后保管時代建設項目原始信息檔案化的研究應用

高愛民 韓勁草 霍飛

[摘要]《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》的施行，標志著我國建設項目檔案管理邁進了以電子檔案為主的后保管時代；后現代主義哲學家德里達關于記憶的檔案化理論對建設項目電子檔案管理具有指導意義。論文從檔案形成者角度提出的“原始信息檔案化”，從電子檔案形成主體和原始信息兩個源頭保證電子檔案的真實性，其本質是對信息的實時采集和標準化管理，關鍵是法規遵從性機制與透明化體系的契合，目標是形成真實、完整、全息的電子檔案。

[關鍵詞]建設項目原始信息檔案化電子檔案法規遵從性業務驅動型

[分類號]G271

Research on Archiving Original Imformation of the Construction Project in Post-custody Era Gao Aimin1， Han Jincao2， Huo Fei2

（1. Zhengzhou Municipal Highway Administration， Zhengzhou， Henan， 450015；2. Highway Administration Bureau of Henan provincial transportation and transportation department， Zhengzhou， Henan， 450016）

Abstract： Chinas construction project archives management has stepped into Post-custody Era based on electronic archives. The archival theory of memory by postmodernist philosopher Derrida has a guiding significance for the construction of electronic archives management. The paper puts forward "the original information file" from the perspective of the archiformers，which ensure the authenticity of electronic archives from the formation of electronic archives subject and two original information sources.Its essence is the real- time collection and standardization of management information， the key is to fit the compliance mechanism and transparent system， and the goal is to form the real electronic archives complete hologram.

Keywords： Construction Project； Archiving Original Information； Electronic Archives； Compli？ ance；BusinessDriven

2016年11月，《國家檔案局和國家發展改革委員會關于印發<建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法>的通知》（檔發[2016]11號）印發。《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（以下簡稱暫行辦法）指出，“本辦法適用于中央和省級政府投資主管部門審批、核準和備案的建設項目”；“政府投資主管部門、行業主管部門應當把電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設計劃、竣工驗收要求”；“檔案行政管理部門負責對項目電子文件歸檔及電子檔案的保管、利用和移交工作進行監督、指導，將電子檔案管理工作納入檔案專項驗收內容”。[1]

《暫行辦法》的施行，標志著我國建設項目檔案管理邁入了以原生性電子檔案為主的“后保管時代”。為落實《暫行辦法》，本文把后現代主義哲學家德里達的記憶檔案化理論與建設項目實際相結合，針對檔案形成主體（建設單位、監理機構和承包商等）提出“原始信息檔案化”，與檔案管理部門的“前端控制”相向而行，從源頭保證電子檔案的真實性、完整性，探索建設項目業務驅動型電子檔案管理的途徑。

1德里達的記憶檔案化理論對建設項目檔案管理具有重要意義

針對弗洛伊德的“心靈檔案”理論，雅克·德里達從人類記憶的高度提出了記憶外部化——檔案化理論。“‘檔案化也就是對事件的記錄過程‘檔案中記錄著歷史，它們是檔案化過程的產物”[2]。“檔案化意味著從文件形成之時就將檔案目標納入考慮范圍，也就是要將保證文件完整性和證據價值以及能否有效保存的問題納入形成文件的業務活動過程，參與規定應該記錄什么和保存什么，包括相關元數據的生成、捕捉和封裝以及如何支持業務活動，如何反映業務活動者的社會責任”[3]。

電子檔案的發展對以紙質檔案為客體的傳統檔案理論提出了重大挑戰，“盡管國內外學者提出了提前介入、前端控制和全程管理的觀點，但問題并沒有解決”[4]。“在實踐工作中，檔案部門的職責應該是負責電子檔案的管理與保存，并從整體出發，積極關注與參與相關工作，而不可能做到針對電子文件的‘前端控制，或擔負起電子文件和電子檔案全生命周期的‘全程管理”[5]。建設項目檔案的形成過程復雜，檔案部門更難以做到前端控制。

檔案化理論以檔案形成為研究起點，涵蓋檔案管理的全過程，超越了一般檔案理論偏重于檔案管理部門的局限性，對基于建設項目管理者（檔案形成者）業務驅動型電子檔案管理的研究具有重要指導意義。

2信息檔案化、原始信息檔案化、建設項目原始信息檔案化

檔案化是在一定技術結構環境下通過載體記錄信息。所以，檔案化在實踐和微觀層面可以稱作信息檔案化。“信息檔案化是指檔案部門運用現代管理理念，采用現代管理方法及技術手段，按照檔案部門對信息進行有序整合、加工整理、分類檢索、開發利用信息資源的方法，對各類信息進行有序化、規范化處理，將系統、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者”[6]。顯然，這一論述指的是檔案部門的信息檔案化，對形成階段檔案形成者的信息檔案化則付諸闕如。

電子檔案形成階段信息檔案化的核心是信息的采集，檔案形成者采集的信息是第一手信息，所以適合稱作“原始信息檔案化”。形成階段的原始信息檔案化，是指在標準化、信息化、透明化環境的業務活動中，同時作為業務活動者的檔案形成者，按照超前設定的流程、格式、方法等，實時采集上傳電子信息，形成原始電子記錄并賦予其檔案屬性的過程。

建設項目原始信息檔案化，需要把記憶檔案化理論與建設項目實際情況相結合，以業務驅動型檔案管理為理念，注重檔案形成主體和原始信息采集雙源頭治理，做到法規遵從性機制與透明化體系內外契合，實現信息采集、文件生成和鑒定歸檔實時無縫銜接。原始信息檔案化的本質是對信息的實時采集和標準化管理，基礎是多學科理論和技術的融合，關鍵是法規遵從性機制與透明化體系的契合，目標是形成真實、完整、全息的電子檔案，目的是促進建設項目管理信息化的發展。

3建設項目原始信息檔案化的研究應用

3.1原始信息檔案化的主要有利條件

（1）建設項目檔案“在其被制作時就是檔案”

“各種各樣檔案的具體形成過程盡管不同且很復雜，但從其制作動機角度可大致分為兩種類型：一是在其被制作時就是檔案，其制作者具有明確的檔案意識，……二是在其被制作時并不是檔案。”[7]建設項目檔案的內容、格式和管理流程等，是根據法規、規章和標準等提前設定的，監理、承包商等人員具有明確的檔案意識。所以，建設項目檔案屬于“在其被制作時就是檔案”的類型。

（2）建設項目標準化程度高

從標準化、信息化到電子檔案管理，伴隨著以標準為載體的科技發展進程。隨著管理理論和信息技術的發展，“標準”已經滲透到建設項目管理的全方位和全過程，形成了相對完善的標準體系，標準化和信息化管理已經具有一定的實踐基礎，這有利于從基層操作人員（檔案形成者）開始的原始信息檔案化。

3.2建設項目原始信息檔案化的實踐應用

原始信息檔案化與筆者參與編制的《公路工程工序質量節點實時監控規程》（DB41/T1164—2015）相結合，前置信息采集和檔案管理的技術結構和流程，建立源頭治理、內外契合、實時并行的集成管理信息系統，以施工階段工序質量節點為信息源，人工采集與自動采集信息相結合，實時采集上傳以質量信息為核心的原始信息生成原始記錄，原始記錄實時歸檔形成規范的電子檔案，實現信息管理與現場業務管理融合的在線智能控制。質量節點法管理信息系統目前已經在國道327封丘縣城至原陽段改建工程、新增S324鄲城縣城南至淮陽瓦關集改建工程等項目應用，取得了良好效果。

（1）構建多維全息的信息采集應用體系

“檔案化行為當然不僅僅是‘對事件的記錄，更應該包括對‘事件發生過程及背景的關注、記錄和闡釋”[8]，對過程信息的采集，是建設項目管理的基礎和抓手。以業務過程的發生次序為軸線制定分項工程工序質量節點；在每一個節點上，以質量信息為核心同步采集進度、安全、位置等信息，文字、數字、圖像、聲音等形式交互融合，形成多媒體的全息剖面；建立時空節點與信息剖面對應鏈接的多維全息的信息采集應用結構。

（2）省級平臺、三級聯建、四位一體

建設項目具有分散性、一次性的特點，管理信息化適合集約化的集成管理。河南省交通運輸廳公路管理局提供項目管理平臺，各省轄市、直管（縣）市和建設項目直接登錄應用，形成了省、市、項目三級聯建和建設、設計、監理、承包商等四位一體的管理信息系統，對建設項目進行立體化的實時在線管理。

（3）信息采集的技術要點

第一，采集信息、生成記錄、鑒定歸檔之間無縫銜接。第二，綜合運用文字、圖像、視頻、聲頻等形式，形成多媒體原始記錄。第三，利用導航衛星和物聯網等，人工采集與自動采集信息交互印證，減少人工采集信息的機會。第四，實現檔案保管主體與形成主體的相對分離。第五，信息采集過程中，事件、人物、時間、地點、內容、流程等六對照，保證原始記錄的真實性。

（4）智能歸檔、數據挖掘

超前設計定義圖表、圖像等格式和檔案號序體系并前置于管理信息系統，原始信息采集捕獲時自動生成原始記錄，歸檔后形成信息實時高效、數據真實完整、邏輯脈絡清晰的原始記錄數據庫；充分挖掘數據庫的多維價值，使管理信息系統成為建設項目的管理中心、決策中心和智慧中心。

4建設項目原始信息檔案化的意義

4.1強化檔案形成者的法規遵從性

“法規遵從性是指社會主體在履行職責和業務活動中，遵守政府和行業規定的各項法律、法規和規章，同時又能證明自己確實達到了相關的要求。電子文件必須依法依規管理，把法規遵從作為首要的指導思想和最高理念。”[9]基于建設項目管理者的原始信息檔案化，強調檔案形成者的主體責任，電子檔案管理融入于業務管理，集成制度和技術優勢調動建設項目管理者的法規遵從性。

4.2信息采集透明化，保證檔案的真實性

建設項目原始記錄的形成主體、業務活動主體和利益主體具有三合一的特點，由于利益驅動，原始記錄有意作偽、報喜不報憂的現象難以避免。建設項目原始信息檔案化，從三級聯建、四位一體等方面建立反制造假的透明化環境，節點式對原始信息實時采集上傳生成原始記錄，有利于保證電子檔案的真實性。

4.3為建設項目標準化和信息化奠定基礎

建設項目的全生命周期都生存在科學完整的標準體系中。標準化和信息化管理活動中，會遇到許多明確和潛在的問題。原始信息檔案化從源頭把業務信息實時轉化為真實規范的原始記錄，為建設項目管理標準化和信息化奠定精準高效的信息基礎。

5結語

《暫行辦法》的施行，需要理論、制度、方法等方面的研究創新。基于檔案形成者的原始信息檔案化，要把記憶檔案化理論與建設項目實踐相結合，注重從檔案形成的源頭做好電子檔案管理，形成業務驅動型的電子檔案管理，強化建設項目管理者的法規遵從性。

*本文系2017年度河南省檔案科技項目《公路建設項目業務與檔案流程一體化管理信息系統》（編號為2017-X-06）研究成果。

參考文獻

[1]建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法（檔發[2016]11號）[Z].2016.11.21.

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[3][8]何嘉蓀，馬小敏.后保管時代檔案學基礎理論研究之四[J].檔案學研究， 2016（03）.

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[6]張漢群等.信息社會檔案學理論與實踐[M].北京：中國檔案出版社，2006-08

[7]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論（第二版）[M].北京：中國人民大學出版社，2006：9.

[9]馮惠玲，劉越男.電子文件管理教程（第二版）[M].北京：中國人民大學出版社，2017：8.