檔案社交媒體準備度評估研究

盧林濤

[摘要]檔案社交媒體已成為檔案機構最重要的信息傳播和公眾服務平臺之一。開展檔案社交媒體準備度評估，摸清家底、科學謀劃，是提高檔案社交媒體運營效果的有效途徑之一。檔案社交媒體準備度評估是對各級各類檔案機構在開設社交媒體之前能力和意愿相關指標的整體評估，其關鍵要素包括基礎保障、內容創建、內容發布和內容管理等。檔案機構可委托第三方機構對其開展檔案社交媒體準備度評估，并以雷達圖形式呈現定性評估結果。

[關鍵詞]檔案社交媒體準備度評估

[分類號]G270.7

Research on Assessment of Readiness of Social Media Used by Archival Institutions

Lu Lintao

（School of PublicAdministration of Sichuan University， Chengdu， Sichuan， 610065）

Abstract： Social media used by archival institutions is becoming one of the most important platforms for information dissemination and public service.Its one of the effective ways to improve operation effect of social media used by archival institutions that launching assessment of readiness of social media used by archival institutions to acknowledge its basis and plan scientifically.The assessment of readiness of social media used by archival institutions is an integral assessment for ability and willingness of archival institutions before establishing social media which includes key points like basic indemnification，content creation，content release and content management. Archival institutions can consign those third party agencies to launch the assessment and emerged qualitativly by radar chart.

Keywords：Archive； Social Media； Readiness； Assessment

1引言

Web2.0時代下，公共部門大力培育開放透明的組織文化，建設開放政府，實現公共信息資源的共享和開放，社交媒體的重要性日益提升。檔案機構作為重要的公共文化部門，自然概莫能外。以微信公眾號為例，作為我國各級各類檔案機構最普遍使用的社交媒體，根據中國新媒體大數據平臺數據顯示，當前其開設數量已近400個，但其中大部分運營情況都不太理想，直接表現在瀏覽和轉發評論人次較少等方面。是什么原因導致部分平臺建設效果難以達到預期？吳云、鄭磊等人的研究都指向了運營能力。而運營能力實則是由觀念意識、資源建設、技術能力、組織保障等先期因素提供長效支持。美國國家檔案與文件署（NARA）、我國“金山記憶”等無不在正式推出前即已通過梳理館藏、制定規范、明確工作流程、著手人員培訓、加強宣傳推廣等方式做足準備。推進檔案社交媒體建設是當前檔案機構工作的新方向。如何做好社交媒體建設準備工作，為運營保駕護航，是檔案機構應當正視和思考的問題。

通過開展檔案社交媒體準備度評估，利用評估框架，一方面在實務上，檔案機構能有效識別其社交媒體開設和運營所必需的關鍵要素及具體指標，并根據要素稟賦情況，正確判斷是否開設，合理規劃運營計劃。另一方面在理論上也能一定程度填補當前檔案社交媒體發展前期準備相關研究的缺失。

2檔案社交媒體準備度評估和指標構建

2.1概念界定

準備度是指從事某種行為和推進某類事物發展的意愿和能力水平。[1]在電子政務背景下，鄭磊認為，準備度是指先決的準備條件，電子政府準備度（Egovernment Readiness）主要評估政府機構是否已經做好在網上提供各種服務以及運用ICT（Information Comunication Technology，即信息通訊技術）進行政府內部建設的準備。[2]參考上述概念，筆者認為，檔案社交媒體準備度評估是對檔案機構在開設社交媒體之前相關能力和意愿指標的整體評估。

基于館藏資源數量和質量、面向社會的互動要求等因素，本文所構建的準備度評估的對象是各級各類檔案館（室），包括綜合檔案館、專業檔案館、機構內設檔案館（室）等，暫不包括各類檔案教育機構、檔案服務企業等。

2.2參考模型

檔案社交媒體作為社交媒體平臺的突出特性在于開放性、交互性，這與開放數據實踐的內涵是一致的，因此在設計其準備度評估模型時可一定程度參考開放數據準備度的相關研究和既有模型。在開放數據領域，較有代表性的準備度評估模型有世界銀行主持的開放數據準備度評估、萬維網基金會的開放數據晴雨表等。[3]開放政府數據準備度涉及多個維度，既包括政府內部的法律、政治、組織、管理等要素，也包括外部的政治、經濟、社會等因素。

當然，目前開放數據準備度研究仍不夠充分，且更多涉及國家社會等宏觀層面，對微觀組織關注不足，對評估檔案社交媒體準備度的借鑒作用有限。因此，有必要引入社交媒體成熟度模型加以補充。成熟度是對事物發展水平的評估。從體現運營成效的指標內容出發，通過審視成熟度指標也能在相當程度上在前期準備階段做到針對性強化準備，抓住關鍵的成效驅動因素[4]，如檔案形式多樣性、公眾互動有效性等。

2.3關鍵要素及具體指標

準備度是指先決準備條件，其與成熟度等后期實踐維度評估指標存在顯著不同，前置性的特點要求對其進行評估時側重相關體現能力和意愿的指標在制度規范層面的充分程度。通過前期制度規范的明確，打好基礎，為后期運營提供規范和指導。

社交媒體平臺具有深刻的社會化屬性，強大的媒介傳播能力使其廣泛建構于復雜的社會結構中，其準備度自然涉及到眾多要素。關鍵要素是檔案社交媒體目標方向、運營維護、技術管理等能力和意愿指標的先導基礎，極大程度上反映和影響了檔案機構開設和運營社交媒體平臺的準備水平。本文將重點探究準備度中的關鍵要素，評估機構開設社交媒體前各關鍵要素的制度化、規范化水平。

檔案社交媒體是典型的流程化作業平臺，能力和意愿維度的各項準備條件深入體現在其工作全流程中。詳見表1。

（1）基礎保障。其指檔案社交媒體平臺開設前的整體規劃、可開發利用資源存量和開發利用實踐基礎、民意基礎。整體規劃是對檔案社交媒體平臺的總體謀劃，是檔案社交媒體準備度的戰略基礎。例如早在設立社交媒體平臺前，NARA就明確提出社交媒體將作為十大旗艦項目之一助力其成為美聯邦機構開放政府的領導者。[5]可開發利用資源存量主要指檔案機構現有特色或重點館藏資源數量及所屬年代、載體類型等結構特征，對該項指標的評估可以有效評定機構開設社交媒體后所發布內容長效引流關注的可能性。國內外成功的檔案社交媒體都極為重視在前期挖掘特色檔案資源，打造獨特IP。開發利用實踐基礎則是對檔案機構已有的如編研成果、專題展覽、開放日、傳統媒體平臺宣傳報道等各類開發利用實踐所積累的檔案信息資源對外傳播經驗和能力的大致判定，民意基礎則指社會公眾通過此類實踐積累的對機構的了解和認知程度。通過對本機構開發利用基礎的有效把握，有利于機構正確判定其相應準備程度的高低以及是否開設相關賬號。以NARA為例，其通過長期實施的公民檔案員項目與普通社會公眾建立了良好的互動關系，為其社交媒體的成功積累了豐富實踐經驗和堅實民意基礎。

（2）內容創建。該要素主要涉及對“人”（運營人員）和“對象”（制發流程相關指標制度規范充分程度）的評估。對運營人員層面準備程度的評估將側重考量運營人員數量、專職或兼職性質、職責分工和運營權限劃分等顯性內容以及內容整合編輯等隱性能力是否通過內容制度加以明確。同時也會考察相關培訓和配發工作指南等對工作人員運營能力的影響。NARA內部即通過設立數據實驗室、創意實驗室等措施提升員工社交媒體技巧，顯著增強了運營能力。[6]制發流程是社交媒體內容創建的核心，制發流程準備水平的評估將主要涉及流程的規范性和制度化水平：發布內容選題范圍、以何種方式征集選題創意以及如何選取選題；編輯風格的確定，其是否與機構定位和組織文化相一致；內容審校時間長短和所需層級多少等。

（3）內容發布。內容發布要素主要涉及內容發布時效和互動兩項指標。社交媒體極為強調信息傳播的及時響應，因此檔案機構在開設社交媒體前就應認真思考如何確保其信息發布的時效性，其關鍵在于對內容發布所處重大時機、發布時間段和日常更新頻率的先期確認。國內檔案社交媒體翹楚“吳江通”在時令節氣、重大事件時間點都會適時推出應景文章，反響熱烈。交互性是社交媒體的重要特性，互動有無和水平高低是社交媒體能否長效運營的關鍵影響因素。本文將主要涉及對平臺轉發和@其他賬號兩項社交媒體最常用平臺間互動方式規范程度的評估。[7]

（4）內容管理。內容管理是檔案社交媒體運營維護工作的主要環節，由用戶互動、應急管理和歸檔管理等指標構成。用戶互動主要指檔案機構通過社交媒體與用戶的互動交流，檔案機構在前期應通過評論留言回應管理機制、評論留言選取標準等的確定為后期正常運營且保持良性用戶互動打好基礎。不少微信公眾號得以在同類賬號中脫穎而出的關鍵就在于其內容豐富有料、亮點突出的評論區。網絡社群的興起是檔案社交媒體在發展過程中的突出特點，檔案機構也應評估其線上社群建立和維護能力，如積極思考是否建立用戶群組，群組如何運營等。國外優秀檔案社交媒體提供了有益借鑒，用戶在澳大利亞國家檔案館（NAA）開設的Historypin上可自主編輯上傳圖片，生成基于地址創建的個性檔案，搭建了良性的社群空間。[8]“吳江通”也長期面向社會發布征稿啟事，很大部分微信推文都由社會人士提供。社交媒體建構在互聯網空間中，既面臨網絡空間安全問題的挑戰，又極易因相對個性、自由的網絡表達而遭遇公共關系問題。檔案機構在開設社交媒體平臺前就應做好網絡安全、公共關系事件等應急預案準備。檔案社交媒體建立在網絡服務運營商提供的第三方平臺之上，對在平臺上所發布信息進行檔案化管理也是在前期機構所必須探索的。一方面，檔案機構要與第三方平臺通過完善使用條款，簽訂補充協議等形式明確平臺所發布信息的歸屬和歸檔管理的必要，另一方面其在前期需明確歸檔的主要方式，如截圖保存、網頁歸檔等。例如NARA先期制定了《社交媒體文件管理指南》，對其捕獲、保管期限等做出明確規定，為之后各聯邦機構在Twitter、Facebook等社交媒體平臺上的信息歸檔提供了體制性指導。[9]

3檔案社交媒體準備度評估的應用

3.1評估主體

本文建議檔案機構委托第三方機構對其自身社交媒體準備度開展評估。委托第三方機構開展此項評估的主要原因：一是可避免機構自身主觀評價的失真，二是依托專業評估，可最大限度地科學評定機構準備度情況。

3.2評估過程

第三方機構主要通過摸底、對照和評定三大步驟開展檔案機構社交媒體準備度評估。（1）摸底。檔案機構協助第三方評估機構通過專題座談會、訪談、問卷、資料梳理等方式全面了解自身相關要素及指標的準備情況。（2）對照。結合機構實際，第三方機構將摸底情況與社交媒體運營成效較好的其他“相近”機構的前期準備情況進行對照，在比對中大致劃定機構準備度所處水平?！跋嘟睓C構的含義是檔案機構的性質、規模等處于類似水平，如同為省級綜合檔案館。（3）評定。第三方機構根據摸底和對照情況，定性評定機構準備度水平等級。

3.3評估結果

定性評定難以做到量化測度，檔案機構在開設社交媒體前部分準備工作因其制度化色彩也不易量化考核，只能通過數量多少、水平高低等大致判別準備程度充分等級（不充分、較充分、充分）。如通過比對，某檔案機構存在未出臺社交媒體規劃框架、特色館藏檔案資源數量相對較少、前期與社會互動合作水平較低等問題，則可大致認定該機構在基礎保障要素上準備不充分，該要素準備度評估為1級，尚需提升。同時，如其制定了一定的社交媒體發布內容制發流程規章，也初步明確了運營人員構成和屬性等，則可認為其在內容創建要素層面準備較充分，評估為2級。某機構若建立了完善的用戶互動機制，制定了完備的應急管理方案，明確了社交媒體發布信息權屬劃分和歸檔方式等，可評定其內容管理要素準備度達到充分水平。

為更清晰地反映機構整體的準備程度和各要素配置情況，建議采用雷達圖，點面結合，以呈現評估結果。評估雷達圖設置四個維度，分別是評估的基礎保障、內容創建、內容發布和內容管理要素，從里到外表示各要素從不充分、較充分到充分的準備度變化。各要素準備度水平綜合而成的整體形態則是機構檔案社交媒體準備度的總體情況，如圖1所示。

4結語

通過構建以基礎保障、內容創建、內容發布、內容管理等覆蓋社交媒體信息傳播全流程的關鍵要素支撐的檔案社交媒體準備度評估指標框架，將有力支持各級各類檔案機構開展評估，準確把握自身開設社交媒體的前期整體準備情況，科學分析、合理研判社交媒體的開設、運營等相關問題，為搭建長效的公眾互動溝通渠道提供決策支撐。本文初設的評估指標框架尚存諸多待完善之處，未能為每一關鍵要素賦以量化權重，也未能將具體指標的評估置于定量測度之下，因此最終呈現的對檔案機構社交媒體準備度的評估判定只是相對模糊化的定性判定，而非更為客觀的定量測度。未來的研究宜定量測度檔案機構社交媒體準備度，以更好地呈現和應用評估結果。

參考文獻

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