲傳統的手工作業方式，管理層次較低，另一部分企業雖然也配備使用了計算機，但實際應用范圍并得以擴展，僅僅應用在查詢或者檢索等階段，沒有將計算機的真正優勢發揮出來。除此之外，檔案信息技術缺乏統一的組織規劃，加之自身的使用水平跟不上當前信息技術的腳步，從而影響了整體的檔案管理信息化的腳步。

二、加快檔案信息化建設速度的措施

（一）建立電子檔案管理記錄系統

為保證電子檔案的真實性和完整性，煤炭檔案部門應該建立電子檔案管理記錄系統，并且完成自動的對電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時間等進行準確記錄，同時需要注意的是降低隨意更改情況的出現，進而加快檔案信息化建設的速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數據庫，在數據庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，同時深入學習《檔案法》中的相關內容，進一步提高檔案管理人員的自身素質，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件，為檔案管理工作信息化建設工作開創出新的局面。

（二）提高檔案信息化技術水平

通過提高信息化技術水平可以為檔案信息化建設工作奠定堅實的基礎，檔案管理部門可以從如下幾方面進行：其一，加大基礎設施投入力度。檔案管理部門需要根據實際情況對計算機、路由器、掃描儀以及服務器等基礎設備進行合理配備，以供工作人員開展各類工作進行使用，通過配備上述基礎設備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數字信息錄入工作產生給予更多的重視，工作人員需要邊整理邊錄入，從根源位置對數據和信息錯誤的情況進行杜絕，使用雙套制的方法進行歸檔，在保證歸檔效果的同時可以最大程度的減少工作量。其三，設定相應的權限。檔案管理部門首先需要對密級標準進行合理制定，在制定完成后嚴格按照其要求對歸檔的電子檔案進行分類，主要包括公開檔案、內部檔案和機密檔案等，之后需要設置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機密電子檔案時需要進行身份驗證，在驗證成功后才能進行一些服務，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現象出現的可能。

（三）重視信息化檔案的安全管理工作

在檔案分別做好系統管理之后，需要做好相應的安全管理工作，其屬于信息化的核心要素。由于企業檔案管理過程中，其下屬單位比較分散，每個單位自行建立相關的數據備份系統是比較難完成的，因此，使得煤炭企業整體檔案信息化建設中消耗了較大的人力、物力和資金。然而在具現實的安全管理工作過程中，煤炭企業可以實施兩種方式管理，一種為集團自己建設，另一種為委托專業機構管理，煤炭企業可自行選擇，在所有信息化建設中，電子文檔和數據是極寶貴的數據資源，在實施檔案安全管理工作的時候，應該樹立全新的理念，制定嚴密的管理措施，應用科學的管理方法構建電子檔案堅固的安全屏障。除此之外，企業改革與經營管理在新時代衍生了新的要求，為此煤炭企業應該不斷改善服務內容與方式，進而推動檔案資料的收集、整理與歸檔；對于以往已經形成的檔案，則需要進行跟蹤回訪，重新補充檔案中的內容，防止檔案資源的丟失、損壞，給企業帶來不必要損失。

三、結束語

綜上所述，本文統籌分析了信息化建設在當今煤炭企業檔案管理中不可缺少的原因。而檔案管理工作不論是在普通企業還是在煤炭企業，其均屬于基礎工作環節，只有不斷促進檔案管理的現代化手段應用，合理開發利用相關的檔案資源，進而達到提高煤炭技術檔案信息化建設的步伐，讓其更好地為煤炭企業生產與經營服務，推進企業更加長遠的發展。

參考文獻：

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