SAP Concur賦能Festo構建高合規性企業文化

陳于芬

“想想2015年，我剛來Festo大中華區負責財務管理的時候，每個月要發十多二十封郵件來提醒員工的報銷合規與及時性，真是不堪其擾。現在，一個月一封郵件都不用，員工自發營造了高合規性的企業文化和氛圍。而這一切，都得益于跟SAP Concur的合作。”回想起過去幾年公司加強財務管理的過程，Festo大中華區首席財務官陳建成先生這樣感慨。

實際上，對于Festo這樣一家在大中華區超過2 000員工的跨國公司來說，文化氛圍的變化并不是一件簡單的事情。在多年前，Festo也曾經試圖進行財務管控，但由于缺乏有效的工具支持，并沒有起到應有的效果。在他看來，找到正確的伙伴，樹立正確的文化，是這幾年Festo財務管理工作的最大收獲。

從分散而龐大的財務報銷說起

Festo成立于1925年，總部位于德國埃斯林根，是自動化技術領域的全球領先廠商，也是基礎和高級工業自動化培訓的全球市場領袖。Festo在中國的業務始于1985年，位于上海的亞太技術中心和大中華區解決方案中心為區域內客戶提供定制產品和方案，為中國市場提供工廠自動化和過程自動化的氣動和電動技術及全面解決方案，主要服務于汽車、橡塑、電子和輕型裝配行業，食品包裝、水/污水處理以及生物技術/制藥等行業。目前在大中華區設有超過200個銷售辦公室和經銷商網點，員工超過2 000人。

毫無疑問，如此分散而龐大的銷售網絡和員工體系給Festo以往的差旅和費用管理過程帶來了諸多挑戰。

首先，財務報銷都是分散在各個分公司，高分散度無法進行集中管理。需要投入大量的人力去核查差旅報銷，其中就涉及到貼發票、核查發票等流程，這不僅使得財務人員的工作效率難以提高，有效地實施財務管控也很有難度。

其次，由于缺乏關聯、高效的員工差旅和費用管理系統，財務人員看不到費用支出的流向以及這筆費用是如何消耗，所以財務人員需要花費大量時間和精力關注在審核開支是否合規。

最后，在分散的財務管理情況下，供應商的選擇上也缺乏效率性和經濟性。在沒有使用SAP Concur之前，Festo中國旗下各個分公司會與多個差旅方案提供商合作，這種分散化的合作方式不僅費時費力，更關鍵的是無法有效優化供應商成本。

陳建成表示，在剛開始負責管理Festo大中華區財務部門的時候，“財務人員經常要寫郵件去提醒員工費用報銷的規定。”這不僅非常占用財務管理人員的時間，員工也要花上很多時間去提交費用報銷。

選擇SAP Concur，真是一拍即合

正是由于上述諸多挑戰，Festo中國迫切地需要找到一個能夠提供專業差旅和費用管理方案的供應商。在測試了幾款產品并發現結果并不理想之后，Festo中國將目光投向了全球，尤其是美國市場。鑒于SAP Concur的國際知名度和在美國市場的卓越表現，Festo很自然地遞出了橄欖枝，而經過細致的測試應用，發現SAP Concur的產品和方案完全匹配Festo的財務需求。

在談到為什么選擇與SAP Concur合作的時候，陳建成說：“這個過程其實一點也不復雜，關鍵它是可以滿足我們的需求。”

Festo中國從2013年開始正式使用SAP Concur，為了順應全球數字化轉型的潮流，到2015年又增加了SAP Concur商業智能分析功能模塊。關于數字化這樣一個宏觀趨勢，陳建成從財務管理的角度發表了他的看法，“財務數字化的關鍵在于大數據應用，通過大數據挖據來做更深度的財務分析，從而更準確、更好地管理員工的差旅，定制具體的費用政策和財務規劃。”

Festo中國在應用過程中，公司財務管理團隊可以清晰地體會到SAP Concur帶來的3大價值：

首先，集中了費用和報銷的管理。公司對整個報銷流程的管控和透明度都有了很大的提升，體報銷成本下降了6.5 %。SAP Concur提供的大數據不僅幫助Festo更好地制定財務規劃，還可以有效地洞察并管理差旅費用，優化企業成本。例如，Festo可以借助整合的大數據，與包括酒店在內的諸多供應商進行談判，進而選擇更合適的供應商并獲得更優惠的價格，有助于集中管理并優化成本。

其次，實現了優化的財務分析。財務部門可以通過對員工花費的跟蹤和智能分析，更好地優化財務規范。比如，得益于SAP Concur統一的差旅及費用管理平臺，Festo可以借助大數據并結合員工差旅信息進行分析，具體知道在某地出差時一晚酒店的平均花費，并以此來制定標準。借助SAP Concur的實時數據，財務人員也可以看到，在一些展會或假期集中的特殊時期，酒店的花費會比平時高很多，所以財務部門在制定出差標準的時候會將這些因素進行綜合分析，使得Festo的財務政策更加靈活合理。

最后，讓員工的隱形開支無所遁形。通過高透明度和實時數據分享的差旅和費用管理方案，公司可以輕松發現報銷中的問題并找到原因，然后據此制定出相應的管理方法，從而有效地促進了員工在差旅花費等方面更加規范。

總體看來，SAP Concur幫助Festo的財務人員減輕了工作量并顯著提升工作效率，讓他們有機會將更多的精力放在核心財務分析及管理等業務。與此同時，財務人員的人力分配也更有效率。“之前費用報銷分散在各區域的時候，需要幾十個員工來參與財務的審核和處理，在應用了SAP Concur解決方案之后，今天負責Festo大中華區2 000多人的差旅費用和報銷處理工作的正式員工只有一個人，其他財務人力資源可以投放在更多財務分析的工作上。”陳建成如此感慨道。

當員工都自覺遵守，合規性文化就形成了

從經濟效益、人力資源、企業成本及設計流程等各方面看，SAP Concur都發揮了顯著的作用。但對陳建成來說，SAP Concur給Festo中國帶來的高合規性企業文化才是最難能可貴的。

自從使用了SAP Concur，過去隨意的出差預訂和報銷情況已經不復存在。對于Festo的員工來說，全自動的流程在給員工帶來便捷出行的同時也在無形中給他們提出了更高的規范性要求。現在，Festo財務報銷的合規性和優化性都達到了一定的程度，費用和報銷的高合規性已經變成Festo企業文化的一部分。除此之外，公司費用報銷的審批和流程更加簡便，因此員工的滿意度也得到提高。

談及接下來的規劃，陳建成表示，“我們還會繼續加強財務管理和控制，為企業業務發展保駕護航。與此同時，Festo希望與SAP Concur有更加持續的合作，如果SAP Concur之后有新的產品，我們也非常愿意去嘗試，從而給我們的財務管理工作創造更大的價值。”