基于ERP環境下的企業內部控制研究

李雪華

摘 要：隨著信息技術的大力發展，企業管理效率、運營效能的提升和信息技術的應用息息相關，ERP（企業資源計劃），是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。其宗旨是對企業擁有的人、財、物、信息等資源進行綜合平衡和優化管理，提升企業的管理效率。如何結合企業實際，掌握并運用先進的信息技術及管理軟件，對企業發展起著至關重要的作用。本文從企業ERP系統建設的重要作用入手，分析企業ERP系統與內部控制的關系并提出ERP環境下企業完善內部控制的策略。

關鍵詞：ERP系統 內部控制 研究

中圖分類號：F426.8 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）10（c）-165-02

1 企業ERP系統建設的重要作用

1.1 降低成本，提高工作效率

ERP的應用，可以大幅度減少大量繁雜瑣碎的手工操作，減少基礎層面的操作成本，提升工作的效率。

1.2 流程標準化，提升企業運營管理效果

ERP的應用，可以使企業的工作流程標準化、系統化，使部門間的配合更加順暢，使各生產運營環節無縫對接，減少損耗，有利于管理者全面客觀掌握經營的全過程。

1.3 加強信息的應用，提升決策效率

通過ERP的應用，將企業的供、產、銷各環節有效銜接，形成了企業內、外的信息平臺，打破了傳統企業信息不對稱、信息滯后的情況，實現了企業信息共享，使管理者可以根據客觀、全面的數據，作出科學、合理的決策。

2 企業ERP系統與內部控制的關系

2.1 ERP是內部控制的手段和工具之一

在信息化社會，ERP作為內控管理的重要手段之一，推行及建設ERP的過程，不是簡單的從手工化到系統化，而是對企業內控過程的檢討、優化以及流程再造的過程，項目人員必須合理設計流程及控制點，使企業的管理思想和內控要求，有效的嵌入到ERP的系統中，提升內控的效率。

2.2 ERP是內部控制的客體

ERP是根據企業的業務本質和管理需要，由人進行設計和實施的一個工具，ERP是內控管理的客體，這個工具如何設計，如何操作，直接決定使用的效果。ERP在立項、評估、建設、實施、操作等環節過程中，都受企業內控制度的指導和約束、符合內控要求，真正為提升內控服務。

2.3 ERP是內部控制的助推器

ERP作為內控管理的手段，是為實現企業不斷提升管理效益服務的。隨著經營管理的發展，ERP也要不斷地進行優化、升級，ERP的設計，體現了經營管理的思想和內控的要求，其本質上是企業內控的助推器，在企業的不同發展階段，需要ERP給予相應的合適的支持，若企業高速發展，勢必要求ERP也更新換代。

3 企業ERP系統的應用對內部控制的影響

3.1 內部控制在形式上發生變化

傳統管理模式下，經辦人進行賬賬、賬表各項數據的核對，層層傳遞申請資料進行審批等事項，是內控管理的重要內容。實施 ERP之后，直接在系統中設置各數據、賬表的勾稽關系，數據一旦錄入，便可自行比對，可隨時預警、及時修復，系統能出具各項核對及管理報表，同時設置合理的授權審批機制。內控的落實，更多的體現為對操作標準、流程設計的合理性管理。

3.2 內部控制的范圍擴大

傳統的內控管理，關注工作任務的落實、工作事項的完成情況，在ERP系統下，除了優化企業自身的流程，使系統控制有效嵌入到個業務環境中，還應把和企業相關的供應商、客戶、合作伙伴納入ERP的系統，形成緊密的供應鏈，有效安排企業的供、產、銷，實現跨機構、跨業務領域的有效管理。隨著ERP應用范圍的擴大，內控范圍也隨之擴大。

3.3 內部控制的重點發生改變

傳統的內控管理，側重于內部操作是否標準、合規，是否履行崗位職責，在ERP系統的支持下，更關注于崗位職責的劃分、授權分配的合理性，流程優化的可行性，報表呈現、數據分析、預警的有效性，以及對數據安全性的管理，更關注從大數據中提煉關鍵信息，作出科學合理的決策，提升管理的效率、效果。

3.4 對內部控制的要素產生新的影響

首先，在控制環境方面，在ERP體系下，由計算機自動進行的審核判斷，自動控制代替了人工對接，數據來源的端口也更加廣泛，組織結構越發扁平，上下級的關系不僅僅是傳統意義上的主管、下屬的管理關系，更多的表現為以業務為中心，圍繞業務環節開展的各項配合工作。

其次，在風險評估方面，實施ERP系統，使企業的數據集成度更高，系統的開放性，數據的共享性一方面提升了企業管理效率；另一方面，對于信息的保護以及系統的安全備份，防范黑客攻擊，避免企業核心數據及商業機密外泄，也給企業在風險評估和應對方面提出了新的挑戰和要求。

再次，在控制活動方面，從傳統模式下主要對人的控制，改變為對人、機的控制和管理。從對人的工作標準的控制，轉變為對業務流程以及計算機流程的優化設計，防范漏洞等方面的控制。

最后，在信息與溝通方面，ERP系統，本質上是一個信息集成系統，ERP的應用，一方面實現了數據的高度集中、共享，使內、外使用者可以更加直接、便利的獲取數據，改變了傳統管理模式下要層層獲取數據方式，也推動內控管理向縱深方面展開；另一方面，ERP也是一個相對開放的系統，有利于不同崗位圍繞工作職責、目標，客觀有效的溝通，協商解決問題，提升內控管理的效果。

4 ERP環境下企業完善內部控制的策略

4.1 重新調整優化企業的組織架構

ERP的主要目的是要實現對企業的有效管理，計劃安排、事務處理、控制與決策等功能都在整個系統的業務流程中實現，這就要求各流程之間要無縫銜接，要充分發揮員工的主觀能動性和協作精神，這也在客觀上推動企業組織架構從“高聳式”向“扁平化”的形式發展，保障各部門能高效協作、溝通、提高決策的效率。

4.2 明確崗位職責和分工

在傳統模式下，以手工操作為主，經常會出現職責不清，部門和員工之間推諉扯皮的現象，ERP的應用，大量中間的數據統計、復核崗位的工作被計算機自動處理，大部分的數據處理崗被取消，員工的工作重心，從基礎數據的統計、編制，轉移到對數據的分析、應用上，提升了作業水平以及數據收集、分析的能力，同時也加強了對系統的依賴，企業應根據內控制度及實際工作要求對崗位職責和分工進行重新的定義，明確權責分配體系，合理設置崗位，并和系統設置、授權相匹配，形成科學的職責分工和約束制衡機制，既要做到事事有人做，人人有專責，也要保障數據安全，操作簡便易行，真正實現各司其職，各負其責。

4.3 重整業務流程

實施ERP系統，不是簡單的將線下手工操作，遷移到線上系統，而是對整個業務流程的優化和再造。ERP是一個先進的管理工具，但其具體的功能、模塊、流程、標準，還是由人來設計的。在設計系統流程時，要總結企業在過往經營管理過程中存在的問題，吸取經驗教訓，同時學習先進的標桿企業高效管理方式，結合公司未來的發展戰略，設計實用、高效、易操作的系統流程。尤其是關鍵點的控制、預警機制、重要崗位授權機制需要和業務過程緊密結合，做到流程標準化，標準系統化，所有人都能嚴格按系統設置的標準流程操作，使企業在使用ERP的過程中，能實現對經營過程的動態管理。高效的ERP系統，既是一臺攝影機，記錄著企業生產經營的各個事項和過程，也是一臺預警器，根據事項的記錄和企業設置的各項指標，及時準確的提供有效信息，為企業的經營決策提供可靠的信息支持。

4.4 完善內控管理制度，體現事前計劃及事中控制的思想

ERP作為提升內控管理水平的一種手段，也是內控管理制度的一部分。ERP的應用，對整個內控管理的內容、標準提出了新的要求。ERP系統中的計劃體系包括生產、物料需求、采購、銷售、預算以及人力資源計劃等方面，這些計劃功能和價值控制的有效應用，需要相應的內控制度進行指導和約束。企業要根據新的組織架構、業務流程、崗位職責，健全內部控制的制度。例如，ERP作為信息集成系統，一方面加強了數據共享；另一方面，由于網絡環境的存在，人為設置及操作的實際情況，也使企業的數據信息處于一個相對公開的環境，如何保證企業數據的安全，以及操作人員的操作標準和職業道德等，是企業必須解決的現實問題。企業要通過制定相應的內控制度，對數據的錄入、使用、備份等方面進行嚴格管理，保障ERP的實施，能真正為企業經營目標服務。

4.5 加強ERP的軟件及硬件管理，建立ERP的操作管理制度

ERP作為一個信息化的產品，它的使用效果，首選取決于軟件的設計，其次和硬件環境也息息相關，包括服務器的配置，系統的運行維護，定期的數據備份，防止數據的非法修改和刪除，保障數據的安全完整。ERP系統作為企業的一項無形資產，需要對其軟、硬件環境都進行合理的使用、管理，并定期出具使用及運維報告，及時對系統的維護、更新出具建設性意見及專項報告，不斷的更新、優化ERP系統，使其能快速配合、積極響應業務發展。同時需要建立ERP系統的操作制度，包括作業流程、單據內容、關鍵字段、事務處理規則等，都要逐一明確并用制度的形式規范、管理。讓各管理作業系統模塊的使用人員，明確了解所作業的系統模塊框架、作業流程，使用標準，明確上機人員的操作權限和內容，明確信息的收集、處理、傳遞程序，尤其是對外部提供數據的審批授權，對操作密碼嚴格管理，對未經授權人員禁止操作系統等，對操作情況進行完整記錄等。

4.6 加強內外部審計職能

ERP系統的實施，也賦予了審計新的職責。審計人員不僅要熟悉公司業務，還要充分了解系統設置，了解管理思想在系統中的體現，這樣才能通過系統發現操作中的問題。在ERP系統下，減少了人為的操作失誤及舞弊行為，但也由于流程和操作的系統化，使管理中的問題變得更為隱蔽。審計人員在專業上、審計方法上都要不斷提升，以適應企業信息化發展的階段，不斷完善相應的審計職能，使內控工作得到有效開展。

4.7 加強人才的培養和管理

ERP的應用，對企業員工的職業素養和專業技能都提出了新的要求。作為信息化技術的產品，需要操作者具備熟練的計算器操作和應用水平，要能快速識別和應用系統提示的信息。同時，網絡環境及授權操作的可行性，對員工的職業道德也提出了更高的要求。企業不僅要提升員工的專業操作技能、專業的工作水平，還需要加強和培養員工的職業道德，杜絕利用先進的管理系統，做出有損企業利益的事情。

5 結語

隨著信息化建設的快速發展以及信息技術在各行各業的廣泛應用，ERP的功能也將更加完善，ERP系統的推行和實施，是企業提升管理效率的一個客觀及有效的選擇。根據ERP系統的特性，結合內部控制的原則和方法，企業有效的利用其優點，并管理其存在的問題或面臨的風險。筆者相信，ERP系統的有效實施，一定能成為企業發展的助推器。

參考文獻

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