基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

彭繼香

摘 要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展，為了搶占到更多的市場份額，使企業(yè)能得到更好的發(fā)展，越來越多的企業(yè)使用ERP系統(tǒng)。使用ERP系統(tǒng)成功的企業(yè)，將會提升企業(yè)整體管理水平，但也有相當大部分企業(yè)在ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部管理出現(xiàn)或多或少的問題，需要深入的研究，找到更適合自己的方法，來完善企業(yè)內(nèi)控制度。本文通過介紹了什么是ERP系統(tǒng)和研究ERP系統(tǒng)下對企業(yè)內(nèi)部控制的意義，結合自身經(jīng)驗，在ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題，分析了如何解決存在的問題，提出了自己的見解。

關鍵詞：ERP系統(tǒng) 內(nèi)部控制 風險預防

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）07（c）-165-02

隨著網(wǎng)絡普遍使用，科技的不斷發(fā)展，ERP系統(tǒng)作為一個較為先進和科學的管理模式，漸漸被人們熟悉和接受，也逐漸被各行各業(yè)所使用，ERP系統(tǒng)讓企業(yè)的內(nèi)部控制制度得到了較快的提升，同時也面臨著居多挑戰(zhàn)。企業(yè)想要在這競爭日益激烈的市場搶占到份額，收獲更多的經(jīng)濟效益，就需要積極強化企業(yè)的內(nèi)部控制工作，提升總體的管理水平。在ERP環(huán)境下，如何建立與之相匹配的內(nèi)部控制管理制度，越來越多的企業(yè)開始深入研究ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制問題。

1 研究ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制問題的意義

ERP中文全稱是企業(yè)資源規(guī)劃。ERP是基于企業(yè)價值鏈管理的現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)，是將企業(yè)計劃、生產(chǎn)、業(yè)務、財務和管理的整合系統(tǒng)，同時也是一種實現(xiàn)企業(yè)資源最優(yōu)化配置的管理理念，特別是應用在完善內(nèi)部控制方面具有強大的優(yōu)勢，有利于監(jiān)督財務造假，因此對于ERP環(huán)境下企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部控制的風險應對具有非常大的意義。隨著ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中的不斷應用，其重要作用也不斷的體現(xiàn)，它對企業(yè)的管理思想和方法以及企業(yè)商業(yè)運營模式的變革、企業(yè)業(yè)務流程的重組、組織結構與管理過程的整合以及決策的科學化都起到了極大的促進作用。使用ERP系統(tǒng)后，企業(yè)可以降低庫存、提高庫存資金周轉(zhuǎn)率，降低盤點誤差；縮短生產(chǎn)周期，提高生產(chǎn)率；按期交貨提高客戶服務質(zhì)量；降低采購費用、減少加班費用；減少財務收支差錯或延誤。所以研究ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制制度，讓企業(yè)可以提高生產(chǎn)力，得到更長遠的更好的發(fā)展。

2 我國ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和存在的問題

目前，很多企業(yè)為提高自身的管理水平，在實際推廣和使用ERP系統(tǒng)過程中，較多企業(yè)實施效果并不明顯，我國ERP系統(tǒng)的應用，經(jīng)歷了很長的時間，根據(jù)資料顯示，目前也有上千家企業(yè)購買或者使用了ERP系統(tǒng)，但分布都很零散，并沒有普及使用，ERP系統(tǒng)在銀行、證券、能源、交通等重要行業(yè)也剛興起。總體上說，我國的ERP系統(tǒng)應用還在初級階段，還存在著各種問題。

2.1 企業(yè)在ERP系統(tǒng)下缺少預防風險的觀念

在我國，大多數(shù)準備使用ERP系統(tǒng)的企業(yè)都有一種崇拜的觀念，普遍認為ERP系統(tǒng)在國際都被多數(shù)企業(yè)使用的，肯定是完美無缺的，不會出現(xiàn)任何的失誤。在使用的過程中對企業(yè)各部門的硬件系統(tǒng)沒進行更新?lián)Q代，在重大事故發(fā)生時，沒有風險應急預案，導致多個部門系統(tǒng)處于停滯狀態(tài)，嚴重影響企業(yè)業(yè)務開展。

2.2 計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)管理不到位

隨著計算機的普遍使用，網(wǎng)絡時代的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全性和可靠性越來越不明確，盡管信息技術的發(fā)展為企業(yè)內(nèi)部控制提供了工具，但仍是關注的重點。計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的優(yōu)勢在于數(shù)據(jù)處理和傳輸?shù)龋浔O(jiān)督控制系統(tǒng)和穩(wěn)定性卻極度薄弱，越來越多的不法份子會乘著網(wǎng)絡時代從中竊取商業(yè)機密或是惡作劇，導致網(wǎng)絡癱瘓。而ERP系統(tǒng)的使用前提是必須在一個安全穩(wěn)定的環(huán)境下進行，如網(wǎng)絡系統(tǒng)管理不到位，會給企業(yè)造成很大的安全隱患。

2.3 在ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部管理觀念受限

ERP系統(tǒng)是一種先進的管理系統(tǒng)，需要一個硬件與軟件都與之相匹配的管理隊伍。目前，在國內(nèi)有很多企業(yè)管理觀念比較守舊，管理層決定使用ERP系統(tǒng)，但各部門使用人還沒完全接受這種新的系統(tǒng)，并沒有達到系統(tǒng)的管理理念，如：領料部門人員在沒上ERP系統(tǒng)時，填單領料，領導審核簽字，馬上可以領到所需物資。但使用ERP部門后，全部無紙化辦公，任何審批程序都需要在計算機上操作，很多員工對新事物有抵觸心理，需要很長的時間來認識和熟練ERP系統(tǒng)，不僅沒有提高企業(yè)的運作效率，反而會給企業(yè)業(yè)務造成影響。

2.4 財務檔案保存的風險較高

在ERP系統(tǒng)使用后，電子記賬憑證取代了手工原始憑證和會計檔案，當企業(yè)網(wǎng)絡不穩(wěn)定或是受到黑客等入侵，財務部門想要進行日常的賬務處理和會計檔案查詢就會非常的困難，怎樣才能保證財務檔案的安全，需要解決這個問題后，企業(yè)的財務檔案才能安全保存，業(yè)務才能正常運行。

2.5 企業(yè)對ERP系統(tǒng)的依賴性太強

ERP系統(tǒng)給企業(yè)的管理帶來了諸多便例，一旦企業(yè)習慣使用ERP系統(tǒng)后，就會對ERP系統(tǒng)產(chǎn)生依賴性，如果網(wǎng)絡不穩(wěn)定或是服務器損壞，ERP系統(tǒng)成癱瘓狀態(tài)。會造成采購部門無法知道庫存，也不知道采購的數(shù)量，生產(chǎn)部門將無料可領，導致業(yè)務部門缺貨，影響業(yè)績。一系列的斷鏈，直接給企業(yè)帶來損失。

3 針對我國ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題所采取的措施

3.1 提高全員風險預防觀念

ERP系統(tǒng)引入我國各企業(yè)時間并不久，很多模塊在運用的過程中并不成熟，并且需要有高配硬件的企業(yè)才能順利運用。需出具專業(yè)的風險應急制度，預警機制，當遇到什么樣的問題，有專門的人員對其采取措施，并對硬件定期進行更新。與此同時，還需配備高素質(zhì)的專業(yè)人員，因此，需聘請專業(yè)人員對ERP系統(tǒng)操作人員的專業(yè)水平進行培訓，各部門之間相互多溝通，相互學習，使企業(yè)全體員工都具備高度的ERP系統(tǒng)風險防范觀念，當遇到風險的時候，將損失減至最小。

3.2 加強計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)安全管理

聘用專業(yè)的計算機網(wǎng)絡管理人才，成立計算機網(wǎng)絡技術部門。加強ERP系統(tǒng)操作員計算機知識培訓，當遇到任何自己解決不了的事情，及時上報至技術部。計算機網(wǎng)絡計算部門需設置高級防火墻，定期對企業(yè)各電腦數(shù)據(jù)庫進行維護，定期更新系統(tǒng)并記錄下所有可疑事件，事后逐一排查。設置企業(yè)外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)，所有對外的網(wǎng)絡事件必須在外網(wǎng)區(qū)進行，保證內(nèi)網(wǎng)不被黑客入侵，ERP系統(tǒng)隨時在一個安全的環(huán)境中正常使用。

3.3 改變企業(yè)管理守舊觀念

制定培訓考核制度，在企業(yè)準備上ERP系統(tǒng)前，對全體員工進行ERP系統(tǒng)的管理理念和可行性的培訓，讓每個員工都對ERP系統(tǒng)理解透徹，并定期對ERP系統(tǒng)知識進行考核。讓使用員工早期參與ERP系統(tǒng)初始化設置，及早提出各個崗位的各理化建議，便于日后操作方便。定期組織座談會，交流在ERP系統(tǒng)中遇見的問題，方便系統(tǒng)維護人員解決問題，只有在使用熟練之后才能轉(zhuǎn)變觀念，完全的接受。

3.4 提高財務檔案管理水平，建立相應管理制度

企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)時，建立財務檔案管理制度，然后進行嚴格的職責分工，哪些員工負責定期對數(shù)據(jù)庫進行備份，并存入安全的計算機檔案管理系統(tǒng)，對其進行編號管理，保存檔案的完整性。同時還要注意會計檔案軟件版本的兼容性，要注意信息化檔案與對應財務軟件的版本一致，保存會計歷史資料的同時，也要保存其存儲的軟件系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫信息及會計軟件版本和相關信息。定期更新備份會計信息數(shù)據(jù)，保證其完整與安全。

3.5 制定ERP系統(tǒng)備用管理制度

制定ERP數(shù)據(jù)備用管理制度，每周進行數(shù)據(jù)庫備份，備份的同時，各部門都應建立臺賬，倉庫每周、每月清點庫存，就算網(wǎng)絡癱瘓、服務器損壞，生產(chǎn)部門有料可領，可以繼續(xù)生產(chǎn)，業(yè)務部門有貨可售，企業(yè)在1～2天之內(nèi)可以正常運轉(zhuǎn)，這樣企業(yè)就不會對ERP系統(tǒng)過于依賴。同時，ERP系統(tǒng)維護人員有時間加速搶修，盡量減少企業(yè)損失。

4 結語

從目前的整體趨勢來看，企業(yè)實施ERP系統(tǒng)是一項長期的工作，還存在著各種問題與挑戰(zhàn)，各企業(yè)應根據(jù)自身情況和問題，更深入地分析和研究，找到相應的解決辦法。只有建立完善的內(nèi)部控制體系，才能讓企業(yè)節(jié)約成本、提高市場競爭力。筆者結合自身的實踐經(jīng)驗和理論研究，希望ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制不斷完善，企業(yè)能得到更好更長遠的發(fā)展。

參考文獻

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