商業(yè)性檔案寄存托管企業(yè)SWOT分析及發(fā)展對策

趙淑梅 劉俊恒

[摘要]論文以入選2016年中國檔案學(xué)會定點的14家檔案寄存托管類企業(yè)為樣本，對我國檔案寄存托管行業(yè)現(xiàn)狀進行調(diào)研，剖析檔案寄存托管行業(yè)的優(yōu)勢、機會以及存在的威脅與挑戰(zhàn)，進而提出打造知名品牌，增強規(guī)模效應(yīng)；與高校科研機構(gòu)合作，研發(fā)智慧化產(chǎn)品；開展衍生業(yè)務(wù)，發(fā)展電子寄存或社交媒體文件歸檔業(yè)務(wù)；組建檔案服務(wù)商業(yè)化協(xié)會，加強企業(yè)間交流等建議。

[關(guān)鍵詞]檔案寄存檔案服務(wù)社交媒體數(shù)字檔案

[分類號]G271

A SWOT Analysis on Commercial Records Management & Storage Industry and Measures

Zhao Shumei， Liu Junheng

（School of History of Liaoning University， Shenyang， Liaoning， 110136）

Abstract： The article related to 14 Records Management & Storage companies designated by China Archives in 2016， introduces the status quo of commercial operation of Records Management& Storage Industry in China， and uses SWOT analysis method to explore the strengths， weaknesses， opportunities and threats of it and finally puts forward some strategic suggestions，including building well-known brands and enhancing the scale effect； cooperating with university research institutions and researching smart products；carrying out derivative business and developing electronic depository or social media filing；setting up archives services commercial association and strengthening communication among enterprises .

Keywords： Archive Deposit； Archive Service； Social Media； Digital Records

商業(yè)性檔案寄存托管企業(yè)，是為其他機構(gòu)代為保管檔案，以滿足用戶檔案相關(guān)服務(wù)的一種企業(yè)。寄存托管不僅是一種服務(wù)模式，更是對檔案服務(wù)社會化、集約化理念的推行和發(fā)展。現(xiàn)階段實體寄存是我國檔案保存的重要形式，但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字托管乃至社交媒體文件歸檔等新型檔案寄存托管業(yè)務(wù)未來也將有很大的發(fā)展空間。

1我國商業(yè)性檔案寄存托管行業(yè)發(fā)展的優(yōu)勢（Strengths）與機遇（Opportunities）

我國開展檔案的寄存托管業(yè)務(wù)可追溯到二十世紀八九十年代，主要解決國有企業(yè)改制中檔案管理不善乃至無處可歸，以及非國有企業(yè)檔案管理混亂等問題。綜合性檔案館或行業(yè)檔案館為一些企事業(yè)單位提供檔案寄存服務(wù)，其職能是為區(qū)域內(nèi)各類企業(yè)、社會團體及個人提供有償?shù)臋n案寄存服務(wù)。從嚴格意義上說這類行為屬于半商業(yè)化，但在理念上為我國商業(yè)化檔案寄存企業(yè)的發(fā)展積累了經(jīng)驗。此后民營企業(yè)、外資企業(yè)等市場化的商業(yè)性服務(wù)機構(gòu)陸續(xù)加入此行列中，為更多的檔案部門提供社會化的保管性服務(wù)。2014年中國檔案學(xué)會發(fā)布的《2014-2016年度檔案設(shè)備、用品與服務(wù)定點生產(chǎn)企業(yè)名錄》中首次出現(xiàn)了“檔案寄存托管類”企業(yè)，入選的有3家企業(yè)，約占名錄總數(shù)的（共64家）4.7%。2016年中國檔案學(xué)會發(fā)布《2016-2018年度檔案設(shè)備、用品與服務(wù)定點生產(chǎn)企業(yè)名錄》，這次進入名錄的企業(yè)增加到14家，約占總數(shù)（共91家）的15.4%，比2014年提高了近10%，顯示了我國檔案寄存托管類企業(yè)快速發(fā)展的勢頭。

1.1入選的企業(yè)都具備了良好的專業(yè)化存儲設(shè)施條件

《中國檔案學(xué)會檔案設(shè)備、用品與服務(wù)定點企業(yè)管理試行辦法》（2016版）對檔案寄存托管類企業(yè)設(shè)定了十多項入選條件，具體包括企業(yè)注冊資金、庫房建造、征信情況、專門管理人員、安防設(shè)施、產(chǎn)品質(zhì)量等。其中，庫房均必須符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ 25-2010）、《檔案館建設(shè)標準》（建標103—2008），檔案寄存托管企業(yè)庫房須為自主產(chǎn)權(quán)，其規(guī)劃性質(zhì)為工業(yè)用地或倉儲用地，庫房須為單體獨立、單棟，而且要求凡參加檔案寄存托管類評定的企業(yè)還須符合檔案寄存托管庫房建筑面積20000m2以上的條件。這樣從基本條件上就使入選的企業(yè)具備了良好的專業(yè)資質(zhì)和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力。

根據(jù)筆者調(diào)研，14家企業(yè)均配備用于存放檔案的密集架、貨架，并具有省部級以上檢測機構(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告，配備視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、紅外線報警系統(tǒng)、公安110聯(lián)動報警機制，且經(jīng)過當?shù)叵兰皻庀蟛块T驗收合格，大部分企業(yè)均在官網(wǎng)提到寄存托管中對檔案安全性保障的重視和具體措施。例如，東方博泰采用先進IT系統(tǒng)與條碼系統(tǒng)實現(xiàn)安全存儲，調(diào)閱室有錄像設(shè)備，確保調(diào)閱過程的信息安全；提供待銷毀檔案從接收到銷毀結(jié)束的全程位置、數(shù)量、狀態(tài)跟蹤和錄像，滿足信息安全管理需要。[1]

1.2檔案寄存托管類企業(yè)以實體檔案托管為基礎(chǔ)，不斷向數(shù)字檔案管理業(yè)務(wù)拓展

筆者對2016年入選中國檔案學(xué)會定點企業(yè)名錄及其官網(wǎng)的業(yè)務(wù)介紹進行調(diào)研，入選寄存托管類的14家企業(yè)同時還入選了中國檔案學(xué)會定點的其他業(yè)務(wù)類企業(yè)名錄。有7家（50%）中國檔案學(xué)會指定數(shù)字化加工企業(yè)，1家（7%）指定檔案保護設(shè)備與產(chǎn)品企業(yè)，3家（21.4%）指定計算機檔案管理軟件企業(yè)以及1家（7%）指定檔案密集存儲設(shè)備企業(yè)。從14家企業(yè)的官網(wǎng)上可以了解到其經(jīng)營業(yè)務(wù)也呈現(xiàn)出多元化的特色，并不斷向大數(shù)據(jù)、智慧化拓展。見圖1。

1.3寄存托管市場潛力巨大，有2家企業(yè)已進入到上市公司行列

商業(yè)檔案管理行業(yè)在中國尚屬朝陽行業(yè)，市場潛力巨大，如圖2所示。通過對其官網(wǎng)業(yè)務(wù)的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)其行業(yè)對象廣泛，其中政府機構(gòu)（85.7%）、金融機構(gòu)（78.5%）、事業(yè)單位（71.4%）比重較大，還涉獵綜合局（館）、能源、汽車制造、建筑房地產(chǎn)等行業(yè)。量子偉業(yè)官網(wǎng)顯示其行業(yè)用戶包括：通信、綜合檔案局（館）、集體用戶、建筑、能源、電力、金融、保險、機關(guān)事業(yè)單位、院校機構(gòu)、航空、汽車制造、煙草等眾多行業(yè)，市場需求很大。[2]這種廣泛的需求使企業(yè)發(fā)展具備良好前景，目前入選的14家企業(yè)中有2家（申江萬國數(shù)據(jù)信息股份有限公司和廣州歷康信息科技股份有限公司）已經(jīng)進入上市企業(yè)行列[3]，也說明了其較強的市場競爭能力。

1.4有利的政策環(huán)境——政府積極鼓勵和扶持服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)

筆者梳理了近幾年中共中央國務(wù)院發(fā)布的有利于檔案寄存托管行業(yè)發(fā)展的政策及文件。2014年中辦15號文件中指出“積極鼓勵社會力量參與檔案建設(shè)事業(yè)”， 2015年國務(wù)院出臺了《國務(wù)院關(guān)于促進云計算創(chuàng)新發(fā)展培育信息產(chǎn)業(yè)新業(yè)態(tài)的意見》，2016年為落實《國務(wù)院關(guān)于促進服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展的意見》商務(wù)部會同財政部、海關(guān)總署等有關(guān)部門編制了《服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)重點發(fā)展領(lǐng)域指導(dǎo)目錄》，其指導(dǎo)的主要業(yè)務(wù)包括數(shù)據(jù)中心、托管服務(wù)、安全服務(wù)、數(shù)字內(nèi)容服務(wù)。這些對檔案服務(wù)外包企業(yè)的發(fā)展必然是利好的政策。根據(jù)黨中央國務(wù)院深化改革精神，隨著社會的發(fā)展，共享經(jīng)濟的大潮已經(jīng)到來，政府購買服務(wù)的方式將來會在各個領(lǐng)域全面推廣，社會各類機構(gòu)產(chǎn)生的檔案管理業(yè)務(wù)也將更多通過政府購買服務(wù)的方式來解決其在專業(yè)人才、存貯空間、專業(yè)管理等方面的不足，這必將為寄存托管類等檔案服務(wù)行業(yè)提供更多的業(yè)務(wù)空間。

2我國商業(yè)性檔案寄存托管行業(yè)發(fā)展中存在的問題（Weaknesses）與挑戰(zhàn)（Threats）

我國商業(yè)性檔案寄存行業(yè)雖然發(fā)展勢頭很好，市場空間巨大，但也面臨諸多問題和嚴峻的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

2.1產(chǎn)品及業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力有待提升

目前多數(shù)企業(yè)的主要業(yè)務(wù)仍然集中于檔案實體的寄存托管、文檔全流程BPO（商務(wù)流程外包）等傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)范圍。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，“智慧檔案館”“檔案管理云平臺”“大數(shù)據(jù)管理”等新興事物應(yīng)運而生。14家企業(yè)中，雖然有5家（35.7%）涉及上述部分業(yè)務(wù)，但面對洶涌而來的互聯(lián)網(wǎng)信息、檔案數(shù)字化信息的巨量增加以及數(shù)字托管業(yè)務(wù)的巨大需求，還有一定的差距。筆者在一些公司官網(wǎng)上發(fā)現(xiàn)有“智慧檔案館”“檔案管理云平臺”等業(yè)務(wù)內(nèi)容的提及，隨即跟蹤電話訪談了解具體業(yè)務(wù)情況，得到的反饋是其對這些新業(yè)務(wù)的認識還很模糊、片面，有炒概念之嫌，更多的是將管理檔案的硬件設(shè)備或者管理電子文件的軟件升級稱之為智慧檔案館、大數(shù)據(jù)管理，而忽視了服務(wù)等方面的業(yè)務(wù)流程智慧化和檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，這必然對業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的創(chuàng)新帶來影響。

根據(jù)易觀智庫發(fā)布的《中國移動互聯(lián)網(wǎng)用戶行為統(tǒng)計報告》顯示，2016年中國移動互聯(lián)網(wǎng)用戶規(guī)模高達約8.80億。[4]《2016年人民日報·政務(wù)指數(shù)微博影響力報告》指出，截至2016年歲末，新浪微博平臺認證的政務(wù)微博達到164522個。其中，政務(wù)機構(gòu)官方微博125098個，比前一年增長9%；公務(wù)人員微博39424個，比前一年增長5%。[5]在此背景下，社交媒體得到迅猛發(fā)展，社交媒體文件的歸檔保存也為檔案寄存托管行業(yè)發(fā)展帶來新挑戰(zhàn)。目前一些發(fā)達國家已經(jīng)開始進軍社交媒體文檔的歸檔管理領(lǐng)域，如美國已出現(xiàn)針對社交媒體文件歸檔的專門機構(gòu)Archive Social，該公司是美國一家第三方檔案信息服務(wù)機構(gòu)，致力于為政府機構(gòu)提供社交媒體信息捕獲和歸檔服務(wù)。Archive Social已與北卡羅來納州檔案館合作，完成該州檔案館社交媒體文件的捕獲工作，是世界社交媒體文件歸檔的典范之一。我國企業(yè)如何迎頭趕上值得思考。

2.2檔案專業(yè)人才匱乏

由于檔案寄存托管行業(yè)的待遇較低，很難吸引高校專業(yè)人才應(yīng)聘，因此我國大多數(shù)檔案寄存托管公司的員工文化水平較低。筆者對企業(yè)官網(wǎng)人才招聘板塊進行調(diào)查，有6家公司發(fā)布招聘信息，其中3家（50%）對“檔案管理員”職位沒有學(xué)歷要求。筆者還發(fā)現(xiàn)其工資待遇普遍低于其他工作崗位，職位晉升潛力欠缺，導(dǎo)致檔案專業(yè)人才不愿意從事該崗位，還有部分企業(yè)不定期聘用不經(jīng)專業(yè)資質(zhì)考核的的兼職人員，極易產(chǎn)生檔案信息的泄露或保管不善等隱患，影響了企業(yè)發(fā)展專業(yè)化。

2.3行業(yè)競爭激烈，優(yōu)勝劣汰形勢嚴峻

檔案寄存托管類企業(yè)發(fā)展的壓力主要來自國內(nèi)企業(yè)間的競爭和國際同類企業(yè)的擠壓。根據(jù)筆者對2008年以來入選中國檔案學(xué)會定點企業(yè)名錄的統(tǒng)計，如圖3所示，定點企業(yè)的數(shù)量呈旺盛增長勢頭，2008年僅有24家，2016年增長到91家，但僅有14家企業(yè)始終在名錄中，而且這14家中沒有寄存托管類企業(yè)的身影，可見優(yōu)勝劣汰形勢嚴峻，可持續(xù)發(fā)展的牽引力還有待提升。此外，文檔服務(wù)行業(yè)的跨國公司對國內(nèi)企業(yè)也造成極大挑戰(zhàn)。多家跨國公司不斷進駐中國內(nèi)地。早在2004年，美國商業(yè)文件中心服務(wù)巨頭Iron Mountain公司（PRISM協(xié)會著名公司）在中國上海入駐，如今在我國上海、北京、成都、武漢、重慶、廣東等地都設(shè)有分公司。此外TotalRecords Management Cairns Pty Ltd也入駐了我國浙江寧波等地，這些跨國公司在一定程度對我國同類企業(yè)帶來巨大競爭壓力。

3檔案寄存托管行業(yè)的發(fā)展對策

檔案寄存托管行業(yè)正邁入迅速發(fā)展的新時期，行業(yè)規(guī)范化管理程度不斷加強，企業(yè)優(yōu)勢不斷積累和成長，但同時也面臨很多挑戰(zhàn)，可謂機遇與挑戰(zhàn)并存。筆者以SWOT分析為基礎(chǔ)，試就檔案寄存托管行業(yè)提出以下幾點發(fā)展對策。

3.1 SO策略——打造知名品牌，增強規(guī)模效應(yīng)

品牌意味著高質(zhì)量、高信譽、高效益、低成本。企業(yè)要有自己的品牌，知名品牌既是企業(yè)的無形資產(chǎn)，又是企業(yè)形象的代表，因此檔案寄存托管企業(yè)當務(wù)之急是樹立自身品牌，可整合中小企業(yè)資源增強規(guī)模效應(yīng)，形成統(tǒng)一競爭力，彌補單一企業(yè)規(guī)模較小的劣勢。具有一定實力的企業(yè)可通過自建和并購并行的方式，在條件成熟的地區(qū)比如我國東部經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，進一步開展檔案寄存托管和商務(wù)流程外包一體化服務(wù)，通過整合優(yōu)勢資源，實現(xiàn)企業(yè)集團整體上市。

3.2 WO策略——與高校科研機構(gòu)合作，研發(fā)智慧化產(chǎn)品

智慧化產(chǎn)品是指能夠按照工作人員預(yù)設(shè)的模型或流程進行檔案邏輯管理的產(chǎn)品，在檔案服務(wù)業(yè)領(lǐng)域有諸如“智慧檔案系統(tǒng)平臺”的產(chǎn)品。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案寄存托管企業(yè)不得不緊跟時代潮流，適時而變，與高校及科研機構(gòu)進行技術(shù)合作。據(jù)筆者調(diào)研，目前7家（50%）公司已與高校科研院所合作進行技術(shù)創(chuàng)新，研發(fā)大數(shù)據(jù)分析類的產(chǎn)品，例如天津中信外包與金山云、南開大學(xué)津南研究院合作共建針對政府部門、金融機構(gòu)等行業(yè)的大數(shù)據(jù)研究及應(yīng)用平臺，形成互補性的“產(chǎn)學(xué)研”創(chuàng)新戰(zhàn)略聯(lián)盟。再如常州鷗迅以東南大學(xué)為技術(shù)依托，研發(fā)“智慧檔案系統(tǒng)平臺”等新興產(chǎn)品。隨著文件檔案管理智能化技術(shù)的發(fā)展，檔案寄存托管公司唯有致力于新興技術(shù)和文件檔案管理領(lǐng)域的研究，才能獲得軟件技術(shù)著作權(quán)證書及設(shè)計和施工資質(zhì)。

3.3 ST策略——開展衍生業(yè)務(wù)，發(fā)展電子寄存或社交媒體文件歸檔業(yè)務(wù)

衍生業(yè)務(wù)是指從企業(yè)原生業(yè)務(wù)中派生出的新業(yè)務(wù)。邁入大數(shù)據(jù)時代，業(yè)務(wù)已不能局限于寄存托管，應(yīng)積極開展衍生業(yè)務(wù)，比如數(shù)據(jù)采集引擎、數(shù)據(jù)分析引擎等。根據(jù)筆者調(diào)研，7家（50%）同時被中國檔案學(xué)會認定為“檔案數(shù)字化加工類”企業(yè)，電話訪談中幾家公司也表示為客戶提供數(shù)字化、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)含量高的服務(wù)將是公司未來發(fā)展方向，而未來寄存托管很可能由“紙質(zhì)寄存”向“數(shù)字寄存”轉(zhuǎn)變。如“中信外包以業(yè)務(wù)資源共享、目標市場橫向擴展、服務(wù)鏈條縱向延伸的多元化原則，積極開展衍生增值服務(wù)業(yè)務(wù)，為客戶提供包含客戶呼叫中心、供應(yīng)鏈金融支持、高值物流及存管等在內(nèi)的多種衍生增值服務(wù)。據(jù)統(tǒng)計，通過寄存托管模式，客戶直接費用（場地、設(shè)施、設(shè)備等）平均節(jié)省約40%，而間接成本（管理、人員、風(fēng)險控制等）趨近于零。”[6]

3.4 WT策略——組建檔案服務(wù)商業(yè)化協(xié)會，加強企業(yè)間交流

協(xié)會對行業(yè)發(fā)展有舉足輕重的作用，只有行業(yè)壯大，企業(yè)才能有更多發(fā)展機會。我國商業(yè)化文件服務(wù)業(yè)可結(jié)合自身特點，適當借鑒國際協(xié)會——PRISM的優(yōu)秀經(jīng)驗。該協(xié)會制定有成熟而完善的法規(guī)遵從和服務(wù)流程標準，諸如“商業(yè)文件中心運營標準、建筑標準、災(zāi)備標準、保險及風(fēng)險轉(zhuǎn)移標準、載體設(shè)施標準、排架標準、文件保管期限標準、行業(yè)術(shù)語手冊等”。[7]該協(xié)會還為會員的發(fā)展提供服務(wù)，如提升行業(yè)知識與技能和提高利潤的國際一流教育項目，組織成員見面分享行業(yè)最新信息，并且每年都舉辦各大洲年會，向成員提供協(xié)會雜志和專業(yè)研究資源，了解其他成員的最新產(chǎn)品和服務(wù)，使其緊跟行業(yè)國際潮流。[8]PRISM還提供三項附加好處：在線采購指南——向所有成員免費提供為客戶搜索個別成員提供路線；導(dǎo)師計劃——一對一指導(dǎo)，提供專門文章，舉辦教育電話會議和圓桌會議；信息資源與研究服務(wù)——PRISM國際工作人員隨時準備協(xié)助成員解決問題，找出潛在供應(yīng)商、產(chǎn)品以及問題的答案。[9]

我國檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)也在向國際水平靠攏，根據(jù)2017年P(guān)RISM統(tǒng)計顯示，目前全球已有594個會員，6家中國公司入選PRISM，其中3家（北京東方博泰文檔數(shù)據(jù)外包服務(wù)有限公司、中信天津投資股份有限公司、深圳市銀雁金融服務(wù)有限公司）是檔案寄存托管類公司，占PRISM協(xié)會中國公司的半壁江山，占中國檔案學(xué)會檔案寄存托管類企業(yè)數(shù)的21.4%。希望未來有更多的中國公司進入此行列，推動我國檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)整體競爭力的提升。

*本文系國家社會科學(xué)基金青年項目“大數(shù)據(jù)時代檔案服務(wù)業(yè)理論與實踐研究”（項目編號17CTQ0048）的階段性研究成果。

參考文獻

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