加強檔案資源開發利用研究

陳梅（天津市長蘆鹽業集團有限公司，天津 300000）

引言

現代化進程的加快以及大數據時代的到來，不斷沖擊的各行各業創新發展。檔案作為企業誕生和發展的記錄工具，對于企業今后的發展方針及方向具有指導意義，是企業在現代化、科技化道路上順利前進的必要保障。因此，需要從業者正確認識新形勢、主動適應新常態，以全新的思維模式做好檔案工作，探究提高檔案資源開發利用的辦法和質量，更好的服務于社會和企業，確保企業在復雜的經濟環境中把握正確發展方向，拓寬發展空間。

一、檔案信息資源開發利用的現實意義

檔案開發利用的根本目的，在于滿足檔案使用者對檔案信息資源的利用需求，例如查閱資料、整理數據、文化宣傳等等。檔案資源的價值使用的意義在于其能否廣泛地被利用，能否為社會創造出更多的物質和精神財富，具體表現如下面分析：

1.1 記錄企業發展歷史

檔案是人類社會實踐活動的記憶載體，是歷史發展的痕跡和真實記錄，也是人類社會歷史進程和歷史文明得以延續保存的重要載體。在當今互聯網時代，利用網絡技術加強檔案管理工作，是更好地開發利用檔案信息資源的重要方式之一，在企業追求更大經濟效益，優化管理方式，挖掘潛在價值，為發展決策提供重要參考，推動企業更好更快發展方面具有積極作用。

1.2 傳承企業文化

企業文化為企業發展做出了明確引導，是有一定的核心觀念、價值理念和行為觀念，為企業創造良好的內部環境，對于凝聚力量，統一思想，努力方向具有像是作用。企業的成長變革、管理經驗都在檔案資源中得到了很好的體現，反映了其核心競爭力和戰略發展思想。因此，文化是內容，而檔案則是承載這種內容的載體，因此在傳承文化、發揚企業價值觀等方面具有不可替代的作用。

1.3 預防風險發生

在經濟形勢日益復雜的今天，任何企業所面臨的風險都會倍增。只有運用有效的技術手段，加強信息研判和制度管理，才能及時辨識和防范風險，加強檔案信息資源的利用，可以產生一種逼迫作用，通過暴露企業運營中的實際問題助推其加強管理，彌補管理不足，防范管理風險。此外，檔案包含了豐富的信息資源，能發揮憑證和借鑒作用，充分利用借鑒前人成果，縮短吸收消化最新科技成果的時間，大大降低研發成本，更加有效地履行管理職能，最大限度的發展生產力，更好的進行風險控制工作。

二、檔案資源開發利用中現存問題

2.1 對檔案資源的價值認識不足

檔案信息化管理的建設已成為一個重要的檔案管理的發展趨勢，是當前最大化開發利用檔案信息資源的基礎，所以應加強關注。但在實際工作中，盡管政府相關政策給予一些支持，但由于一些單位的檔案管理人員沒有認識到檔案信息資源開發利用的重要性，對檔案管理信息建設的單位發展缺乏認同感，導致文件優化信息資源開發和利用的一體化進程被阻塞。

2.2 服務利用的理念和手段落后

在我國，檔案工作一直是以一種“重館藏、輕利用”的傳統觀念所存在，而對檔案資源的開發利用不夠重視，即使是提供一些利用服務，大多也是被動服務，積極主動方式還很欠缺，檔案利用信息化水平仍然偏低。

2.3 資源有限，缺乏創新

大部分的檔案信息資源部門和單位的存放空間很小，所以檔案信息管理是先天不足，缺乏豐富的資源。同時，檔案部門檔案信息編研能力較弱，檔案資源的開發還停留在簡單的保管、介紹、查閱等階段，很少進行檔案編研、檢索和信息深度開發等工作，綜合性和專題性的編研材料更是微乎其微，以致檔案質量不高，信息二次利用較差，有用資源相對匾乏，難以滿足用戶需求。在傳統檔案管理的約束下，紙質文件的大量使用在很大程度上影響了檔案信息資源的開發。管理人員缺乏創新的理念，缺乏在開發和利用檔案信息資源的創新意識，所以直接影響到檔案信息資源共享。

2.4 工作人員專業水平有待提高

從當前檔案人才隊伍建設情況來看，年齡結構和知識結構不盡合理，檔案人才隊伍整體素質有待提高。部分檔案工作人員不是本專業出身，雖經經過短期培訓，能夠勝任職位，但缺乏系統的專業訓練，專業基礎理論還不夠扎實。有的工作人員覺得待遇偏低、發展受限，導致思想不穩定，態度消極，工作不安心，服務意識欠缺，這種被動的思維方式有很大程度上影響了對檔案資源的開發利用。此外，精通計算機信息技術，并熟練應用于檔案管理和信息資源開發的高技術人才較少，嚴重制約著檔案利用工作的開展。

三、加強檔案資源開發利用措施辦法

3.1 轉變傳統檔案工作觀念

改革舊的工作方法和方式，注重提升服務檔案資源的能力，順應時代發展需求。加強法治觀念，并促進檔案資源建設的法律、法規建設。加強檔案收集工作，要及時健全和細化有關規章制度和標準，定期組織對檔案的歸檔和移交情況開展評估和監督檢查。加強檔案工作指導，檔案管理工作有很多專業知識，需要管理人員具有堅實的基礎，需要專業指導業務部門加以指導和培訓。積極開展檔案資源開發利用的宣傳工作，不斷增強檔案管理部門的責任意識和社會大眾的檔案意識，從源頭上抓好服務利用工作。根據電子文檔和數字檔案信息的特點，加強備份保存、保真、保密以及開發利用理論和現實問題研究。

3.2 加強檔案信息資源的整合和利用

建立現代檔案管理模式，建立檔案信息資源管理中心，通過實施集中管理檔案信息資源管理中心的資源，建立一個一站式服務平臺，利用搜索、查詢、使用功能，實現檔案信息資源共享，提高檔案信息資源的利用率。此外，加強社會企事業單位的橫向合作，整合社會整體資源，建立一個更強大、更完整的檔案資源信息數據庫，讓整個社會檔案資源可以得到充分利用。通過網絡社區傳送最新的、最準確的檔案資源目錄，以利于用戶快速獲取有效信息。通過創新加強檔案信息資源的收集、提煉聚合，并建立一個更方便和智能的檔案信息資源管理系統，促進檔案資源不斷更新，使檔案信息資源的傳播更有價值。

3.3 提高檔案人員工作服務意識

檔案工作人員需要加強服務意識，制訂服務制度，變被動為主動，深入現場、深入基層，認真研究梳理利用服務的流程和環節，結合檔案資源的特點和用戶的需要，為用戶提供各種各樣的服務，鞏固規范服務行為、職責權限、處理程序等。不斷優化檔案信息資源服務手段，為用戶提供高質量的檔案信息資源，也可以在檔案資源管理部門設置咨詢服務平臺，擴大檔案資源的社會服務功能。加強專業技能培訓，做到精通業務、了解法規制度、掌握和運用新技術，不斷提高履職盡責能力。

四、結語

檔案信息資源是企業發展的重要寶貴財富，對其未來長期發展有著指導作用。在信息網絡高速發展的今天，加強檔案資源開發利用是事關檔案工作建設和發展的重要課題。因此，這就要求我們檔案從業者必須緊跟時代潮流，優化檔案信息資源配置，牢固樹立以檔案使用者為中心的服務理念，大力加強檔案業務基礎建設，不斷創新服務方式，增強和樹立責任意識、奉獻意識，促進檔案信息資源的整合與優化，充分發揮檔案信息資源所固有的功能，為傳承企業文化、助推企業發展和預防經營風險等方面貢獻自己一份力量。

[1]吳放，馮銳.大數據時代高校檔案信息資源建設的新思考[J].蘭臺世界,2015(29).

[2]龐然.企業檔案信息資源開發與利用的思考[J].檔案天地，2014(1).