基層檔案管理模式創新顯活力

周春燕

近年來，如皋市檔案局圍繞“檔案強市”的建設目標，著力在全面提升基層檔案管理水平上下功夫，創新工作模式，全力推進鎮（區、街道）檔案中心規范化建設。2014年，全市14個鎮（區、街道）全部建成檔案中心，實現鎮級各部門、各門類檔案集中統一規范管理，如皋市委市政府撥專款70萬元給以獎補，省檔案局局長謝波批示進行專項評估，2015年6月省檔案局發?？?，在全省推廣該局的做法和經驗。近兩年，該市又放大示范效應，積極探索“村檔鎮管”，推動村（居）星級檔案室創建，逐步完善基層檔案管理機制、體制，形成“橫向到邊、縱向到底”的檔案規范化管理新格局，全市基層檔案管理步入良性循環的新軌道。

高點定位，科學決策。針對全市各鎮（區、街道）檔案管理領導重視不夠、制度不完善、資金投入不足、庫房面積不達標、硬件設施嚴重缺乏、保管條件差、人員變動頻繁、業務水平不高、檔案整理不規范、信息化建設緩慢、檔案開發利用程度不高等現狀，以及因鄉鎮多次區劃調整帶來的檔案丟失、損毀等問題，如皋市檔案局審時度勢、科學謀劃，果斷提出建設鎮（區、街道）檔案中心，使鄉鎮“七所八站”檔案實行“一站式”集中統一規范管理，從根本上解決基層檔案管理不規范、不科學等問題。

多措并舉，破冰前行。為了實現全面建成鎮（區、街道）檔案中心，促進全市鎮（區、街道）檔案管理大變臉、大提升，如皋市檔案局運籌帷幄、強力推進，多措并舉、攻堅克難，8個月時間即完成原計劃需兩年完成的工作任務。

一是堅持頂層設計。多次向市委、市政府領導專題匯報建設構想，得到重視與支持。2014年1月，如皋市委辦、市政府辦聯合印發《關于建立鎮（區、街道）檔案中心提升檔案管理水平的意見》，提出了用兩年時間完成檔案中心建設的目標，明確了具體要求，并提出了激勵措施，對檔案中心建設達標且經考評達省二星、2A級標準以上的，予以一定的獎補，先后共撥資金70萬元，充分調動了各鎮（區、街道）建設檔案中心的積極性。

二是堅持典型引路。如皋市檔案局先后組織4批次各鎮（區、街道）分管負責人、專職檔案管理人員到江蘇首家鎮級檔案館常熟市古里鎮檔案館及鄰近縣市和市級機關五星級檔案管理單位參觀學習，以先進典型來統一思想、達成共識，明確目標、明晰任務，統籌規劃、加緊實施，全面增強檔案中心建設的主動性與積極性。

三是堅持強化培訓。針對鎮（區、街道）檔案人員變動頻繁、專業素養不高、檔案業務薄弱等現狀，如皋市檔案局加大培訓力度，創新培訓形式。采用集中培訓與分片培訓、總體培訓與條塊培訓、理論培訓與實務操作相結合的方式，確保培訓實效，先后共培訓近600人次，使鎮（區、街道）各部門負責人、檔案人員盡快熟悉檔案的收集、整理等業務，夯實中心建設的基礎。

四是堅持現場推動。在全面分析各鎮（區、街道）檔案管理的基礎和推進速度、完成質量的基礎上，決定先培育典型，以點推面。7月份，在僅用4個月就首批建成且質量較高的長江鎮、白蒲鎮檔案中心召開現場推進會。8月底又在如皋市鄉鎮檔案室中首家被評定為三星級的城北街道（國家級如皋經濟技術開發區）等鎮召開了第二次現場推進會，效果明顯，使行動不力、效果不好及計劃第二年創建的鎮（區、街道）堅定信心，加快建設。

五是堅持一線指導。市委市政府分管領導經常過問，了解中心建設進度，幫助協調解決相關問題，并親赴相關鎮現場推動工作開展。市檔案局一把手親自掛帥，與推進力度不大的鎮黨、政一把手及市級主管部門多次溝通，直到按要求配齊庫房、硬件設備及所需的人財物。局分管領導和相關科室人員親自上陣、一線指導，經常加班加點，堅持一對一地精心輔導，積極推動庫房、設施設備等及時到位，推進各類臺賬資料的完善和檔案的高標準及時移交進庫。

眾志成城，成效顯著。在如皋市委市政府的大力支持下，如皋市檔案局強力推進的多項措施取得顯著成效，不僅超前完成既定目標，還創新了如皋市的檔案管理模式，為其檔案事業的長遠發展注入了源源不斷的活力。

一是全面建成，實現檔案資源有效共享。在市、鎮兩級黨委、政府、主管部門領導重視及所有檔案人員的共同努力下，奮戰8個月，到2014年年底，全市14個鎮級檔案中心建設提前一年全面完成。至2017年年底，全市所有檔案中心共投入資金511萬余元，庫房總面積達到15000平方米，共保管各部門檔案（至2016年年底）97502卷（冊）、歸檔文件32415件、實物檔案450件、聲像檔案95冊。共接待利用近2萬人次，得到機關部門、基層群眾的普遍好評。檔案庫房、硬件設備、檔案資源實現有效共享，充分發揮了檔案服務中心、服務基層、服務民生的重要作用。

二是形成機制，檔案管理規范有序。市檔案局對各鎮（區、街道）強化監督指導、強化考核獎懲，形成較完善的管理機制。規范文書檔案管理，各鎮（區、街道）必須于每年3月底前收集齊全后集中至市檔案局統一整理，并簽字確認，實行一票否決制。規范部門檔案管理，每年6月底前各部門必須將檔案收集齊全、規范整理并移交給檔案中心。規范制度臺賬管理，建立創建各項檔案管理制度并認真執行，及時補充完善檔案檢索工具及全宗卷、編研資料、各類臺賬等。規范“八防”管理，所有中心必須配備防盜門窗、防光窗簾、空調、防火設備、防磁柜、消毒機、去濕機、監控等，有條件的中心安裝了氣體滅火系統、門禁等。自2015年起，該市將檔案中心安全工作列為重點，結合檔案業務檢查每年進行兩次安全專項檢查，并及時通報、限期整改。至目前，各鎮（區、街道）檔案中心均已實現了規范化管理，通過了江蘇省檔案工作等級測評。

三是推進信息化，科學化管理程度提升。市檔案局在穩步推進數字檔案館創建、市級機關數字檔案室創建的同時，將檔案信息化管理向鎮級延伸。為鎮（區、街道）部署了統一的檔案管理系統，配備了統一的專用電腦，促進各中心實施“存量數字化、增量電子化”。為確保全市檔案數字化能統一質量、統一價格、統一監管，由市檔案局統一進行了招標，并由具備資質的數字化外包公司統一進行數字化。配備了數字化工作室的鎮由外包公司上門服務，數字化工作室不符合要求的，由外包公司在市檔案館進行數字化。至2016年年底，所有鎮（區、街道）重要檔案均已數字化，共形成掃描件280余萬頁。2017年，該市將推動所有鎮（區、街道）檔案中心創建省數字檔案室，促進基層檔案科學化管理水平的全面提升。

四是放大效應，村級管理水平提高。在全市鎮級檔案步入規范化、科學化管理的基礎上，如皋市檔案局又放大示范效應，將目光投向基礎更為薄弱的村級檔案管理。2016年，該局嘗試在高新區（城南街道）實施“村檔鎮管”，即具備較好保管條件的村（居、社區）創建星級檔案室，不具備規范保管條件的村（居、社區）則在每年規定時間前將檔案收集齊全、規范整理后移交鎮檔案中心管理。該年度，高新區共有2個村（居、社區）創建星級檔案室，15個村（居、社區）檔案全部雙套制移交街道檔案中心保管。2017年，該局進一步擴大示范范圍，印發了《關于開展村級檔案室規范化創建活動的通知》，明確全市所有鎮（區、街道）村級檔案室規范化創建的目標任務，提出創建工作要求，制定規范化創建推進表，開展村級星級檔案室創建。經過一年的努力，有17個村（居、社區）檔案室規范化創建成功，其中1個村（居、社區）建成三星級檔案室，15個村（居、社區）建成二星級檔案室，1個村（居、社區）建成一星級檔案室。